第五节 公文格式

无论是党的机关公文，还是行政机关公文，都十分突出强调它的“规范格式”与“规范体式”。这里所讲的“规范”，是指它的行文格式是十分严格的，而且是党和国家统一制定的标准。就这一点来讲，其他文章是不具备的。关于党的机关公文标印格式，在《中国共产党机关公文处理条例》第三章中作了十分明确具体的规定，这其中包括公文格式要素的名称、标印位置及版头形式等；行政公文的标印格式，国家质量技术监督局于1999年12月27日专门发布了一个国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），从整个公文的部分划分到各要素的标识规则都有十分明确和具体的要求。公文格式体现了公文的庄重性与权威性。同时，也为公文处理提供了科学的条件，是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。因此，在公文写作中强调格式的规范化是十分必要的。

一、公文格式的组成

公文格式专指法定（或称主要）公文文种外形结构的组织与安排。包括由哪些要素组成，以及这些要素在页面上的标识位置。公文格式的组成要素主要包括版头（党的机关公文称“版头”，行政机关公文称“发文机关”，以下用①代表党的机关公文，用②代表行政机关公文）、份号（①称“份号”，②称“公文份数序号”）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（①称“发文机关署名”，②称“落款”，即公文生效标识）、成文日期、印章、印发传达范围（①称“印发传达范围”，②称“附注”）、主题词、抄送单位、印制版记（①称“印制版记”，②称“印发机关和印发时间”）。

公文格式的技术、印刷、用纸要求是：

1．公文的汉字从左至右排列，少数民族文字按其书写习惯排印。

2．公文用纸幅面规格，党的机关公文可采用16开型（长260mm、宽184mm），也可采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）；行政机关公文，按照《国家行政机关公文格式》的要求，应采用A4型纸型。

3．行政机关公文还明确指出，将组成公文的各要素划分为“眉首”“主体”“版记”三部分；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

4．组成项目要齐全清楚、排列科学、眉清目秀、符合标准。

二、版式

版式系指公文的版头形式。版头用套红大字将发文机关名称居中标印于公文首页上端。党的机关公文的版式称为“版头”，行政公文的版式称为“发文机关标识”。国家机关公文的版头一般由发文机关（作者）名称加“文件”二字组成（见例一）；中国共产党各级领导机关的版头主要有四种形式：

一是由制发机关加“文件”二字组成，此种版式主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策和作出重要的工作部署，转发上级机关的文件，批转下属地区或部门的重要报告、请示等（见例二）；

二是由制发机关名称加括弧标注文种组成，如《中国共产党××××委员会（××）》。此种版式主要用于通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级报告、请示工作等（见例三）；

三是《中共××办公厅（室）文件》《中共××办公厅（室）（××）》。此种版式用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

四是《中共××部文件》《中共××部（××）》。此种版式用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。

例一

河北省××县人民政府文件

×政发〔2009〕8号

关于×××××××的通知

各乡、镇政府、县属各委、办、局：

县政府同意××××××××××××××××××××××××××。

（印章）

二〇〇九年二月一日

例二

中共××市委文件

×党发〔2009〕10号

★

关于×××××××的通知

各区、县、局党委，市委各部、委、办：

市委同意××××××××××××××××××××××。

中共××市委员会

2009年1月8日

例三

中共××市委员会（报告）

×党发〔2009〕10号

★

关于×××××××的报告

省委：

现将×××××××××××××××××××××。

中共××市委

2009年1月8日

值得注意的是，例三版头后面的括弧内是用来标示公文文种名称的，而不是用以标注部门（如组织部、宣传部、统战部等）名称的。

三、公文格式的要素

1．发文字号。

发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用表现为：

（1）便于文件的发出。通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

（2）便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门在一定时间内向外发出了多少份文件。

（3）便于查询和引用。

（4）利于保管的系统性。

编制发文字号的原则，《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中明确规定：“发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关的发文字号”。其具体要求是：（1）发文字号三个构成要素的排列，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字）；（2）党政机关的发文字号以分开为宜；（3）机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“国发”“中办发”“津党发”“津塘党发”等；（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，只标主办机关发文字号；（5）在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免；（6）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可考虑这样做，一般中、小单位则不必要；（7）发文字号的标注位置，应以置于版头之下正中位置为宜。上报的公文，应置于版头“发文机关标识”的左下侧。

