1.4 办公室公文的常用表达方式

表达方式是指表述特定内容所使用的特定语言方法和手段，它是文章构成的一种形式要素。常见的表达方式包括记叙、描写、抒情、议论、说明等。而对于办公室公文而言，常用的表达方式有叙述、说明和议论3种。

1.4.1 叙述

叙述就是将事情的前后经过描述出来，这是办公室公文中使用最普遍的一种表达方式，如决定中提供的事实论据、报告中对事件前因后果的汇报、通报中对错误事实的交代、总结中对事情的转达等，都会用到叙述这种方式。按照不同的标准，可以对叙述类型做进一步划分。

1. 叙述视角不同

办公室公文可以采用第一人称、第二人称或第三人称3种不同的视角进行叙述。

◆ 第一人称：即发文单位以自己的视角进行叙述，如“我”“我厂”“我司”等都是第一人称的常用字词。向上级部门的请示等公文常采用第一人称的方式。

◆ 第二人称：即发文单位向主送单位进行叙述，如“你”“你们”“你公司”“贵单位”等都是第二人称的常用字词。向下级部门的批复等公文常采用第二人称的方式。

◆ 第三人称：即发文单位向主送单位和抄送单位以外的对象叙述，如“该职工”“该部”“该厂”等都是第三人称的常用字词。表彰性通报、批评性通报等公文，常用第三人称的方式。

2. 详略程度不同

根据叙述内容的详略程度不同，可将叙述分为概叙和细叙两种类型。

◆ 概叙：概叙就是大略地叙述，对已有信息进行简明归纳，对事件进行概括表达，特点是篇幅较短，语言简明。如以下关于火灾情况的通报就属于概叙方式，从总体上介绍了火灾的发生情况，并根据火灾情况做出了相应的总结。

××××年×月×日至×月×日，全区共接报火警3起，无人员伤亡。主要情况通报如下：

1. ×月×日，×街道××路7号楼4单元101室发生火灾。过火面积3平方米，经济损失100元。起火原因：生活用火不慎。

2. ×月×日，××街道××路301号垃圾废弃站发生火灾。过火面积100平方米，经济损失2000元。起火原因：遗留火种。

3. ×月×日，××街道××村一农田发生火灾。过火面积10平方米，经济损失5000元。起火原因：遗留火种。

从以上情况看，近期我区火灾发生起数较以前有所下降，但住宅房屋类火灾在所有火灾中占较大比重。进入秋季，生产生活用火、用电增加，各类致灾因素增加，各街镇、各单位要综合考虑火灾诱发因素，根据火灾通报情况有针对性地进行研判，积极开展居民防火宣传，切实做好全区火灾防控工作。

◆ 细叙：细叙则是详细地叙述，对事件的描述完整且细致，特点是篇幅较长，详尽具体。如以下同样关于火灾的通报就属于细叙方式，通过详细介绍火灾情况，阅读者可以了解到各处火灾发生的情况和灭火的情况。

××××年×月×日至××年×月×日，我区共发生火灾3起，无人员伤亡，现将3起火灾予以通报：

1. ××××年×月×日×时×分，消防指挥中心接警称位于××街道××路7号楼4单元101室发生火灾，中队立即出动三车18人赶赴现场，到场了解到是因为户主长时间没有看护微波炉所致起火，指挥员立即下达出水命令，中队查无明火和安全隐患后组织返回。

2. ××××年×月×日×时×分，消防指挥中心接警称位于××街道××路301号垃圾废弃站着火，中队立即出动两车16人赶赴现场，到场后发现火势较大，根据垃圾废弃站附近居民所述，起火原因不明，向指挥中心汇报需要增援后中队立即出动，由于该垃圾废弃站周围有许多彩钢板建筑，给队员救火造成了一定的阻碍，增援中队到场后立即供水，扑灭火情后中队组织返回。

3. ××××年×月×日×时×分，消防指挥中心接警称位于××街道××村一农田发生火灾，中队接到命令后立即出动一车8人赶赴现场，经了解可能是电路接触不良发生火情，并已蔓延至庄稼，中队立即出水，检查无明火和安全隐患后中队组织返回。

