1.5 办公室公文的语言要求

办公室公文不像其他文学作品需要较高的创造力，文学造诣较高、文字功底好的作者也可能写不出符合要求的公文。究其原因，关键在于其是否掌握了公文写作对语言的要求，这是写好办公室公文的前提和基础。总体来看，办公室公文写作的语言要求可以用以下几个词语概括，即“明白”“准确”“直接”“平实”“简练”“规范”。

1.5.1 明白

办公室公文首先得让受文单位看懂，这就要求把事情说清楚，将语言写明白。只有语言表达清楚，受文单位才能明白，否则公文内容就无法得到落实，也就达不到发文目的。而要做到语言明白，最关键的就是要保证语言表达不产生歧义，且用词易懂。

1. 语言表达无歧义

语言表达清楚明白，首先要保证语言没有歧义，即一个词语只有一个明确的意思，不能有几种解释，否则就可能造成以下几种情况的出现。

◆ 猜测某一种正确的意思：即歧义产生后，可以肯定两种解释中只有一种是正确的，如“当时吴××一边站着一个孩子”，容易产生有两个孩子的歧义，把“一边”改为“旁边”，就能消除歧义。

◆ 两种解释都有可能：这种情况就可能导致阅读者无法理解公文的真实意图。如“这部作品译出了原著的风格和语言的一致性”，到底是原著的风格和语言相一致？还是所译出作品的风格和语言与原著的风格和语言相一致？

◆ 附加语引起歧义：这里所说的附加语主要是指“的”字使用不当。如“介绍英国的一部权威著作”，可以理解为这是一部介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部书籍。

◆ 词语搭配不当产生歧义：词语搭配不当是指主谓宾等对象的搭配不当，如“文物、旅游业的保护与改革”，该句真实表达的意图是“文物的保护与旅游业的改革”，但前后的搭配则混淆不清。

◆ 语意表述不全产生歧义：这种情况可能会使读者误入歧途。如“妇女在法律上已经平等”。字面上的意思是妇女之间在法律上是平等的，但实际上是说“妇女与男子在法律上平等”，省略了部分内容，就将意图完全改变。

2. 用词易懂

办公室公文只有使用简单易懂的词语，才能让人明白公文的意图，这可以从以下几个方面着手。

◆ 选常用词：生僻词不容易让人理解，也可能不容易使用，如“建立了躐等的干部选拔制度”，“躐等”一词是越级的意思，已很少使用，用在公文上不太合适。

◆ 不乱用词：有些词语单看并不难懂，但乱拼乱凑就容易产生歧义，如“我们不安于这种不合理的幻觉统治”。“幻觉”易懂，“统治”易懂，但“幻觉统治”却让人感到莫名其妙。

◆ 不生造词：办公室公文必须使用规范的语言，生造词语必然导致词义不清，语意不明，让人不易理解或无法理解。如某个函件中的内容为“雅启亲驾，敝舍馈光”，这种生造词语不仅十分生硬、别扭，而且只能根据字面猜测其意，无法理解真实的意图。

1.5.2 准确

这里所说的准确是语言表达准确，是建立在不产生歧义、容易理解的前提下，要求用词恰当而准确。要尽量做到，除了这个词，任何其他词对这个事物的表达都不能这样确切、圆满。

1. 分清词性

要想用词准确，首先要分清词性，如动词、名词、形容词等，避免误用。具体到办公室公文写作而言，主要应注意以下几点。

◆ 名词不可误作动词：如“改善孩子们读书、写字、算术的环境”。“算术”是名词，这里误作为动词使用，在“算数”前面加一个“做”字即可解决问题。

◆ 动词不可误作形容词：如“在提高职工福利待遇时，子公司和分公司是分别的”。“分别”是动词，这里误作为形容词使用，不知道是想说明子公司和分公司是有区别的，还是想说明子公司和分公司分别怎么样，如果是前者，在“分别”前面加上“有”字即可解决问题。

◆ 形容词不可误作动词：如“没有明确到病根”，“明确”是形容词，这里误作为动词使用，导致语句不通顺，解决此问题，只需在“明确”后面加上一个真正的动词“认识”即可。