2．公文标题。

标题是公文的眉目，在公文中起着统揽全篇、一目传神的重要作用。具体而言，公文拟制标题的作用主要有以下4点：

（1）传神。向阅者传递公文的基本精神和中心思想。作者撰写一份公文都具有其一定的主旨，即写作主体通过公文的全部内容所表现出来的一种贯穿全文的基本精神与中心思想，如制文的原委、目的及其主张等。假若一份公文没有标题，阅者只能通读全篇密密麻麻的文字之后，才知道这份公文的基本精神与中心思想是什么，这就会给阅者准确及时地把握公文的内容带来很大困难。公文有了标题，标题中的“事由”主要用以揭示公文的主旨，人们一看“事由”，就知道公文的基本精神和中心思想，可以提高阅读公文的效率。

（2）显性。即显露公文的性质、特点。公文标题中都标注有文种名称，公文的阅者通过看标题中的文种，就可以准确地把握这份公文的性质和特点。

（3）好记。标题是一份公文的名字，有了这个名字，收发机关才便于登记管理。

（4）便用。正因为标题是公文的名字，因而在日常查询、起草公文和讲话时引用起来就非常方便，一提标题人们就会自然想到是哪份公文，而且也便于事后对其进行立卷、归档。

拟制公文标题，应当遵循如下几点基本要求：

第一，准确。包括“三个准确”：对文件的事由的概括要准确，文种名称的确定要准确，标题中书名号的使用要准确。

第二，简要。即标题不要过长和繁琐，注意概括文件标题的“事由”要简明，文件转发的层次要简明，批转会议文件时要力求标题简化。

第三，清楚。即不能使人模糊或引起歧义。

此外，还要注意讲求生动性、富有气派，发人深思，醒目新颖。

关于公文标题的拟写形式，党和国家的有关公文法规中都有明确的规定。按照规定，公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。例如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，其发文机关是“中共中央”，事由是“完善社会主义市场经济体制若干问题”，文种名称为“决定”。在具体构成上，通常在发文机关与事由之间加介词“关于”二字，在事由与文种名称之间加一个助词“的”。从语法角度看，公文标题通常是一个偏正词组形式，以文种名称为中心词，前面加发文机关和事由作限制成分。凡是有红色版头的文件，由于版头部分已经标明发文机关，故在标题中可省略“发文机关名称”。除标准式的公文标题外，按照惯例还有以下四种特殊形式：

（1）由发文机关名称和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题，一般称此种标题为“双项式”标题。例如《中华人民共和国主席令》《向全国进军的命令》。

（2）由发文机关、被批转（或转发）文件的标题、文种名称而组成的公文标题。一般称这种标题为“转文式”的标题，例如《国务院办公厅转发教育部等部门关于“十五”期间进一步推进特殊教育改革和发展意见的通知》。

（3）新闻式的公文标题。主要是简报、调查报告和讲话稿等文种有时使用。这类标题表现得很随意，文字比较活泼，有的只有一个标题，有的由正副两个标题组成，其中正标题一般用来揭示正文的中心内容，副标题用以说明反映的单位、时间、人物和事件。例如《审计“清单”触目惊心——审计署审计长李金华提交了一份2003年度中央预算执行和其他财政收支的审计工作报告》。

（4）附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位置处加一圆括号，括号里面注明某年某月某日、某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于经过会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标识的决定、决议及条例、规定、制度、办法等法规性文件。例如《中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议关于同意江泽民同志辞去中共中央军事委员会主席职务的决定》（2004年9月19日中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议通过）。

3．成文日期。

成文日期即文件生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份文件都必须标有文件制成的具体时间。成文日期确定的原则是：

（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

（2）领导人签发的，以签发日期为准；

（3）联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；

（4）法规性文件以文件批准日期为准；

（5）一般电报、信函等以实际发出日期为准。

成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文；二是安排在文件末尾，落款之下；没有落款的文件，日期直接写在正文右下方。成文日期与落款要上下对称匀称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空4个字格为宜。成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字，“零”写为“〇”，例如“二〇〇九年十月三十日”，不能写成“二00九年十月三十日”，也不能写成“二零零九年十月三十日”，或者诸如“09年10月30日”“09·10·30”之类的简化形式。党的机关公文可使用阿拉伯数码标识。

4．主题词。

主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的《主题词表》。中共中央办公厅秘书局颁发的《主题词表》（修订本）共分19类、5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级；国务院办公厅秘书局颁发的《主题词表》（修订本）共分15类1049个主题词，主题标引分固定码区和自由码区两级；高层次标引与固定码区标引，低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》中的词，后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。《中国共产党机关公文处理条例》第八条与《国家行政机关公文处理办法》第十条，都明确规定，上报的文件，应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一精神，任何一个单位在上报文件时，除了参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词；如是下发文件，就得使用自身的主题词表。

