第二节　会议的功能

会议作为一种复杂的人类活动，它实际发挥的作用远远超出了召集会议者对它的预设，超越了实现会议目标的框架。因此，在探讨会议的功能时，我们也要跳出组织方的局限，对会议的功能进行全方位的把握。

1. 信息交流

无论是成功或者失败的会议都能完成的一个功能就是信息交流。当然，在现代这样一个信息化的时代，人们获取信息的渠道非常多。可以通过传统的媒介，比如报纸、电视、广播等；也可以通过更先进、更及时的互联网。但相比之下，会议对于信息的收集显得更集中、迅速而且针对性更强。因此，它的实际意义也就更大。每个与会者在会前都需要对会议议题进行充分准备，包括提出自己的观点以及搜集整理支撑自己观点的材料信息，在开会时，与会者把自己的观点和信息与其他与会者交流和分享。这些信息从不同的领域和角度指向同一个目标，针对性尤其突出。而且这种信息共享必须在规定的时间内完成，因此每个与会者掌握关于一个议题的信息的效率也更高。另外，由于会议这种形式的严肃性，也有效地消除了出现虚假信息共享的可能性。所以，相比通过电话或者电子邮件的方式得到的信息，人们通常更重视在会议上接收的信息。

从会议本身的目的来看，很多会议原本的目标就是传达信息。尤其是中型和大型会议。因为参会人员数量庞大，难以做到充分讨论，因此会议的初衷就是发布信息、强化对组织目标的认同。新闻发布会就更是一种典型的发布、传播观点和信息的会议类型。

需要强调的是，为了保证会议上的信息发布与交流确实有效，通常是以书面资料的形式表现出来的，重要的资料往往制成表格并打印出来。

2. 解决问题、科学决策

会议通常是需要最后决议的，即要达成共识、完成决策。而现代决策越来越依赖于集体的智慧，这里所指的集体的智慧，不仅仅是管理者集体的智慧，更重要的是群众和专家的智慧。现代决策活动的形式很多，但其中最重要的便是会议活动的形式。当问题较为重大、复杂，甚至问题的牵扯面较大，涉及广大群体利益，难以决定做不做或者怎么做的时候，就需要开会。召集有关人员研究讨论，充分就议题发表意见，分析得失，权衡利弊，集思广益寻找更为合理、更为合适的最佳解决方案。经过大家讨论所形成的最后决策通常能满足更多的需求，也因此能说服更多的反对者，使决策的执行变得更加顺畅。

3. 发扬民主

会议是民主得以实现的非常重要的形式和载体，会议和民主密不可分。

（1）会议是上下交流、沟通的有效渠道

在会场上，管理者和下属都要对议题发表自己的看法和见解。管理者可以宣布自己或者管理者团队对于议题的立场和态度，下属也可以就此提出疑问和意见。这样的交流、沟通便于决策者直接了解民意，使其最终做出的决策更加符合实际和群体利益。

（2）会议制度保证民主的和谐气氛

现代会议为了保证最终决策的科学性，都会从制度上对会议讨论议程的民主进行规定。会议是体现群策群力的地方，但是会议上经常会出现少数人垄断会议的情况，满场只能听到他们的声音，其他人或是被迫或是自愿保持沉默。对于这种严重影响会议效果的局面，会议制度必须提前做出预防。首先，开会之前主持人可以重申会议制度，鼓励所有人，尤其是性格内向、经常沉默的人积极发言。其次，对垄断会议的少数人，分析情况，事先与其沟通并限定个人的发言时间。最后，可以规定采用轮流发言的形式，保证每个人充分行使自己的权利。

让会议在民主的轨道中进行，是对会议的召集者、组织方利益最大的保障。它使每个与会者去理解自己所在群体的集体目标，帮助群体找到实现目标的最佳途径，使群体或组织从集体智慧中获益。

