第二节　无效会议的危害

召开一次会议，只可能产生两种结果：或者完成目标，或者没有完成目标。事实上，不存在模棱两可的评价。所以，一次会议要么是成功的会议，要么就是无效的、失败的会议。无效会议比比皆是，因此很多人对它见怪不怪，认为开一次无效会议不是什么严重的事情。但事实并非如此。无效会议可能带来的是对本次会议目标以及后续工作的连锁伤害。

一、会议目标不能实现

对无效会议的表现最常见的总结是“会而不议、议而不决、决而不行、行而无果”。鉴于会议召开的初衷，无效会议最严重的后果就是会议目标没有实现。

首先，会议目标没有实现意味着为此次会议投入的人力、物力、时间和金钱等都完全浪费。这是最直接的后果。

其次，开会意味着提出问题，确认指导原则，制订出新的方案，直至最后做出决策。它是实施管理的一个手段。与此同时，为了解决某个问题，需要制定决策，实施、彻底完成等多个环节的紧密配合。会议只是这些众多环节中的一个，但是它是起决定性作用的一环。会议目标不能实现，会议不能制定出决策，也就无从谈起后续的所有其他程序，亟待解决的问题也只能作为一个问题和困扰而存在。

最后，如果会议目标未能实现，则会带来顺延的恶性循环。虽然会议失败，但是问题仍然存在。因此，需要后续做工作来对它补救。补救的方式当然多种多样，但一般都会不约而同地选择用会议来补救会议。为同一目标再次召开的会议和已经失败的会议性质完全不同。后者是计划中的事项，而前者则是计划外的，需要各方面再次调整工作日程重新准备会议。这对于时间本来就紧张的与会者而言，无疑增加了额外的压力。再次召开的会议极有可能导致再次补救，形成恶性循环，占用与会者更多的时间，在事实上又延误了其他工作的开展和进行。

小贴士

二、会议成本的巨大浪费

开一次会究竟要花多少钱？其实很多人对这个问题并不清楚，尤其不知道该从哪些方面去衡量会议花费。会议成本的计算方式有很多种，归纳起来无外乎下面三个部分：直接成本、时间成本、机会成本。

1. 直接成本

直接成本是指组织方和与会者都能清晰感受到的会议花费。比如，场地租用、各种场地装饰、设备租用的费用，各种资料文件的印刷、制作费用，与会者的食宿费用、茶点的费用，必要的娱乐活动费用，可能出现的差旅费用，宣传报道费用，礼物以及各种会议礼仪用品费用等。这些花费最后都会以具体可查的票据形式进入会议费用核算中。

直接成本可触可感，通常人们对它都有明确的认识。

2. 时间成本

“时间就是金钱”，这句话大家都知道，但常常忘记把它用于对会议成本的衡量之中。会议之所以开得随意，是因为很多人根本意识不到与会者的时间究竟有多么宝贵，也不清楚会议组织方的所有会议服务人员（以下简称“会务人员”）的时间价值。

3. 机会成本

机会成本，是指将投入会议的时间、精力以及经费改变使用途径所能产生的效益。相较于直接成本和时间成本，机会成本是一种隐性成本，对它的衡量显得比前两者更加困难。我们可以从另一个相对便利的角度来认识它：假设全体与会者和会务人员将开会的时间用于在各自岗位上满负荷地工作，那么将产生多大的效益、多少直接的创收呢？从这个角度而言，会议一旦失败就必然带来双倍的损失。

以上三个内容中，直接成本和时间成本是每个会议都要产生的，而只有当会议失败时才会产生机会成本。因此，对机会成本的认识让我们更清晰地了解失败会议的成本浪费状况。而仔细计算这三项开支也必然会增强我们对于开会的审慎态度。

三、挫伤员工士气

会议时间浪费、会议效率低下、会议没有效果，都会让认真投入的与会者严重受挫，引发失败感。如果这种失败感重复出现，就将严重影响与会者对于机构（企事业单位）的认识，降低他们继续为其服务的意识，从而引起懈怠。失败的会议必然也会出现这样一种现象，很多与会者其实只是会议的旁观者。这种情况下，即使会议最终产生了决策，与会者也会对这样的决策缺乏认同感，甚至抱怨或者干脆漠不关心，最终影响决策的执行。

会议失败，不能获得应对阻碍机构（企事业单位）发展的问题的决策，从而影响机构继续前进。这也必将会引发普通员工丧失对机构的信心，导致缺勤率和流动率的上升。

会议是机构（企事业单位）实施管理的一种手段，它是众多管理环节中的一个组成部分。会议可能为了进行决策而召开，也可能是为了具体部署实施决策而召开。无论属于在哪一种动机支配下开会，从节约成本、有利于机构发展的角度考虑，都应该尽量避免会议失败，努力使会议朝着成功的方向进展。