第二节 应用文的要素

应用文与其他文体一样，也是由一定的要素构成的，这就是人们常说的文章四要素：主题、材料、结构、语言。

一、主题

主题是文章的灵魂。应用文的主题是指文书所要阐述的基本观点或中心思想。主题也称为“意”“主旨”“中心论点”“中心观点”。

如果没有主题，作者取舍材料、措置结构、遣词用句，甚至制定标题、运用表达方式等，都会失去依据。

（一）确立主题的依据

确立主题，也被称为“立意”。确立主题的依据有两个：一是以写作目的为依据；二是以事实材料本身的意义为依据。

文章写作必须主题先行，没有确定主旨就写作，难免“手忙脚乱”，甚至无法成篇。

（二）对主题的要求

（1）正确。就是要符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规以及上级领导的意图，符合客观实际情况，符合事物发展规律，符合具体的业务规范，能反映社会、部门的真实面貌，能经得起实践和时间的检验，不违背科学，不与本单位、本部门的既定政策、规定相矛盾。

（2）深刻。就是主题能揭示事物的内在本质，反映事物的内在规律。只有经过总结归纳、概括提炼，主题才能进一步深化，从而将人们的思想统一起来，提升文章的价值，因此要善于抓住事物的主要矛盾，挖掘具有本质性和倾向性的问题。

（3）新颖。就是在说明问题、发表主张或反映生活现实时要及时，要紧跟社会发展的步伐，要有时代感。只有新颖的主题才富有活力，才能与时俱进。

（4）集中。应用文鉴于它的实用性，不可有多个中心，而要求主旨集中单一。主题单一，人们才易于把握中心思想，才能清晰地知道应该贯彻什么、执行什么、提倡什么、制止什么，才能提高办事效率。

二、材料

材料是指表达主题所依据的事实、数据、理论、公认的原则、科学公理、方针、政策等。拥有丰富的材料，对提高应用文的质量有很重要的作用。

对材料的处理工作有四个环节，即材料的占有、鉴别、选择和使用。

（一）材料的占有

占有材料有两种途径，一是亲身经历所获，一是调查阅读所获。

占有材料的要求是，时间不分古今，地域不分中外，性质不分正反，类别不分点面。总之，占有的材料越多越好。

（二）材料的鉴别

鉴别，就是对材料进行分析和比较。没有鉴别，就失去了选择材料的前提。

（三）材料的选择

选择材料有四项原则：

（1）围绕主题选择材料。要选择能够有力说明主题、突出主题的材料，与主题无关的材料一概舍去。

（2）选择典型材料。典型材料是指那些能深刻地揭示事物的本质、具有广泛代表性和较强说服力的材料。选择有典型意义的材料，才能深刻地表现主题。

（3）选择真实准确的材料。真实，首先是指确有其事。其次是指材料能够反映事物的本质。准确，就是可靠无误。不但事件要准确，数据也要准确。

（4）选择生动新颖的材料。生动新颖的材料可以给人留下深刻、强烈的印象，容易吸引人、感染人，也更有说服力。

（四）材料的使用

使用材料要注意两点：

（1）恰当安排材料的先后顺序。对于材料的使用，要根据读者的思维习惯安排其顺序，或依照时间的先后，或根据材料的重要程度，或照顾事件之间内部的逻辑联系，或依从说理的顺序，或考虑作者行文的方便等。

（2）确定材料的详略程度。材料选定后，大多不能按照其原本面貌去表现。每一项材料都有它的前因后果、来龙去脉，以及它与各方面的联系。因此，要注意对材料进行裁剪。对材料详略的处理可采取以下途径：

①根据主题的需要确定材料详略。表现主题的骨干材料宜详，普通材料宜略；中心材料宜详，次要材料宜略；典型材料宜详，一般材料宜略。所有材料都要服从主题的需要。

②根据文体的特点确定材料详略。不同的文章体裁具有不同的特点。公文的特点在于直言“说”明，故说明部分详写，议论、叙述部分略写；论文的特点在于以“理”服人，故说理部分（议论）详写，引述事例部分（叙述）略写；调查报告则以“事”显理，故叙述事实部分详写，议论、说明部分略写。