3. 描述次序不同

按照对事件叙述的次序不同，可将叙述分为顺叙、倒叙、插叙、分叙4种类型。

◆ 顺叙：也称正叙，按照事件发生、发展的时间先后顺序进行叙述，是叙述中常见、基本的叙述方式。顺叙的优点是次序井然、文气自然贯通、内容条理清楚，这与公文要求的事实清楚、完整不谋而合，因此顺叙是办公室公文中使用最多的叙述方式。

◆ 倒叙：根据表达的需要把事件的结果或某个最重要、最突出的情况提到前文描述，然后再从事件的开头按事情先后发展顺序叙述，这种方式在办公室公文中运用相对较少。

◆ 插叙：在叙述中心事件的过程中，为帮助展开情节等，暂时中断叙述的线索，插入一段与主要事件相关的事情的叙述方法。办公室公文一般只交代主要事件的基本情况，线索单纯，因此对插叙的运用也很少。

◆ 分叙：对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，分别先后进行叙述。如表彰性通报在叙述不同单位在事件中的积极作用时，就可以用到分叙这种方式。但总体而言，分叙在办公室公文中用得也较少。

1.4.2 说明

办公室公文可以使用说明这种表达方式对客观事物做出说明或对抽象事理进行阐释。

1. 说明的类型

按照不同的标准分类，说明可以有许多种类型，但对于办公室公文而言，最常见的分类是按照说明对象的不同，将说明分为事物说明和事理说明两类。

◆ 事物说明：以某一个客观存在物来说明该事物的情况，如说明产品、说明企业的历史状况等。

◆ 事理说明：以抽象的概念或科学道理解释事物本身的道理或内部的规律，如解释辩证唯物主义等。事理说明虽不直接指向某一具体事物，但是介绍的知识都是客观事物的基本特征和规律。

2. 说明的要素

使用说明这种表达方式进行办公室公文写作时，应注意态度的客观性、内容的严密性、语言的准确性，这也是说明的3大要素。

◆ 态度的客观性：不能以个人情感和好恶来说明事物或事情，更不能先入为主地错误理解待说明的对象。说明是不以人的意志为转移的，是客观的。

◆ 内容的严密性：如实反映客观事物，把握事物的特征、本质和规律，正确无误地引导公文阅读者对该事物的认识。

◆ 语言的准确性：办公室公文中涉及时间、空间、数量、范围、程度、特征、性质、程序等内容时，都要求准确无误、语言简明，拥有科学性和严谨性。

1.4.3 议论

议论就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。这种表达方式在办公室公文中运用极为广泛。议论有两大论证方法，分别是立论和驳论。

1. 立论的基本方法

立论也就是证明，指正面阐述观点，说明其正确性，从而建立起论点。立论的基本方法有以下几种。

◆ 例证法：用真实事例作为论据进行立论。夹叙夹议中的“叙”，就是用来表述事实材料，提出论据。例证法是最容易被接受和最有说服力的方法，也是议论中采用最多的立论方法。

◆ 分析法：通过分析问题、剖析事理进行论证以建立论点，并揭示论点和论据间的因果关系。分析法往往是由原因推导结果，或者由结果推导原因来进行论证，即因果推论法。

◆ 引证法：引用经典名言或科学公理、常识常理作为论据来证明论点。引证法具有一定的权威性，因此也有很强的说服力。

◆ 对比法：通过举例加以比较并突出事物本质，从而确立论点。一般经常把两个特征相反的事物或一个事物截然不同的两面加以比较，使事物的性质和特点突显得更加清晰。

◆ 类比法：通过打比方来证明论点，是一种形象化的论证方法。如可以将一些规模、条件彼此相似的单位或企业进行比较，以达到准确了解所论证单位或企业真实情况的目的。

2. 驳论的基本方法

驳论就是反证法，即通过议论证明对立论点的错误，从而证明自己论点的正确性。驳论的方法有以下3种。

◆ 反驳论点：直接证明对立论点是错误的。具体写法有：①用事实证明对立论点错误；②剖析论点的错误及危害性；③引申对立论点，以暴露其谬误；④建立对立新论点，以驳倒对立论点。

◆ 反驳论据：不直接反驳对立论点，而是指出对立方产生论点的论据不可靠或论据不成立，因而依据此论据建立的论点是错误的。

◆ 反驳论证：不直接反驳论点，而是寻找对立论点在论证过程中存在的逻辑漏洞，从而指出对立方的推理不能成立。常见的如概念不清、偷换概念、自相矛盾等。对立方如果论证有问题，结论自然不可靠，最终论点也是错误的。