第一节　有效会议

一、必须要开会吗

保证会议成功的第一条原则不是如何具体、规范地完成会议操作流程，而是尽量避免会议的召开。如果避免不了，也要尽量对会议进行限制。

如何避免会议的召开？首先，要避免或者减少会议的数量，反复核定举行会议的必要性，只召开务实会议。

其次，在准备开会前充分考虑会议能达到的结果是否可以通过其他形式来实现。当然，这种替代形式要更省钱，甚至更有效。比如，一个会议的预期结果是解决问题或者做出决策，那么这样的会议也许很难找出更有力的替代手段。但是除此之外的大部分常见会议类型都属于说明性会议，而这种会议完全可以用电子邮件的形式来替代。除非确实有必要把团队成员集中在一个房间里，否则就不要为此采用会议的形式。多数情况下，说明性会议都是在浪费时间，完全可以利用通知等形式取得一样的效果。

因此，可以尝试以下几种方法来剔除不必要召开的会议。

1. 会议合并

将有需要讨论的议题集中合并到一起，当累积到相当程度时再开会，借以减少会议的次数。

2. 会议取消

偶尔取消一两次会议，借此判断此类会议被需要的程度。而对于重要而急迫的议题议案，可以随时召开会议讨论。

3. 严格会议审批制度

规定哪些规模的会议必须要经过上级批准才可以开会。这样做可以产生威慑，有效地约束下级提出开会要求的次数。

4. 寻找可替代途径

比如，可以通过电话、邮件，甚至私下谈话等方式来替代会议。

总的来说，如果只召开不可替代的、有具体目标与方针的会议，那么会议的次数是可以大大减少的。

小贴士

二、有效会议的界定

目前，学术界对于什么样的会议才称得上是有效而成功的会议，有较为一致的看法。即从会议能达到的目标、会议能在最短时间内达到的目标、与会者对会议感到满意三方面来进行界定。

1. 会议能达到的目标

哈佛商学院的会议管理专家们对召集会议的组织方有这样一个提醒：“要时刻牢记：会议的目的是会议的驱动器。”也就是说，会议其实是达成既定目标的一种手段。因此，衡量会议效果的时候，首当其冲的就是会议是否达到了预期目标。当然，预先存在的假设是，这个目标有被努力达到的可能性。

2. 会议能在最短时间内达到预定的目标

这是充分考虑到效率原则而提出的要求，但很明显它也是个充满挑战性的要求。因为会议上最不缺的就是讨论或者争论。不是所有讨论都能让会议实现组织方需要的结果，但是要达到预定目标必须通过讨论来实现，即使这个讨论很冗长。因此，必须要求会议在保证沟通与信任的前提下，争取在最短的时间内取得成果，达到目标。

3. 与会者对会议感到满意

这里所谓的“满意”绝对不是指会议的最终成果或决议使每个与会者都从中受益，而是指与会者对会议本身进展及结果的感受。

（1）从实际存在的事实来看，总会有让每个与会者都感到惶恐的事情成为会议的主题，比如裁员、新的薪酬方案、工作纪律等。当遇到类似会议时，无论会议达成什么样的决议，都会使部分与会者的利益受损。但是，即使面对如此尴尬的议题，只要与会者能感到自己充分参与了决议的产生，自己的意见表达出来并得到了倾听和理解，会议就仍然能让他们感到满意。

（2）让与会者感到满意的会议会使与会者增加成功的感受，并对会后决策的实施产生积极的推动力量。

（3）让与会者感到满意的会议会使与会者增加与组织结成一体的感受，也就是增强集体观念，能进一步推动组织事务向前发展。

三、有效会议的要素

如果会议要达到上面所规定的成功标准，那么需要在各个环节中都尽量做到最好。很明显，这是非常难以达到的要求。举行一次成功有效的会议，必须具备以下三个要素：明确而清晰的会议目标、合适的会议的主持人和有充分准备的与会者。

1. 明确而清晰的会议目标

在谈到会前准备环节的时候，首要的一点是先确定会议目标。“火车跑得快，全靠车头带”，会议目标就是起着这样一种引领方向的作用。一次会议的会议目标可能是一个，也可能是多个，这都不是最关键的问题。关键在于，会议的组织方应该非常清楚召开这次会议想要达到什么样的目的。如果目的是多个的话，那么它们之间的重要程度又是怎么样区分的？这些问题如果能够非常明确的话，会议议题和会议议程就不是难事了。

鉴于会议目标的重要性，通常建议以书面形式将它明确下来。看似不起眼，但是将一个想法写下来的确会使它更明确和清晰。如果不便言明，那么这个书面记录可以只作为对会议组织方的提示信息，使他们时刻注意会议的各项筹备与进展是否妥当。如果情况相反，那么甚至可以将它直接列为会议通知的一个项目，明确告知所有与会者，会议主办方对会议的设想。

还需要注意的是，这个明确、清晰的目标还必须是切合实际的。也就是说，这个目标具备挑战性，但是它也完全具备被完成的可能性。不可能完成的目标是完全没有意义的，实际上也预示了会议一定无效。

2. 合适的会议主持人

会议主持人在会议进行中所肩负的责任是非常重大的。从某种意义上来说，主持人是整个会议准备情况的集中体现，也应该成为会议开始后唯一能真正把握会议进程的人。因此，成功的会议必须要有一个合格的主持人来掌控。

这里所谓的“合格”可以从两个方面来理解。一是对于会议本身而言，在职位上是称职的；二是从掌控会场各种情况的经验而言，在能力上是称职的。同其他的聚会主持人不同，会议主持人是有职位方面要求的，也就是说，主持人必须有一定的权威感。此外，无论会前如何精心地准备、预料各种情况，会议开始后仍然会出现突发情况。例如，与会者迟到早退、会议进行中大家窃窃私语或者整个会场一片沉默、有人喋喋不休占据所有的会议讨论时间，甚至有意打断会议进程等。这就要求主持人有足够的经验和技能，擅长营造积极沟通的会议气氛，按照进程进行讨论，积极启发、引导方向、防止离题等。

3. 有充分准备的与会者

成功的会议是组织方和与会者双方努力的结果。因此，组织方应该为会议寻找合适的主持人和确定合适的与会者。成功的会议应该邀请真正能帮助组织方实现会议目标，并且能为会议的议题提供各种观点的人。当这些人被确定下来之后，组织方要尽可能使他们为会议做好充分的准备，以便最大程度地节省会议时间。

所谓的充分准备可以从以下几个方面来理解。第一，与会者充分理解会议目标、会议议题和会议日程，在会前为其做了足够的资料准备和思考。第二，与会者能够按时出席会议，为会议的召开预留了足够时间。第三，与会者有和他人沟通的良好意愿。与会者做好了沟通的准备，愿意和其他所有与会者共同实现会议的既定目标。第四，与会者要注意倾听，主动思考，并能够积极表达自己的看法。

不难看出，成功的会议需要的是有可能对会议做出贡献，并且主观上也愿意将自己的这种潜力变成现实，用积极、合作的实际行动促使会议达成预定目标的与会者。

除了上述三点以外，影响会议效果的重要因素还有很多，比如，会议制度的建立和完善等。但与充分调动并发挥会议各个环节的参与人的能动性相比，它们的重要性显然降低了。