|第三章|　会前文书工作

学习目标

导引案例

文辉公司承办了一个全国性的大型研讨会，会议将在两个星期后举行。会议服务组（以下简称“会务组”）成立以后，会议的筹备工作就紧锣密鼓地开始了。

根据会务组的分工，李秘书负责起草和发送这次会议的会议通知。李秘书是第一次做这种工作，他很认真地按照会议通知的格式和要求去写。在通知里他详细地写清楚会议的名称、主办单位、会议的起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息以及报到事宜和有关要求。写完后，李秘书自己检查了一下，觉得写得不错，要通知的事项都已经写得很清楚，而且层次清晰，语言简洁流畅。

会议通知写完后，李秘书为了抓紧时间，就根据组织方提供的与会名单、邮编和地址，把会议通知装进专用信封发走了。李秘书高兴地认为他的工作顺利完成了。

可是几天过后，会务组突然热闹起来了，电话一个接一个地打来，都是找李秘书的。电话的内容大致相同，说是接到会议通知后，有些事情不是很清楚，主要想询问一下会议地点具体在什么地方，如果自己去会场的话，从火车站怎么坐车，有哪些公交汽车能直接到，打车到会场大概有多远等问题。李秘书发现他的麻烦来了，因为从此以后他每天都在忙着回答这些问题，一直持续到报到那天，还有人从飞机场打电话向他询问怎么去报到地点。

李秘书很郁闷，心想我的通知写得非常规范和详细了，怎么还会出现这种情况呢？

讨论

1. 李秘书的会议通知发出后为何电话一个接一个地打来？

2. 如何准确拟写会议通知。

会议文书在会议的组织、管理中占据非常重要的地位，它是贯穿会议始终、体现会议预想及进展状况的文字材料。准备会议文件是会务工作中非常重要的一环，可以说，会议文件准备的充分程度，直接影响着会议的质量和效果。

大中型会议的会议文件包括的种类繁多，一般有会议通知、会议方案、会务工作方案、会议须知、会议主持词、会议主题报告、领导讲话材料、需提交会议审议或讨论的材料、会议发言材料、会议日程、会议参阅材料、会议新闻稿、会议决议、会议编组名单、会议证件、会议食宿安排表等，几乎所有与会议相关的安排都会形诸文字，分发到与会者及会务人员手中，以备查阅及指导、监督会务工作。而对于常见的高层管理人员参加的小型工作会议而言，会议时间短、参与人员少、强调快节奏、注重效率，因此会议文件的准备范围也只是保留了最核心的部分。

本章主要阐述会议正式开始之前所需要的各类文书的写作，包括会议议题、议程、日程、会议通知等的拟定和会议所需的各类证件的制作。