1.1 表格规范——好习惯事半功倍

很多财务会计人员常常忙于处理不规范的数据和表格，浪费了很多宝贵时间。因为表格设计不规范导致数据处理统计的工作量大大增加。本节主要介绍Excel表格设计的名称规范、结构规范和格式规范，以及要避免的表格制作“陋习”。

1.1.1 名称规范

Excel表格涉及的名称主要分为存放文件夹名称、工作簿名称、工作表名称和区域名称四类，如图1-2所示。

常常看到很多人的计算机桌面上堆放着无序和混乱的文件，极大地影响了计算机性能和办公效率。很多人会认为硬盘空间又不够了，计算机性能又跟不上了，需要再换一台新的计算机了。事实上，真正需要的是坐下来，好好花时间将计算机里的文件真正管理起来，这样会为自己日后省下更多的时间。

建议对文件和文件夹进行分类管理和规范命名。按照工作和生活需要，建立合理的文件保存架构。为方便管理，文件夹层级不要太多，层级数量一般不超过5个。此外，所有的文件和文件夹都要规范化命名。

常用的文件命名方法有编号命名法和日期命名法，如图1-3所示。

编号命名法可以根据文件夹、文件的重要程度或处理流程的顺序进行编号，不至于排序时打乱原有顺序。日期命名法将数据记录日期或文件存储日期放在最前，有助于按照日期进行排序。当然有人也习惯于将日期放在名称后面，只是这样就不能保证按日期排序了。

但对处理大量数据文档的财务会计人员来说，单层级的文件命名已不完全适用，可以采取多层级的命名方法。可以遵照“时间－项目类别－名称关键词－相关人员”四层格式进行命名，比如：201903－应收账款－XX金融控股集团－销售部张三。

工作表名称主要根据表格数据的用途和时间进行命名，比如“2019年3月收入明细表”。工作表名称和内容要一致，“2019年3月收入明细表”中就不能出现成本、费用等数据，如有类似数据，建议单独保存一张工作表，避免数据混淆。

同一类工作簿的名称也应保持一致的格式，以方便表格数据更新时批量修改公式引用，如收费台账名称为“2019年1月收费明细表”，那么其他月份的名称应分别为“2019年2月收费明细表”~“2019年12月收费明细表”，而不应为“2月收费明细表”或“公司2019年1月收费表”等表格名称。

在Excel软件中，名称是一种较为特殊的公式，多数由用户自行定义，也有部分名称随着创建列表或设置打印区域等操作自动产生，常常用于体现某个指定区域，本书称为“区域名称”。每个名称都具有一个唯一的标识，方便在其他名称或公式中调用。

合理使用区域名称，可以方便编写公式，它有以下优点。

• 增强公式的可读性。

• 方便公式的统一修改。

• 代替需重复使用的公式，有利于简化公式。

• 可以快速定位名称包含的区域。

比如图1-4中的区域B2：B5定义成“费用”，单元格B6中的求和公式就可以写成：

＝SUM（费用）

通过名称就能明显看出该区域是对费用进行求和。

名称命名是有一定限制的，比如：

• 不能以纯数字命名或是以数字开头。

• 不能以字母R、C、r、c作为名称命名。

• 不能使用除下划线、点号和反斜杠（＼）以外的其他符号。

• 字符不能超过255个。

• 不区分大小写。

知识拓展

定义名称的方法有三种：

1.使用名称框快速创建名称

选中A2：A9，在名称框中输入名称后，按【Enter】键确认，如图1-5所示。

2.在【新建名称】对话框中定义名称

选择数据区域范围，通过【公式】-【定义名称】打开“新建名称”对话框，如图1-6所示，输入名称即可。

3.根据所选内容批量创建名称

可以根据数据区域的首行或首列内容批量创建名称。选中数据区域，通过【公式】-【根据所选内容创建】，只勾选【首行】复选框，如图1-7和图1-8所示。

创建后，可以通过【公式】-【名称管理器】查看已经定义的区域名称，如图1-9所示，也可以用快捷键【Ctrl+F3】快速调出。

1.1.2 结构规范

在实际工作中，先根据数据量的大小和表格用途来确定选用表格的类型，然后确定各类表格的结构和布局，主要分为清单型表格和报表型表格两类。

1.清单型表格

清单型表格以方便数据分析处理为原则，不同类信息用不同字段来表达和存储，避免同一列信息存储多类信息，如图1-10所示。

用途：主要用于存储基础数据，其数据来源主要是直接录入，也可能是外部数据导入，如收费台账、凭证序时簿、业务明细表都是存储数据型表格。

清单型表格特点：

• 结构布局合理，重要字段排在前面，以方便查找引用数据。

• 要有列标题，字段名不能重复。

• 各条数据记录间不能有空行空列，尤其是行间不能有用合计等公式计算得出的数据。

• 同一列为同一数据类型，且要保证各列数据格式的规范性。

• 不能有合并单元格。

2.报表型表格

报表型表格以用户需求为原则，准确直观地反映信息，如图1-11所示。

用途：当数据量较大时，将信息经过加工处理后提炼而成，比如各种汇总表、财务报表等。

报表型表格特点：

• 要求结构合理清晰、重点突出、排版美观，同时要方便阅读与打印。

• 该类表格的数据最好能用公式从清单型表格中引用或自动取数自动生成。

• 注意保护工作表，防止误操作破坏公式与数据。

• 该类表格要准确表达信息使用者需要的信息，表格排版要考虑使用者的习惯。

1.1.3 格式规范

表格中的各类数据要使用统一和规范的格式，方便表格使用者加工处理，且统一的要求排在规范要求之前，比如日期型数据不能输入20190106、2019.1.6、19.1.6等不规范的格式，即使输入格式不规范，也要保持统一，以方便表格使用者批量修改。