◆ 名词不可误作形容词：如“他工作很模范”。“模范”是名词，这里误作为形容词使用，将其改为真正的形容词就能解决此问题，如将“模范”改为“努力”。

◆ 形容词不可误作名词：如“为社会主义精神建设带来了高昂”。“高昂”是形容词，这里误作为名词使用，只需在后面加上“的士气”即可。

◆ 副词不可误作形容词：如“他做过一度军校教员”。“一度”是副词，用在这里明显语句不通，可改为“一次”，或将“一度”提到“做过”之前。

2. 辨明词义

汉语语义丰富，可表达某一事物的同义词很多，由于同义词的含义非常接近但又有着细微的差别，因此办公室公文写作中要更加重视所选词语是否准确。

◆ 轻重不同：主要指的是语气的轻重不同。如“称道”和“称奇”，前者是称述、称赞，后者是称赞奇妙。“称奇”比“称道”的词义更重。例如，“没想到失去了双手，竟能凭双脚完成这篇优秀的文章，实在是一件令人啧啧称奇的事情。”这里就应该用“称奇”加强语气。

◆ 范围不同：主要指词义覆盖的范围不同。如“目前”和“日前”，前者指说话的时候，后者指几天前。例如，“电力设备瘫痪，目前仍在抢修当中。”这里应该使用“目前”来强调修复工作的急迫。

◆ 适用对象不同：主要指的是适用对象有上下、内外等之分。如“馈赠”和“捐赠”，前者是赠送礼品，后者是赠送物品给国家或集体。例如，“我厂5年来接受集团捐赠的历史画上了句号。”这里用“捐赠”更为准确。

◆ 感情色彩不同：主要指的是褒义词、中性词、贬义词的语体色彩不同。如“臆造”和“编造”，前者指凭主观的想法编造，是贬义词，而后者是指把资料组织排列起来。例如，“在当前新形势下，我们仍然要从实际情况出发，从中探索出固有的而不是臆造的规律。”这里应该使用贬义词“臆造”，来和“固有”形成对比。

◆ 行动角度不同：主要指的是主动和被动的不同。如“受权”和“授权”，前者是接受，后者是授给别人。例如，“就此事件，我厂受权发表声明。”这里是接受上级委托有权力做某事的意思，因此应该用“受权”。

◆ 人与物不同：主要指的是某些词语只能适用于人，不适用于物。如“感到”和“遇到”，前者只能适用于人，后者可以用于人或物。例如，“我厂今年遭受严重水灾，使生产遇到极大的困难。”这里只能用“遇到”一词，而不能用“感到”。

1.5.3 直接

办公室公文的一个基本特点是产生现实效用，一方面由于是为某种实际需要而制发的，因此针对性极强；另一方面则必须在现实中发挥作用，因此时间性极强。这就决定了公文语言表达的直接性。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，让受文者直接了解到公文的目的。

1. 语意直接

办公室公文在语言表达上，首先要求语意的直接。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不要迂回前进，绕一个大弯才吞吞吐吐地道出本意。文学作品的语言可以如此表达，使读者有想象和回味的余地，但办公室公文则必须直接表达意图，只有这样才能使阅读者对公文内容准确地加以了解，并贯彻落实。

2. 词义直接

办公室公文在语言表达上，其次要求词义的直接，也就是说，词语本身就有一个最为直接的概念，使用时应该直接使用，而不要引申象征某种含义。如“尽管工作异常艰苦，但他时刻都在想着如何回报母亲”。这里的“母亲”是指祖国，并非“妈妈”。但这样使用，受文者容易理解为“回报妈妈”，反而多此一举。

1.5.4 平实

平实就是平易、实在，这也是办公室公文语言的一大特色，由公文的实用性决定。

1. 感情朴实

办公室公文语言的平实首先要求感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩，语调较为平直，多为理性的语言。如“我们要学习××同志所具有的远大的理想、坚强的意志、无私的胸怀……”这些语言是一种“理性”的语言，感情朴实，语调平直，带有确定性。如果改为，“我们要学习××同志所具有的海燕般的理想，青松般的风格，大海般的胸怀……”这样的语言可以给人以联想，但却带有不确定性，不适合办公室公文写作。

2. 用词朴素

办公室公文语言其次要求用词的朴素。公文的用词应当使用平易、浅显、通俗的词语，不追求华丽的辞藻，避免过分的修饰，防止形式主义的修辞手段。如“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从救灾前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬！”这个讲话稿连续使用了多个修饰，显得做作而虚假，反而弱化了奋勇救灾后凯旋的壮烈场景。