三、结构

结构是指文章内部的组织和构造，是对观点与材料、内容与形式进行组织安排的具体形式。写文章，就是根据主题需要，将观点与材料、内容与形式进行有机的组合，又称为“谋篇布局”。

文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架。二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

（一）结构的内容

结构包括标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。安排结构，就是合理组织文书结构中的各项内容，使其成为统一的整体。

1.标题

标题是文章的命名。鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。

应用文标题的基本模式有两种：

（1）公文式标题。《条例》规定，公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。如《××市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告》。

（2）一般文章式标题。一般文章式标题常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。它可分为单标题与双标题两种。

①单标题：如《××市城管大队改进检查方法成效显著》。

②双标题：由正标题与副标题组成。如《当代大学生是否应具备自我牺牲精神——对××市大学生的调查》。

2.开头

开头也称为导语或引言，是应用文的起点。应用文的开头提倡开门见山、开宗明义。常见的开头方式有4种：

（1）概述式。概述式是指概括叙述有关情况或背景材料的开头方式。报告、纪要、总结、述职报告、消息、调查报告等文种常常采用概述式开头。

（2）目的式。目的式是指阐述发文的意义、宗旨等的开头方式。这种方式常用“为了”“为”等介词构成的短语表明行文目的，也常用“根据……”等句式表明行文依据。通告、通知、计划等文种常常采用目的式开头。

（3）开门见山式。开门见山式是指开篇直入关键内容或主题的开头方式。决定、意向书等文种常常采用开门见山式开头，有些招标书、投标书也采用开门见山式开头。

（4）引述来文式。引述来文式是指引述对方来文的标题与发文字号的开头方式。这种写法大多用于函、批复等回复性公文。如批答函《××市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函》，开头就是采用引述来文式：“你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×卫函〔20××〕15号）收悉。”

3.层次

层次指的是文章思想、内容的表现次序。安排好文书写作的层次，有助于受文者准确地领受文书的信息，以便更好地贯彻文件精神。常用的层次安排方式有：

（1）总分式。即在文书的开头先做总的概括或提出总的观点，然后分别叙述或具体展开论述。在总分关系中，总述统领分述，分述是对总述的演绎和阐释。总分式的层次安排适用于许多文种。

（2）并列式。并列式指各个层次之间在逻辑关系上互为并列、互不相属，各层次的体例大体一致。合同、意向书、招标书、投标书等文种常用并列式表现内容层次。

（3）递进式。递进式是指各个层次之间由浅入深，层层深入，具有严密的逻辑关系。

（4）因果式。因果式是指各个层次之间按前因后果或前果后因的顺序安排结构。如请示，一般先说明“为什么请示”这个“因”，之后再陈述“请示事项”这个“果”。

（5）时序式。时序式是指以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程安排层次，常用于叙事性较强的文种，如消息、调查报告、总结、纪要、报告等。

（6）三段式。三段式是指公文常常采用的三层次结构形式，即发文缘由（导语）、事项（主体）与结尾。通知、通报、报告、请示、计划、总结、述职报告等，都常采用三段式的层次安排方式表现正文内容。

4.段落

段落即自然段，是构成文章的基本单位，是文章思想内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况所造成的文字停顿。分段的目的在于有步骤地显示、表达主题。段落安排恰当，可使文章更加有条理，帮助受文者更好地理解文章的思想内容。

常用的段落安排方式有：

（1）提行式。提行式是指以另起一行表示内容转换的方式。比如，纪要常以惯用语“会议认为”“会议指出”“会议强调”来区分不同的段落。

（2）条款式。条款式是指以序数为标志，按不同意思分条列项划段的方式，又称条文式。报告、通告、公告、调查报告、总结、合同等多种应用文书常采用条款式。

（3）篇段合一式。篇段合一式是指一篇文章为一段的划段方式。公文中的批复和转发、印发通知等常采用此种方式。

5.过渡

过渡是指上下文之间的衔接、转换。过渡在文章中起承上启下作用，使前后相邻的段落自然衔接。常用的形式有：

（1）过渡词。如：因此、总之、由此可见、综上所述、既然、那么、尽管、但是等。

（2）过渡句。如：现将具体要求通知如下、现就有关问题请示如下等等。

（3）过渡段。以一个独立的自然段来承转过渡。

6.照应

照应是指前后内容的关照、呼应。照应并非简单的文字重复，而是根据事物的内在联系所做的有意识、有计划的强调和反复，它在一定程度上表现了内容的发展变化和思想的逐步深入，增强了文章的整体感。常用的照应方式有：

