第二节 材料摄取
一、材料的含义与作用
清代学者章学诚在《文史通义》里说：“夫立言之要，在于有物。”这里的“物”，指的是思想内容，包括主旨和材料，更偏重于指材料。所谓材料，就是写作者为着某一写作目的，从生活中搜集而来的以及为表现主旨而写入文章的一系列事实现象或理论根据。它包括两方面的含义：一是指写入文章中的事实或理论根据；二是指那些没有被写入文章中而事前搜集的事实或理论依据。
应用文的材料主要来自上层、自我、外层三个不同层级的社会空间。上层空间信息包括党和国家的路线、方针、政策、法律、法规以及上级机关、领导的决策意见；自我空间信息包括机关内部制订的各种规范性文件和各种意见看法；外层空间信息包括相同、相关行业经验教训以及舆论媒体播发的相关信息等。这些信息材料均不以作者自我情感为核心内容，具有明确的指向性和广泛性特征。要做好应用文材料积累，要对社会信息具备职业的眼光和理性思考力。
材料在应用文的写作中具有十分重要的意义，其作用具体表现在以下两个方面。
首先，材料是形成和提炼主旨的基础。主旨是应用文中最重要的东西，但没有材料，主旨就成了无源之水，无本之木，就失去了依据。任何文章的主旨都不是苦思冥想出来的，而是写作者对已经占有的丰富材料进行分析、提炼、概括而产生或逐步形成的。没有事实材料，就不能产生思想。所以说材料是第一性的，是形成观念形态的思想、主旨的基础。
其次，材料是表现和深化主旨的支柱。构思酝酿阶段，文章的主旨靠材料形成；在写作过程中，文章的主旨又靠材料来表现和深化。材料是“情之所寄，理之所寓”，是表现和深化主旨的手段、载体，缺乏必要、充分的材料做支柱，主旨就会成为“空中楼阁”，失去牢固基础，从而削弱主旨的说服力，影响文章的表达效果。
二、文秘写作的材料种类
文秘写作的材料十分广泛，根据不同的划分标准，可划分为不同的种类。在写作过程中，全面周到地搜集材料，将不同种类的材料适当地配合使用，对于主旨的表现和深化有重要作用。
（一）事实材料和观念材料
事实材料是指客观存在或现存的事和物，观念材料主要指各种事理、对事物内在联系和发展规律的认识等。对通报、调查报告、总结等一类应用文来说，事实材料的重要性极为突出，事实占据了主要篇幅。而司法文书之类除了准确恰当地陈述真实案情外，还要援引适用的法律条文即事理来支持诉讼理由或刑事、民事判决。
（二）直接材料和间接材料
直接材料又称第一手材料，为写作者亲自观察、调查和亲身体验获取。文秘写作非常重视直接材料，如问题调查报告，若作者不在现场仔细勘察，反映情况的真实度便大打折扣。间接材料指的是阅读书报、检索资料，或由他人提供的第二手材料，可作为直接材料的补充。间接材料在写作中不可或缺，使用时要认真查对，辨别真伪。
（三）具体材料和概括材料
具体材料就是“点”上材料，概括材料就是“面”上材料。两者的有机结合，对于加强文秘写作的针对性和指导性具有重要意义。点面结合在汇报性、论说性文件中尤为重要。没有“点”上的材料，就往往导致文件的一般化，缺乏足够的说服力；没有“面”上的材料，就往往说不清问题，不能给人以宏观、全局的概念，同样会影响文件的社会效果。
（四）现实材料和历史材料
文秘写作的任务在于解决现实生活中的各种问题，因此，搜集和掌握现实生活实际情况的材料非常重要。但对于任何一个事物，仅看到其现在还不够，还要看到它的发生、发展以及过去、将来，即不能忽略其历史材料。历史材料和现实材料的比照使用，才能使人们对事物的性质特点、差异优劣有更深入的认识。
（五）正面材料和反面材料
正面材料就是指应当肯定和褒扬的材料，反面材料就是指应当否定和贬斥的材料。有比较才能鉴别，有鉴别才能决定取舍。掌握这两方面的材料，便于进行比较研究，揭示事物本质，有力表现主旨。有的应用文体主要以正面材料作为事实根据，有的则主要以反面材料作为依据。特别是在规范人们行为而提出限定要求时，往往要借助反面材料。
三、文秘写作的材料选择
在广泛搜集材料的基础上，还要根据主旨表达的需要进行比较、筛选，决定材料的取舍。鲁迅说：“选材要严，开掘要深。”选择材料一般要遵循下列原则：
（一）聚焦主旨
这是选择材料的首要一条，是决定材料取舍的主要标准。选择材料要围绕主旨的需要，去选用那些和主旨有关的，最能说明、表现和突出主旨的材料。就整篇文章来说，选用的材料必须从不同侧面紧扣主旨，针对性极强地说明主旨。就一个观点来说，选用的材料必须针对观点加以准确说明，决不能材料和观点相互脱节而成为“两张皮”。
（二）强调真实
应用文的生命在于真实。所谓真实，就是说材料要符合客观实际的情况，也就是指材料不能虚假，必须是实有的事物。材料准确无误，确凿可靠，文章才有说服力。为确保材料的真实，必须坚持科学的态度，切忌凭空编造，移花接木，以偏概全，引证失实，数据失真。能否使用真实的材料，是衡量应用文写作者有无基本知识和素养的表现。
（三）捕捉典型
文章中的材料不是以量来表现，而是以质取胜的。前述选材要聚焦主旨，主要是要求材料和主旨应有有机联系，捕捉典型则更进一层，它要求作者以百里挑一的严格态度去搞优化组合，选取最能表现主旨的材料。典型材料有两大突出特点：一是代表性，能以一当十，以少总多；二是深刻性，可以充分揭示事物的本质。因此，典型材料有很强的说服力。
（四）凸显新颖
应用文时效性强，要及时反映现实生活的新情况、新信息。新颖就是指材料能反映客观事物的发展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，回答现实生活中人们最关心的、最迫切需要了解的新问题、新动态、新成果、新数据、新经验、新思想等。要善于选择新颖的材料，作者就要有敏锐的观察力和较强的采集力，见微知著地发现新事物、新苗头。