3. 不要过多地引经据典

前面说过，办公室公文用议论的写法时，可以通过引经据典来证明论点，但是要注意，公文的语言不仅应当注意约定俗成，而且需要做到雅俗共赏，过分通过引经据典来说明自己的观点，则会适得其反，有卖弄学问、故弄玄虚、华而不实之嫌。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文中，如领导讲话、调查报告等文种。但在通用性公文中一般不宜引经据典，特别是“请示”“命令”“通告”“批复”等这些庄重严肃的文种，是绝对不能使用的。

1.5.5 简练

办公室公文的针对性、时效性极强，因此它的拟制和处理都需要快速、高效地进行，所以公文语言表达简练也十分重要。

1. 简化结构

办公室公文语言的简练，首先要求语言结构简单。一般都是单句多，复句少；短句多，长句少。如“任何人不得非法复制企业资料。如果有人不听劝告，后果自负”。这段话二十几个字，两个分句，都是单句，也都是短句，一句一层意思，简单明了。办公室公文的写作，应多采用这样简单的语言结构来更加简洁地表达意思。

2. 杜绝堆砌

办公室公文语言的表达极为准确、直接，因而也必须极为简练。不能为了卖弄，或者故作高深，而不管有用无用、不负责任地将一些“漂亮”词语、“新名词”堆在一块，让人看了眼花缭乱，这不仅浪费时间，也使发文者的真正意图无法正确传达给受文者，妨碍公文的迅速办理。如“要在集团公司和各仓储车间之间建立起十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环体系的、立体交叉的、多渠道的联系”。这句话明显产生了堆砌，让人阅读起来非常费力和反感。不如“在集团公司和各仓储车间之间建立起广泛有效的联系”来得简练实用。

3. 避免重复

办公室公文写作中主要应该注意以下两个可能出现的重复。

◆ 词语重复：即在一句话中重复使用词语，如“新种的成熟期比旧种早熟十天”。主语部分的“成熟”与谓语部分的“熟”不仅是用词的重复，而且语法上也出现了错误，“成熟期”是时间，时间不会“熟”。可去掉“成熟期”，也可去掉后面的“熟”字。再比如，“他用目不转睛的目光看着他”，这句话中“目”字的使用重复，只需写成“他目不转睛地看着他”即可。

◆ 语意重复：即在一句话或一段话中，要表达的语意重复了，如“他们不可以也不应该阻止我们的前进”。“不可以阻止”和“不应该阻止”意思相同，不必重复表达。又比如，“一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果”。“取得了显著成绩”与“收到了巨大效果”两句话的意思相同，只留下一句即可。

4. 去除赘余

赘余是指语句里出现了多余的词语，虽然表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是无用，去掉后完全不会影响语意。如“我们预先有计划有准备地把八个场地都清理干净”。“计划”“准备”必然在事前，“预先”在这里就显得多余了，应该删去。

1.5.6 规范

办公室公文是企业用来处理公务的，具有强制力和约束力，这种强制力和约束力表现在语言上，就是规范。

1. 用规范化的书面语言

办公室公文的语言讲求庄重严肃，一般不能使用口语、歇后语等语言，只能用现代汉语规范化的书面语言。如“企业改革创新后，职工的收入像芝麻开花节节高一样，一年比一年更高，日子一年比一年越过越好，就像吃甘蔗一样越吃越甜”，这段话是为了表现企业改革后职工的现状，但非常口语化。如果改成规范化的语言，如“企业改革创新后，职工的收入年年增加，日子越过越幸福”，就显得更加庄重、严肃。

2. 用规范化的公文专用语

如下级向上级写“请示”或“报告”时，要用祈请而恳切的语气，以示对上级的尊重，并体现出上下级之间的关系。绝不能用命令的口吻，这就成了要求上级必须按自己的意见办理，当然更不能出现威胁上级之类的语言。反之，上级对下级的行文，在提出措施或要求时，语言就需要具体而明确，语气则要坚决、果断，以示上级的严正立场和要求下级执行任务的坚决。再如平级或不相隶属的部门之间的行文，其语言则要委婉、诚恳、平和、礼貌，要以询问商洽的方式向对方表示自己的意图，以求得到对方的理解与支持。