第三节　无效会议存在的原因

绝大多数情况下，总结失败的教训要比学习成功的经验更加重要。掌握了前进道路上的陷阱，大概也就知道了如何顺利地到达目的地。本节将按照会议流程的顺序来讨论无效会议产生的主要原因。

一、前期准备不足

一般来讲，如果没有足够的时间准备会议，就不建议开会。如果仓促开会，那么会议的结果通常不能达到预期效果。另外，当整个预计参会的人员面对机构遇到的问题都还处于反应期时，也不要盲目地将希望寄托在会议上。这是会议召开之前需要力避的两种情况。

除此之外，在会议前期准备中如果出现了以下状况，那么会议很可能会失败。

1. 开会理由不充分

开会理由是否充分，是会议能否有效召开的首要保证。每个会议在召集之初都会罗列理由，但是会议组织方必须对其仔细鉴别。并非任何理由在面对“是否必须开会”这个问题上都能够成立，哪怕这个理由是领导提出来的。

通常情况下，下列理由就是不充分的。

（1）为了遵循惯例而开会。“惯例”这个词本身就传达了会议并非必须要开。同时，它说明了这种会议缺乏任何实际的目标，就是为了开会而开会，变相地将开会变成了仅仅是聚会、聊天的一种形式，降低为一种纯粹的交际手段。这种情况在实际工作中比比皆是，造成了与会者时间、精力的极大浪费，并且因为会议内容空虚而挫伤与会者的热情。

（2）为了展示民主而开会。会议的确是民主得以实现的重要形式和载体。但是这一点体现在对会议议题的自然讨论中，而不是为了民主而民主。比如，“真主意、假讨论”的会议，会议组织方不过是想通过会议这种形式让自己的决定更加有说服力而已。这种会议非但浪费大家的时间和热情，而且让与会者有被欺骗的感觉。

如果还没有开会时，大家就已经对某些问题有了普遍了解，而且对于解决方式也取得共识，那么完全没有必要为了走形式而开会和讨论。

另外，也没有必要为了展现决策民主就把很小的议题作为召集大家开会讨论的理由。小题大做，必定会让与会者感觉到时间被浪费。

（3）为了展示权威而开会。会议是和时间管理分不开的，我们一直也在强调会议必须守时。因此，有些领导将开会当成了展示自己管理者权威的一种手段，借此来确定自己在下属心中的形象。

（4）为了表功而开会。在实际工作已经完成的情况下，很多人认为不开会，不请上级领导亲临现场，工作就不算结束。这种做法实际上是错误理解了会议的功能，将会议当成了展示成绩的一种手段。

（5）为了避免尴尬而开会。为了避免尴尬而开会的情况，通常涉及的都是私人问题，比如迟到、怠工等。虽然妨碍了工作，但并非是普遍发生的状况，完全可以采取一对一的方式解决。但是为了避免面对面批评时的难堪，有些领导习惯在会议上将此问题拿出来讨论，认为这样做更安全。而实际上当他这样做了以后，不但没有惩戒犯错误的人，还打击了行为正确的与会者。

（6）为了推卸责任而开会。按照马克斯·韦伯的理论，领导很有可能最终达到一个自己无法胜任的位置。如果出现了这种情况，那么他必将无法担负起自己的职责。为了能够继续留在这个位置上，唯一可行的就是让大家来代替他完成决策的责任。开会当然是最好的选择。会议的决策是所有与会者共同承担责任的选择。这样，领导就成功地推卸掉了自己应该担当的责任。当然，欠缺勇气的领导也会以这样的心态和理由来召集会议。

小贴士

2. 会议文件准备有误

这里所谓的会议文件包括三个部分：会议议程、会议通知、与议题讨论相关的背景材料。

（1）会议议程。会议必须有议程，欠缺议程的会议必将无法取得成功。而议题数量过多，议程安排不当，或者没有明确每项议程的讨论时间，也同样会导致会议失效。

（2）会议通知。会议通知的内容不甚周详，没有将所有需要提前告知的内容都罗列其中；或者没有突出重点；或者通知的发送时间不适当等，都会引发与会者缺席、迟到或者准备不足，从而导致会议失效。

（3）与议题讨论相关的背景材料。会议筹备人员常常会忽视准备与议题讨论相关的背景材料。而实际上，向与会者提供这些背景材料会极大地提高会议效率，使会议在有限的时间内取得真正有价值的成果。尤其当会议仓促召开的时候。

3. 与会者名单不合理

与会者名单的不合理表现在两个方面：邀请的人不合理、邀请的人数不合理。

（1）邀请的人不合理。邀请的人不合理是指，会议通知发给了与议题关系不大或者无关的人，让会场上出现了没必要出现的人。实际上，没有请到合适和应该到会的人，就是给会议增加了干扰因素，为会议成功设置了人为障碍。

（2）邀请的人数不合理。邀请的人数不合理是指，会议预计出席的人数与会议的性质和目标不符。关于究竟要多少人来参与，会议才会达到有效，全世界很多的研究者都在关注，也都得出了自己的结论。共同的趋向是，除非是大型集会，否则与会者最好控制在20人以内。不然会议便会冗长、拖沓，永远没有效率可言。当然，人数太少也常常会出现决策是否合法的顾虑。关于会议究竟该让多少人参加，后面的章节里还将详细讨论。