（1）首尾照应。首尾照应是指文章的开头与结尾照应。总结、述职报告、市场调查等常用首尾照应。

（2）文题照应。文题照应包括多种形式，主要有：文章内容与标题照应，文章主题与标题照应，文章开头与标题照应，文章结尾与标题照应等。

（3）行文前后照应。行文前后照应是指围绕主题在行文过程中多次照应。

7.结尾

应用文结尾的目的是强化主题、明确任务，以达到预期的应用目的。常用的结尾方式有：

（1）强调式。强调式是指对正文的主要问题作强调说明，以强化读者印象的结尾方式。

（2）期求式。期求式是指在正文结束后表达期求愿望的结尾方式。期求式常用于公文的上行文或函，如请示的结尾语通常是“当否，请批示”，商洽函的结尾语通常是“请研究函复”，请示函的结尾通常是“以上请求，请予审批”等。

（3）希望式。希望式是指在正文结束后向读者提出要求、号召或希望的结尾方式。

（4）说明式。说明式是指在文书结尾处补充说明某些内容的结尾方式。如某些公文对文章的生效、时效等作特别说明、解释；经济合同结尾处对合同的保存方式作说明“本合同一式二份，甲乙双方各执一份”。

（5）秃尾。秃尾是指文章没有结尾，正文结束即告全文结束，也称自然结尾。除了公文以外，其他事务文书也常采用此种方式。

（二）对结构的要求

对结构的要求有4点：

（1）严谨。一是指思维缜密、无懈可击；二是指组织严密、没有破绽。

（2）自然。指文章结撰如行云流水，无人工雕琢、斧削的痕迹。

（3）完整。指结构主干饱满，首尾圆合。

（4）统一。指形式和谐，通篇一贯。

四、语言

语言是由语音、词汇和语法构成的一定系统，是人类最重要的交际工具，是一种特殊的社会现象。文章的表现工具就是语言。应用文重在实用，在表述上力求清楚准确。因此，应用文的语言具有直接性、行业性、模式化的语体特征。

（一）应用文的语言要求

（1）准确。指语言含义清楚，词语内涵外延明确。准确是对应用文语言的第一要求，体现在字、词、句的运用要准确，要准确地传递信息，准确地表达作者的观点。

（2）简洁。指语言要简明扼要，能以最少的文字表达最丰富的内容。应用文具有很强的实效性和实用性，为加快阅文办事的效率，应用文用语必须简洁。

（3）平实。指语言平易实在、朴素规范。应用文重在实用，以阐释作者的思想观点为宗旨，要言之有理、言之有物，不追求华丽辞藻，只求语言表达标准规范、通俗易懂。

（二）应用文的专用语言

应用文有独有的专用语言，常见的有以下8类：

（1）开头用语。用于说明发文缘由，包括意义、根据，或介绍背景材料及情况等。如：为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当前；兹、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘等等。

（2）承启用语。用于连接开头与主体部分，起承上启下作用。如：根据……决定；根据……特通告如下；依据……公告如下；为了……现决定；为……通报如下；现将……（情况）报告如下；现就……问题请示如下；经……批准（同意），现将有关事项通知如下；经……研究答复如下。

（3）引述用语。用于批复或复函中引述来文作为回复依据的用语。如：……悉，……收悉，敬悉……，欣悉……。

（4）批转用语。用于批转、转发、印发通知的用语。如：批示，阅批，审批，批转，转发，印发。

（5）称谓用语。用于表示人称或对单位的称呼。如：我（部），本（部门）；你（省），贵（局）；该（处）。

（6）经办用语。表明工作处理过程或情况的用语。如：经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议呼吁。

（7）表态用语。用于表明态度的语言。如：同意，不同意，原则同意；不可，可办，照办；批准，原则上批准。

（8）结尾用语。表示文章结束的词语。有的结尾用语表示结束上文，如：特此报告，特此通知，特此函达，此复等。有的结尾用语再次强调行文目的与要求，如：……为盼，……是荷等。有的结尾用语表示敬意、谢意，如：敬礼，致以谢意，谨致谢忱等。