第六节 公文的制发程序

公文的制发程序包括如下几个方面：

一、拟稿

公文的“拟稿”，就是起草文件，也称“撰稿”。这是一项非常细致的文字工作，是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，它在一定程度上反映一个机关的精神面貌、政策水平以及指挥或执行能力，因此，必须切实重视文稿的撰写工作。拟稿又是机关制发文件的首要环节。

拟稿一般应掌握下列基本要求：

一是重要的文件应由领导人亲自撰写，一般日常文件则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是“谁主管，谁拟稿”。

二是拟稿的总要求就是毛泽东同志在《工作方法六十条》中指出的：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性”。

二、核稿

“核稿”即公文起草成形送交领导人审批签发之前，由办公室或业务部门负责人对公文的观点、文字、内容、体式所作的全面审核工作。核稿，主要审核下列七个方面：

（1）是否需要制发文件；

（2）是否符合国家法制要求；

（3）是否体现了党和国家的方针、政策和机关领导的要求，有无矛盾之处；

（4）措施是否妥当，办法是否行之有效；

（5）结论是否正确，论理是否符合逻辑；

（6）结构是否合理，语言是否符合语法和公文的特点；

（7）公文的体式是否合体，特别是行文格式是否符合党和国家的有关规定。

三、把口

“把口”是指对公文文稿进行把关。为什么要对发文文稿进行把口呢？主要是为了节省领导耗费在审阅和修改公文上的时间，有利于贯彻集中统一的办文原则，保证公文有较高的质量，便于下级办理或执行。“把口”是由办公室主任（或秘书人员）对机关各职能部门拟写的以机关名义外发文件的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在商得拟稿单位同意或者请示领导以后可以根据情况采取补、退、改三种办法加以处理。

1．退。对于不需要发布的或者可以由各业务部门自行发布而不需要用本机关名义发布的文稿，退回拟稿单位进行处理；对于内容不成熟或者文字上需要作大量修改的文稿，或者可以合并发布的文稿，提出问题和处理意见后退回拟稿单位修改。

2．补。对于不按照公文处理工作的有关规定办理的文稿，退回原拟稿单位予以补正。

3．改。对于质量上虽然有些问题，但不需要退回拟稿单位修改的，可以根据情况采取以下方式进行修改：

（1）内容比较简单，文字修改不大的，可以由秘书工作部门自行修改，也可以请拟稿单位来人修改。

（2）急件或特急件，可以请拟稿单位来人共同研究修改。

为了保证公文把口的顺利进行，要求一个单位职能部门写的文稿，除指定径直送机关领导同志直接审阅的以外，一般都要归口到办公部门，由办公部门初审后认为合格以后再送机关领导同志签发，以确保文稿质量。

四、签发

“签发”是文件定稿的最后一个关键环节。文件经过领导人签发即成定稿，产生效力。会议讨论通过的文稿，可以由办公部门负责人签注什么时间、什么会议通过的，代为签发；涉及整个单位带有全局性的文件，应由主管负责人或者授权主持日常工作的副职领导人签发；在党委机关，对某些重要的工作，常常由几个负责人共同签署同意，最后，由主要负责人（如“书记”）签发。有的文件要核签和加签，即属于以某一部门（如市科委、市城建工委等）名义制发文件，由于文件涉及的问题比较重要，为慎重起见，部门负责人签批后再经上一级（如市委、市政府）分管负责同志核签和加签后再打印发出。

签发文件人应写上自己的姓名，不能只写姓而不注名，并应注明签发的时间，以示负责，便于查考。被主要负责同志授权代行签发的文件，应在签发人姓名右侧注明“代”字。

五、印制

文件经领导人签发后即送交印制部门印制，进入制发阶段。通过缮印、校对，才能成为正式文件。文稿送印前要注明缓急和密级标记，确定印制份数，编好发文字号，以便一并缮印。缮印和校对工作，是文书处理工作的重要组成部分。这些工作做得好坏，直接关系到文件的处理速度和准确性。在具体印校时要求做到：

1．缮印要按公文格式规范进行，文件的字数多少要和纸幅大小相适应，尽量避免末页无正文现象。

2．字迹务求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。

3．印制时要分清主次缓急，急件先印。密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

4．印制文件需认真校对，校对是保证公文不出差错的重要一环。校对的方法应当是一人念原稿，一人查印件。发现文稿上有疑问，应向承办人员提出核对，不得擅自改动。

文件印制好以后，一般还需盖上机关印章，这是代表机关的标记。加盖印章的文件才能生效，这是我国长期以来的传统习惯。党的机关在颁布一些普发性的文件时，由于是在指定地点印制的，一般都不盖章；而政府机关发出的公文一般都要盖章；按一定规格铅印的文件，在印刷时即加套机关印章；外交文件多数只签字不盖章。

六、封发

1．发文登记。发文主要是向外发出，有些亦要同时发给机关领导同志和各直属部门。一切发出的文件，均需经严格的登记。发文登记的作用跟收文登记一样，主要是为了便于对文件的管理、统计和查找等。登记的形式，主要用簿册式，登记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、签发人、归卷日期、归入卷号、备注等。登记后便可装封发送受文单位。

2．封发时，除“亲启”件以外，一般要写受文的机关或办公室收，以便对方及时处理。受文机关的地点、名称要写准确、清楚；如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳，写明亲启。凡是应当收回的文件，要注明收回日期，按期收回。需要回执的文件，应预先在封套背面贴上回执单，注明发文编号。

七、归卷

公文加盖公章后即为正本。凡本机关主办制发的公文，形成正本之后，都要留出一式二至三份，连同原稿一起归卷（原稿也应加盖公章，公章一般盖在拟稿纸的制发机关名称处）。

从拟稿形成文件之后到归档，是制发全过程，任何一个环节上稍有疏忽都会造成不良后果。为体现负责精神，在文件的末尾最下端还可分别注明撰稿、校对、打字等人员的姓名。

国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第三十八条、第五十二条规定：“个人不得保存应当归档的公文”“工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。因此，无论是来自上级、本级或下级的文件，其所有权属于受文的机关组织本身，这个机关的工作人员对文件有使用权，但不归属个人。工作使用完毕的文件，要及时归还文秘工作人员，不得长期滞留不交，更不准想方设法变为己有。领导干部对外出参加会议或直接与外界商洽工作或下级径直报给自己的文字材料，除极个别的特殊情况外，一般要交公文管理人员进行登记；如确因工作需要放在自己手中保管一段时间的，要办理借用手续，不要私存文件，更不准背着文件管理机构建立私下“小文件柜”。干部调动工作时，要将手中使用的文件全部交给公文管理部门，不得私自带到另一新的单位。《中国共产党机关公文处理条例》第三十二条、第三十三条都十分严格地作出了规定：“工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、使用的公文按照有关规定移交、清退”“个人不得保存应当归档的公文”。