4. 检查和监督

检查和监督具有监督行政决策、行政执行和效益的功能。召开会议，可以让有关部门向上级汇报工作任务的贯彻执行情况，总结决策和执行过程中的成功经验和失败教训。

开会是每个组织或企业的常态，但是会议并不是各自独立的；相反，它们是彼此紧密联系的一个体系，让它们紧密相连的就是决策的制定与执行。每个会议都是紧承前一个相关会议而来的。在新的议题开始前，最重要的一件事情就是检查上一个决策的实施情况。相关的执行负责人要向会议报告决策的实施进展和存在的问题。通过会议的检查比较，对积极贯彻会议决议的，给予表彰奖励；对工作马虎、消极怠工，甚至失职渎职的要进行相应处罚，从而推动工作健康有序地向前发展。

5. 协调和沟通

会议的协调和沟通功能主要体现在加强横向联系方面。会议研讨的主题常常关乎组织或企业全局，需要下属所有部门的通力配合。一般来说，由于各部门的业务不同，主管性格、个人观念等方面均有不同，致使部门之间产生很大差异。因此，对于同一问题，不同部门往往都有自己的考虑角度，彼此不自觉地倾向于维护自己部门的利益，意见难以统一，从而影响问题的妥善解决和工作的顺利进行。这时，就要发挥会议的协调功能，部门之间互相磋商，保持行动一致。

要实现会议的协调功能，进行良好的沟通是唯一的渠道。而要达到有效沟通，必须把握一定的技巧。首先，要学会“听”，积极地倾听，要尽量听懂对方话语中的信息。其次，要学会换位思考，从对方的角度来理解他释放的信息，并且把这种理解表现出来，以取得对方心理上的认同。最后，放下自己的既定思维框架的限制，是达到有效沟通的关键。

成功的协调都是以有效沟通为前提的。认真听取彼此的观点和解释，了解彼此关心的问题，对目标达成过程中预期困难达成谅解和共识，这才是充分的交流和信息反馈，也才能达到有效沟通。与各种不同类型的人共同工作并非易事，彼此之间必须取得共识，才能相互配合、圆满完成工作。

6. 树立权威

从制度上来讲，会议决议是群策群力的结果。因此，它的权威性要远远大于管理者或管理者团队不经过会议决议而发布的任何行政命令。即使有人对会议决议持反对意见，但是因为会议决议是经过众人参与、民主讨论过的，因此将不能继续坚持自己的个人意见，而会选择服从和接受大家的意见。群体力量造就的会议决议的这种权威性，极大地保证了决议在会后顺利地执行。

除了以上六大主要功能之外，会议还具备以下附属功能，这些功能同样也在或强或弱地引导着会议的前进方向。

1. 地位象征

很多人内心都会认为：参会代表着自己在组织中的地位和身份。参会越多，意味着自己的地位越高。因此，常常会出现这样的情况：组织内部有人反对会议决议的方案，其实不是完全因为方案本身有可商榷之处，而是自己被排斥在了会议之外，感到自己的地位和尊严受到了挑战。

2. 形成印象

因为会议可能会有直接上级和更高层的管理者以及各部门的关键人物参加，因此成为与会者展示自我、让他人对自己更加有印象的重要舞台。

3. 激发士气

有些会议并无太多的日常管理实质内容，而纯粹是通过会议来调节与会者的情绪和心态，为某种特定的管理需求服务。

4. 增强凝聚力

会议活动是一种互动性的交往方式，在人们交流思想、互通情况的同时，还有助于他们感情上的沟通。增进感情的结果就是对内增强组织的凝聚力，因此，有时我们可以直接将联络感情、加强团队协作作为会议活动的主要目的。

5. 明确组织目标

人们每天都埋头于具体事务，很容易忘记自己所做的一切都是为了什么。从组织本身的发展来讲，这是很大的损失，而会议却能弥补这个缺憾。会议的议题都是围绕组织目标展开的，对它的讨论以及大家对讨论意见的取舍，最终都是帮助所有人重新认识或者更加明确组织目标，有力地推进今后的工作。

6. 激发灵感

会议上发生争吵是很正常的现象。有趣的是，你会发现争吵常是解决问题、获得想法之道，有人将其称之为“创造性摩擦”。很多激动人心的想法都是在这样的“摩擦”中产生的。