4. 会议方式选择不适当

会议方式选择不适当主要表现在两方面：会议形式选择不适当、会议地点选择不适当。

（1）会议形式选择不适当。这是从已确定预期完成的会议目标角度而言的。具体内容就是在确定会议的决策方式、会议的规模、会议的性质等方面出现了与会议目标不符的安排。关于决策方式，后面的章节里将详细讨论。

（2）会议地点选择不适当。出现会议地点选择不适当，具体有以下几种情况：首先，会议地点与会议性质不符；其次，会议地点对与会者而言不适当，不方便；最后，会议地点的设备无法满足会议讨论所需。

二、会场控制不力

会议一旦开始，左右会议方向的就不仅仅是组织方了。所有与会者都将参与进来，共同推动会议的进展。但是作为组织方或者组织方确定的主持人，在这其中仍然会拥有比他人更多的权力来控制会场上发生的情况，对失效会议负有更大的责任。

当原定的会议开始时间到来时，从具体的议题讨论到微妙的会议气氛，都应该被主持人所掌握。无论如何，会议能否达到预期目标，都可以视为对主持人会场控制能力的考验。

1. 不能严格控制会议时间

时间观念是会议制度里面首先要确立的重要观念，也是会议主持人确定自己权威的第一步。

会议时间包括三个方面：开始时间、结束时间、议题讨论时间。

（1）开始时间。会议不能按照预定时间开始或者无原则地等待迟到者，不但直接拖延会议整体时间，破坏会议制度，而且破坏准时到达会场的与会者的心情，为会议开始后的气氛留下阴影。

（2）结束时间。会议要开多久主要是被议题讨论时间限定的。通常，一次会议都会有多个议题名列其中，因此，如果要保证整体时间按计划进行，就必须能够控制每个议题的讨论时间，防止会议被讨论牵制。

（3）议题讨论时间。会议不能按时结束就像会议不能按时开始一样，都会给与会者留下会议已经失控的印象。在这种情况下，与会者很难对会议取得的成果抱很大希望。通常，当会议被拖延时，总是会引起与会者的倦怠，虽然花费了时间，但是效率极低。

小贴士

2. 引导会议讨论不力

排除掉各种个人动机，会议上也一定会出现不同点的观点，这是非常正常的现象。因此，所有会议都存在对讨论的引导。引导会议讨论不力就不能有效控制会议的方向，导致会议失效。

对会议讨论引导不力主要表现为以下几种情况：

① 某个人喋喋不休占据整个会场，别人得不到发言机会。

② 意见双方互不相让，最后演变成争吵，互争胜负。

③ 会场一片沉默，大家好像对议题毫无兴趣。

④ 大家激烈讨论的并非会议议题。

⑤ 所有人员都纠缠一个问题，对别的会议议题置若罔闻。

这些是最经常出现的会议景象。与会者表现的没有积极性当然让人担忧，但实际上看上去热火朝天的会议也常常没有取得任何成果。原因就是，会议讨论必须目标明确，而且富有实效。主持人必须随时发现讨论中的问题，时刻保持在既定的轨道中推进讨论，然后及时地总结和归纳，让大家明白讨论已经进行到了何种地步，还需要做什么。

3. 会议内外的干扰多

会议进行过程中，主持人不能有效地维持会场纪律。造成不断有人接打电话，甚至频繁走出会议室去接待客户或下属的来访。不但自己会错过或者中断很多重要的发言和讨论，而且极大地分散了其他与会者的注意力，最终干扰了会议的正常进行。

4. 会议无法得出有效结论

没有决议的会议当然是无效会议。有些会议虽然貌似取得了决议，但也仍然是失败的，原因在于与会者没有充分参与。他们或者是缺少准备、心不在焉，或者是性格内向、不敢随意发言等，因此对高层领导或者较早发表的意见保持沉默，不敢提出自己的真实想法。

三、忽视会后跟进

会议结束并不代表会议已经生效。忽视会后跟进会让之前所有的劳动全部失效。

1. 缺乏对会议的反思

对会议的反思包括了两项内容：整理会议记录形成会议纪要、检讨会议得失。

（1）整理会议记录形成会议纪要。与会者一旦重新投入到自己的工作当中，很容易就会忘记会议上讨论的议题以及具体结果。这是非常正常的现象。会议记录是对会议实况的最忠实的反映，也是形成会议纪要的基础。在会议结束后，如果不能及时整理出会议纪要，并把它下发给相关人员，那么很可能会议上发生的一切会随着会议的结束而结束。

（2）检讨会议得失。几乎每次会议都会出现新的问题和意外，不能很好地检讨这些经验教训，也就不能期待下一次的会议会取得良好的结果。了解与会者对于会议的感受并探究原因，这是会议组织方必须面对的提高会议效率的环节。

2. 不对决议事项进行追踪

如果会议最终对某件议题做出了决定，那么会后就一定要把这个决定更加明确化。例如，要完成的任务名称、谁来负责、具体的行动方案、什么期限内完成等。如果不对这些事项进行确认和追踪监督，则与会者会重新变得茫然，不知道接下来工作的方向和路线，互相推诿，时机错过之后，在会议上的一切讨论内容就完全失去了价值。