编制主题词的原则与做法是：

（1）由于标引主题词不受主题词类别限制，因此，标引时应当根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过七个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种的。

（2）标引主题词要准确、全面；

（3）标引地名、人名时，尽量使用全称。

（4）标引出的主题词前面要居左顶格冠以“主题词”三个3号黑体字，后加冒号，主题词之间要空一个字格的距离。

（5）注意选词的一致性。

5．用印。

用印就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。签署，是以机关领导人的名义发文，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。国家行政机关公文加盖印章的要求是：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上（因其无发文机关署名）；当印章下弧有文字时，则采用中套方式，即用印章中心线压在成文时间上。

6．正文。

正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。正文一般由三个部分构成：一是开头部分，其内容或是引据，或是讲明背景、原委，或是概述情况，或是篇前撮要，或是明了目的；二是主体部分，内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或是直陈要求、意见；或是提出主张、列摆措施、讲明办法；三是结尾部分，这部分的用语要因不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否、请批示”“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”“特此通知”“此布”“此复”“此令”等；平行文则一般可用“为荷”“为盼”“为要”“特此函复”等。

7．主送、抄送。

主送单位是指负有办文责任的单位，非普发性的下行文及上行文、平行文，在一般情况下只有一个主送单位，即这份文件的接受办理者。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送单位。准确认定文件的主送单位，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。主送单位的书写位置是“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”；抄送单位是指需要了解文件内容的单位。对于抄送机关单位，根据有关规定，不管是上级、平级或下级，均应列为“抄送”。因而过去那种分列“抄报”“抄送”与“抄发”的做法已不复存在。抄送单位的标注位置，在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之中写抄送单位名称。要按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送单位名称后标句号。

8．制文机关。

制文机关亦称落款，指发文使用的名义。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如《中华人民共和国主席令》、机关首长对所属工作人员的《任免令》（或《任免通知》）等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。以单位名义发文要写全称或者规范化简称，以领导人名义发文要注明其职务和姓名，两个以上机关联合行文要联合落款。党的机关公文一般在落款处署上发文机关名称，应用全称或者规范化简称。落款的位置，应在正文的右下方，正文与落款间应有一定距离（一般为2～3行间距）；如有附件，落款则要置于附件标注的右下侧。按照惯例，落款的头一个字要放在公文用纸宽度的1/2处，而最后一个字应靠右空一至二个字格，以求整齐美观。行政机关公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，并加盖印章；当联合行文需要加盖3个以上印章时，方署发文机关名称（可用规范化简称），排在正文与成文时间之间。

9．附件。

附件是附属于正文的文字材料，也是公文格式的一个组成部分。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件，要在正文之后，落款之前注明附件的名称和件数；不能只写“附件如文”、“附件×份”；附件名称之后不加标点符号。常见的附件有两类：一是用于补充说明或证实公文正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件，实质上是主件，而主件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

10．签发人。

签发人即签发文件人的姓名，标注在发文字号右侧适当位置，居右空1字。文件上标注签发人的姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

11．印发传达范围。

印发传达范围（阅读范围）是对公文发送范围和阅读对象的限定。党的机关公文称“印发传达范围”，行政公文则称为“附注”。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。阅读范围的标注位置一般在成文日期的左下方。对上行文不可标注阅读范围。

12．密级。

密级是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。密级一般分做三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受到特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。密级的标注位置，党的机关公文标在文件的左上角，行政公文则标于右上角。

13．紧急程度。

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“急件”（行政公文及人大公文这样划分，党的机关公文则分为“特急”“加急”），标注位置一般在公文首页的右上角处，密级的下方。有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如《关于× ×××的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。

电报的紧急标识分为“特提”“特急”“加急”与“平急”。

14．印制版记。

党的机关公文与人大机关公文称“印制版记”，行政公文则称“印发机关和印发时间”，军用公文称为“印发说明”。印制版记，亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期和印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线，上线与抄送机关相隔离，下线齐着地边。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门，标注承办文件部门的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办文件部门联系，不必凡事都找机关领导，以提高工作效率。印发日期和成文日期不同，印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：“××年×月×日印发”；印刷份数，是文件印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上注明了的，一般写作：“（共印××份）”。