第三节　会议的要素

一、组织方

会议通常是由组织方举行的。这里组织方，是一个对出资举行会议的组织的通称。它的任务主要是根据会议的目标和规则制订具体的会议方案并加以实施，为会议提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。

组织方通常分为以下三种情况。

（1）由负有领导和管理职权的机关主办。这样的组织方同与会者具有上下级关系或者管理上的相对关系。

（2）由协会等类似组织主办。这类与会者通常并不局限于会员，但是会议的核心是会员以及组织的目标和任务。

（3）为公众举办会议的组织方。这类组织方和与会者之间的关系又不同于前两者。这种为公众举办的会议可以分为营利性会议和非营利性会议两种。非营利性的会议多是政府机构和公众团体作为组织方；营利性的会议组织方则有很多种，包括杂志社、公司，以及那些想出售与会议有关产品的个人。

二、会议主持人

会议主持人承担着组织会议和推进会议进程，以及解决会议组织过程中遇到的重大问题的重要责任。具体来说，就是会议主持人要在会议的讨论阶段、解决问题阶段和决策阶段起到引导的作用，有时还要负责会前和会后的一些相关工作。

1. 会议开始

（1）按时开会。这是树立主持人权威的第一步。

（2）清晰地陈述会议的目的。可以使与会者明确会议方向。

（3）简要介绍会议的议题。可以帮助大家再次整理思路。

（4）重申会议制度。可以为大家建立会议上的行为准则。

2. 会议进行中

（1）严格按照议程表推进会议。这是主持会议的最高指导原则。

（2）确保每个人的发言和观点都得到大家的倾听。这是对会议最终结果的保证，也是对与会者个人尊严的理解和保护。

（3）使会议紧紧围绕议题进行。这是保证会议效率的重要一步。

小贴士

3. 会议结束

（1）对会议进行总结。可以帮助与会者理清他们不太清楚的地方。

（2）将会议上所涉及的重点内容记录下来。不是写一份会议纪要，而是提醒记录员记录会上和会后的关键事情。

三、与会者

与会者也就是参加会议的对象，也称为会议成员。他们是会议活动的主体，也是会议活动能否成功的重要因素。与会者的数量直接决定了会议的规模和举行方式，也影响到会议的效率。

与会者一般可以分为以下四种资格，他们在会议中的权利和义务各不相同。

（1）正式成员。即具有正式资格、有表决权、选举权和发言权的会议成员，也是会议活动的主要成员。

（2）列席成员。即不具有正式资格，有一定的发言权但无表决权和选举权的会议成员。列席成员的数量一般不超过正式成员。

（3）特邀成员。即由会议的组织方根据会议的需要而专门邀请的成员。这类成员的地位比较特殊，其在会议中的权利和义务可由会议组织方或者会议的领导机构来确定。

（4）旁听成员。即受邀请参加会议，但不具有正式资格，既无表决权，也无发言权的会议成员。这类成员一般坐在规定的旁听席上。

以上四种与会者并不是在每个会议上都同时存在的。

四、会议议题

会议议题，是会议所要讨论、协商、决定和处理的一个个具体问题。主要议题构成会议的主要内容，议题的总和构成会议全部的内容。议题是会议活动的必备要素，是会议交流的中心。举行会议首先要明确的就是为什么“议”和“议”什么，也就是会议目标和会议议题。会议的议题必须具有必要性和重要性，同时，还必须具有明确性和可行性。这样的议题才有可能在与会者的共同讨论之后达成共识，形成决议，最后通过。

什么样的议题能被列入会议要讨论的范围？原则上，议题是由会议既定目标来决定的，与目标无关的议题不能被列入议程。从具体产生方式来说，议题的产生通常有两种渠道：一种是管理者根据需要指定的；另一种是秘书人员通过调查研究、综合信息后提出，再经管理者审定的。

会议议题的数量是由会议的规模和时间等因素综合决定的。

与会议议题紧密相关的一个概念是会议议程。会议议程，是会议议题在会议上被具体讨论时的次序安排，即会议议事次序。所有的会议都有会议议程，只是在繁简程度上有所差别。为提高会议效率，会议议程应该尽量精简。

五、会议名称

正式的会议必须有一个恰当、确切的名称。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。具体的会议名称应视会议的需要而定，如“××省海外联谊会三届一次理事大会”“××公司新产品销售展示会”等。

会议名称必须要用确切、规范的文字表达，它既用于会前的会议通知，又用于会后的宣传。

六、会议时间

会议的时间，是指会议的起讫时间和时间跨度。对于一个大型会议来说，会议时间包括了全部三种含义：一是会议开始的时间，二是整个会议需要的时间，三是每次会议的时间限度。

（1）会议选择在何时召开，需要考虑多种因素。首先，是会议性质。如果是例会，那么它的召开时间是有惯例的；如果是一次特殊的会议，就要有针对性地寻找合适的时间。其次，要照顾到所有重要的与会者的时间。

（2）整个会议到底需要开多久？大型会议的总体时间跨度需要组织方在做计划时，根据议题做出充分的预计，以便与会者有计划地安排。

（3）每次的独立会议的时间长度则要重点考虑人的生物规律。根据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟。超过45分钟，人们的注意力就容易分散；超过90分钟，人们普遍会感到疲倦。因此，建议独立会议时间不要超过60分钟。如果确实需要长时间开会的话，那么中间一定要安排休息。

七、会议地点

会议地点是指会场所在地。对于传统的独立会议而言，会议地点通常就是单位里的会议室。会议室大小的选择要根据会议的规模和会议的目的来定。如果想进行集体讨论并且在预算允许的情况下，可以考虑外出开会。为了使会议取得预期效果，选择组织外的会议地点时要综合考虑多种因素，比如，会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境等。

传统的大型会议一般有主会场和分会场的区分，但总体上是固定在一个地方。

虚拟会议也会出现主会场和分会场，并且常常是地理跨度很大的几个会场，完全突破了传统会议地点固定的观念。由于虚拟会议与传统会议所采取的会议媒介不同，因此这种会议对于会场的要求重点也和传统会议截然不同。

八、会议结果

会议结果是指会议结束时实现目标的程度。它是会议的目标、议题，会议的组织形态，与会者之间的关系和力量对比等因素综合作用的产物。因为影响会议结果的因素非常多，所以会议结果并不是一定要与会议预期目标完全一致。当会议结束时，可能完全或部分达到预期目标，甚至还会出现与会议预期目标完全背道而驰的结果。

会议结果必须在会议即将结束之前明确地表达出来，并且要由记录员记录下来。这样才能让与会者清楚地了解在刚才的会议上发生了什么，会后还要做哪些工作。

以上的八个构成要素明确地说明了什么样的活动才是会议。在这八个要素中，组织方、与会者、会议议题和会议结果是会议的基本要素。