第一节　会议议题与会议议程

一、会议议题

会议议题是根据会议目标、性质确定并付诸会议讨论、研究或解决的具体问题，是会议的核心。议题是会议目标与性质的具体体现，确定了会议议题就直接引导和制约了与会者之间信息的交流，使会议的进程紧紧围绕会议目标，而不会偏离会议主题。

1. 议题的种类

（1）会议主题。一次会议中贯穿所有议题的主线叫会议主题，会议主题统帅各个具体的议题。

（2）中心议题。一次会议的目标不止一个，目标有主次轻重，议题也就有中心议题与次要议题之分。中心议题是体现会议主要目标和主要性质的议题，是相对于次要议题而言的。

（3）动议。动议，是指在会议期间临时提出的议题，它所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反对性议题。

2. 确定议题的方法

（1）领导根据会议目的与需要制定议题。

（2）秘书人员依据实际工作情况收集、整理汇总后提出议题，再经领导审定。

3. 确定议题的要求

（1）讲究实效。会议议题要符合会议目标的要求，凡是与会议目标和主题无关或偏离的议题都应删掉。

（2）分清主次轻重。分清议题的主次轻重，明确中心议题和次要议题，以保证与会者能够把主要精力集中于最重要的和最需要认真考虑的问题上。

（3）数量适当。一次会议议题的数量要适当，避免因议题过多导致会议时间冗长，会议效率下降；或在一定会议时间内议题过多导致每个议题都没有完全解决等情况发生。如果需要讨论的议题确实较多，可采取分段开会的办法解决。

（4）准备充分。在拟定议题的同时，还要准备与议题相关的背景资料，以便给与会者在讨论和决策时提供较为全面的参考。

二、会议议程

会议议程，是指对会议议题进行先后顺序的安排。具体指的是，对会议要讨论与研究的议题所做的进程安排，即把会议的各项议题按照主次、轻重缓急等原则编排起来并确定下来。会议主持人要根据会议议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书人员拟写议程草稿，交领导批准后，复印、分发给所有与会者。

无论是按计划召开的会议还是临时会议，都应该有精心设计的会议议程。会议议程的作用是帮助与会者明确会议的主题和方向，保证会议一直在正确的轨道上进行。

1. 会议议程的内容

会议的议程就好像考察队的地图一样，所有与会者都应该从中能找到与会议有关的最重要的信息。通常情况下，会议议程主要包括以下内容：

① 会议的目的或者目标。

② 会议的日期、时间和地点。

③ 会议的组织方。

④ 与会者名单。

⑤ 每个与会者在会议中分别承担的任务。

⑥ 会议要讨论的主要议题及时间分配。

会议议程尽可能短小简单，最好能限制在一页纸上。表3-1即为一份规范的会议议程。

2. 会议议程的结构

会议议程的结构有以下几个部分。

（1）标题。标题由两个部分组成，即会议名称加上“议程”字样组成。例如，××公司年度总结大会议程。

（2）题注。题注一般指的是该议程通过的日期，具体到年月日。题注位于标题下方居中，内容放在括号内。

（3）正文。正文不包括前言与结尾，只写主体部分。主体部分用简明扼要的语言概括说明会议每项议题的顺序，并用序号标注，句末一般不用标点。

（4）制定机构和制定日期。在正文右下方写明制定机构的名称和制定日期。

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3. 会议议程中议题的安排

从某种意义上来讲，会议议程就是对准备在会议上讨论的议题进行的安排。关于这方面，有三个细节需要密切关注。

（1）会议议题是完成会议目标的手段。甄选上会讨论的议题的标准就是能否紧扣会议目标，能否准确具体地体现会议目标。对不能准确反映目标或者根本与目标无关的议题进行讨论，会直接降低会议质量。

（2）从表3-1中可以了解到，会议议程中不但要列出会议发言人的姓名、准备讨论的议题名称，还要对每一项议题都给出明确的时间限定，以便与会者遵循。尤其是对重要的、影响深远的议题的开始时间一定要有明确界定，并且开会过程中要坚持按照这个时间计划进行。

（3）会议议程中应该出现的议题数量。

一次会议的议题不宜过多，否则将会降低效率。

需要强调的是，不能完全预料会议的实际进展状况总是。因此，有必要为会议准备备用讨论的议题，以应对讨论非常顺利、会议时间明显富余的情况。

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4. 安排议程的方法

最后，作为会议文件下发的会议议程中的议题并不是随意被填写进去的，而是精心安排之后的结果。通常，秘书人员可以从以下四个角度对议题进行排序。

（1）按照议题之间发生的逻辑关联来进行安排，使前面进行的议题成为后面议题的一个逻辑铺垫，逐步推动决策进行。例如，报告会一般顺序为：开幕式、领导致辞、领导报告、分组讨论、大会总结、闭幕。再如，总结表彰交流会，一般采取的顺序是：首先，对某项工作或某项活动做总结性报告；其次，宣布表彰决定和表彰名单并颁奖；最后，进行交流发言并安排领导讲话。

（2）按照议题的具体内容来安排次序。把议题按照重要程度进行排序，较先讨论最重要且花费时间较长的议题。这样做的好处是，即使在预定时间内不能处理完所有的议题，但是保证了最关键的议题已经得到了解决。

需要注意的是，“先讨论”并非第一个讨论。因为最重要的议题往往也是最复杂的议题。在会议刚开始的时候，与会者的注意力还不是很集中，还不能充分参与到会议主题中来。这个时候将最困难的问题抛给他们，显然无法得到令人满意的结果。因此，“先讨论”就是当与会者头脑最清晰、思维最活跃的时候首先来讨论最麻烦、最艰巨的议题。

（3）对议题进行归类，将相同议题尽量集中安排和解决。例如，首先，将提供信息的议题放在前面；其次，是推动决策的议题；最后，是对问题的解决。

（4）分歧性较大议题或者和与会者有利益关系的议题一般放在最后。这样可以避免因为这种问题的讨论而影响与会者的立场和情绪，进而影响与会者对其他议题进行讨论时的投入与客观性。

在会议议程的工作实践中，一般都是综合考虑了这四种因素后再对议题进行排序，以保证所有被列入的重要议项都能得到充分的讨论，进而会议能完成预定目标，得到正确的决策。