比如把2019年5月8日在Excel中输入为“2019.5.8”。这样，软件只会当文本处理，无法认为是时间，自然也就无法参与计算了。

图1-12列出了Excel中常见的规范和不规范的日期格式，不规范的日期在Excel中不能直接进行日期的查询、统计和计算，需要进行规范化才能实现这三种操作。

分列功能可以很好地解决这几种日期的“疑难杂症”，如图1-13所示。选择不规范数据后，在分列操作向导的第3步设置日期格式，“YMD”表示按“年月日”的顺序显示，目标区域不更改，就可以在原区域快速规范日期格式，而且一次可以操作多种不规范的日期格式，特别方便。

知识拓展

Excel数据汇总为什么差了1分钱？

在数据汇总时，经常会听到有人抱怨，“仅仅是1分钱的差异，却让我检查了好久，怎么看也没看出错误在哪里”。其实，有时候真的不是我们的错误，因为Excel中单元格数据显示值与实际值不一样，是典型的“表里不一”。

以工资计算为例，图1-14所示是某公司一张工资计算表，出勤工资的计算公式如下。

出勤工资＝基本工资×出勤天数/22

你会发现D7单元格中用SUM函数得到的合计是24840.91元，实际报送银行的合计数应该是24840.92元，两者差了1分钱。

其实，通过调整小数位数可以看出原因所在，如图1-15所示。

由于使用除法运算中产生了无限不循环小数，例如王卫平的工资额为：6000/22×20＝5454.54545454545，并非显示的5454.55元，从而造成求和运算的差额。

解决方法是用ROUND四舍五入函数确保计算精度，让每人的出勤工资实现“表里如一”。对每个人的出勤工资按“四舍五入”保留2位小数，则D7单元格SUM函数求和可得到正确结果，如图1-16所示。

1.1.4 表格使用中的那些“坑”

每个人在不同的时期对Excel的理解和熟练程度不同，都会形成一些后来认为是不良的习惯，很可能就会降低Excel的功能，也会给自己挖了好多“坑”。下面说说表格使用中几个常见的陋习。

1.合并单元格

有人会觉得合并单元格很好用或者合并居中很好看，不但标题行使用，甚至在表格中还要不停使用。千万记住，合并单元格是Excel表格中的“毒素”，最好远离。如图1-17所示，很多人习惯做成左图的样子，表格确实好看很多并有层次感，但是在数据统计的时候会非常麻烦。

比如，需要统计北京和山东的销量数据合计，就会使原本很简单的公式变得复杂。而做成右图的效果，用SUMIFS公式或数据透视表都很容易完成。其实这类问题在表格设计阶段完全可以避免，尽量少做或不做单元格合并。即使在表格中做了单元格合并，请保留下最原始的未合并数据，这样最终的数据统计会简单很多。

2.多行表头

人们经常会见到这样的表头，如图1-18所示。

除了有合并单元格，还出现了行1和行2两层表头。这样的表格，很多功能也会无法使用。比如应用数据透视表就会有图1-19所示的错误提示。

3.多空格

中国人的名字有三个字的，也有两个字的。有些人为了所谓的美观，常常在两个字的名字中间输入空格，可是常常输入空格的个数又不一致。Excel可是分得很清楚，稍微有一点不同，就认为是两个不同的人。

如图1-20所示，单元格B2和B4都是业务员“赵军”，但是单元格B2中输入了空格，Excel就会认为是不同的姓名，会直接影响数据统计或透视的结果。

4.同一单元格信息太多

请看图1-21上图的表格，如何计算？这样的表格曾经困扰很多人，只能用手工办法或者计算器计算好，再输入C列单元格中。如果这样做基础表，到月末和年终统计时你绝对会成为大忙人。

因为A2~A5单元格中包含了材料、单价和单位三类信息，通过改进将这三类信息拆分在三列单元格中，如图1-21下图所示。

也有很多人在输入客户地址信息时，会把省份、城市、所在区的信息放在同一列，如图1-22左图。这样的设计在按照省份、城市、区县街道进行分级统计的时候，一般需要用函数提取数据或对数据进行分列。

为了避免这种情况，建议大家把表的单元格信息做到原子化。这样会给数据统计带来很大便利。不必因为数据统计用公式或分列提取信息而浪费大量时间，而且做透视表、分类汇总都会非常方便。

上面介绍了Excel表格数据管理的一些分类和基本原则，有助于读者建立良好的数据管理理念，大家在平时的工作中要注意以下几方面数据管理习惯的培养。

• 当要设计和创建一个Excel表格时，要根据想要实现的目的来选择正确的表格类型（清单型表格或者报表型表格）。

• 数据录入时对于同一类型的数据录入，规则和格式要统一。

• 需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，不直接输入结果。

• 公式中尽量少用常数项，可以引用某单元格的数据，方便统一修改公式。

• 尽量不要使用合并单元格。

• 定期进行数据备份，临时性的操作最好在复制的副本上进行。