1.1 系统学习电子表格

1.1.1 表格之道

《神雕侠侣》中的杨过断臂之后走投无路，被神雕指引到深山剑冢之中，偶然在石壁上发现了剑魔独孤求败刻下的字，其中有这么几句：

「紫薇软剑」三十岁前所用，误伤义士不祥，悔恨无已，乃弃之深谷。重剑无锋，大巧不工。四十岁前恃之横行天下。四十岁后，不滞于物，草木竹石均可为剑。自此精修，渐进于无剑胜有剑之境。

好一个无剑胜有剑，这是武林的最高境界，它抓住了事物最本质的规律，将所有兵器招式融于内心，此谓剑术之道。

剑术有道，掌握之后便可独孤求败，那表格是否有道？又如何掌握呢？

Excel的众多“表”林高手们，从来都没有停止过对这一终极奥义的思考和求索。开始，大家把教学的重心放在软件的功能上，介绍表格功能，但是很快，我们发现这对于初学者不是什么好办法。一方面学习成本极高，动辄五六百页的教学内容几乎没有多少初学者可以一次看完，更重要的是学习效果也很差，就像掌握了英语词典并不意味着能说一口流利的英语，电子表格的功能词典，很难告诉你如何在对的时间、对的地点，使用对的功能。

当人们发现围绕功能的教学高成本而低产出时，更多的行业高手把目光集中在应用上，通过一些典型应用的详细分解，让人们了解功能之间的联系和方法。例如制作一个工资表、设计一个计时器、分析某企业库存的情况，等等，通过具体的实例，让初学者掌握Excel的操作技巧。这样的学习方法可以有效地建立功能之间的联系，但仍然是基于现象而非本质，书上的问题解决了，换到工作中，场景和内容变换一下，又让表格新手们晕头转向。

只有少数那些刻苦钻研，勤奋好学的学员，先学习上面所说的“器”（功能、工具、技巧），再掌握其后的“术”（结合功能解决具体应用的方法），再经过无数次的锤炼和敲打，才能“渐进于无剑胜有剑之境”。这些高手们庖丁解牛游刃有余，见招拆招信手拈来，可是崇拜之余，当你向他们求教什么是表格之道，往往也无从回答，正所谓“道可道，非恒道”。

难道学习Excel，就非要从功能开始一个不落地学起，然后再历练各行业的实际应用，才能掌握这表格之道吗？难道电子表格就没有可道之道、速学之道了吗？

非也！表格之道不仅可以说，可以学，而且不复杂不困难，大音希声，大道至简，表格之道看似虚无缥缈，实则至真至简，看似远在天边实际近在眼前。Excel是用来处理数据的工具，所以，表格之道也就是数据之道，搞清楚数据在表格中运行规律的原理，表格之道立现！

1.1.2 表格之道的“点”“线”“面”

在多年教学实践中，我们发现表格问题即数据问题，渐渐地，我发现在表格中的数据总是以三个维度来展现，如表1-1所示。

表1-1　表格工作的三个层级

换句话说，Excel的核心问题是数据的处理和分析。它们分成三个层级，不同的层级又有不同的功能与之对应。而在这其中，最为重要的是数据的编辑计算和数据的透视分析，对于数据往往先“线”后“面”进行处理。

1. 点

这里说的“点”，是指Excel中的最小单位——单元格。通过对单元格的顺序进行排列（排序、筛选），对单元格的格式进行修改（单元格格式、自定义格式、条件格式、数据有效性），我们就能得出想要的答案。

例如，工资表反映的是企业所有员工工资的明细，现在需要将所有人员的工资以中文小写来显示，如图1-1所示。

本例中，我们并没有改变数字的内容，而仅仅是改变了其显示格式，从阿拉伯数字转变为中文小写数字，这就是一个典型的“点”问题，操作步骤如下。

（1）选中整张表，按<Ctrl+1>快捷键打开单元格格式。

（2）在【设置单元格格式】|【数字】选项卡下选择【特殊】|【中文小写数字】，完成操作，如图1-2所示。

这一类功能是最简单、最基础的功能，我们平时使用的排序、筛选、单元格格式、自定义格式、条件格式、数据有效性都是围绕“点”展开的功能，都是围绕“单元格”做文章，通过改变单元格的颜色、粗细、顺序、显示内容、显示效果来实现我们的分析需求。

2. 线

这里说的“线”，是指表格的一列。在日常工作中，经常会遇到下面这种情况，如图1-3所示。

工资表现在需要新增一列，计算员工的工资总额，我们在E2单元格，输入“=sum(B2:D2)”

该函数的作用是对B2、C2、D2三个单元格进行合计，很快大家就能发现，这一公式不仅对E2单元格适用，通过相对引用（后面会学习到）自动修改参数，整个E列都可以使用该公式，操作步骤如下。

将光标移动到E2单元格右下角，生成一个黑色“十”字，鼠标左键双击黑色“十”字，即可填充本列所有待计算单元格，如图1-4所示。

这就是一个典型的“线”问题，所谓“线”问题，就是表格中的每一行都可以使用同一个计算规则计算得出结果，而这一结果可以生成一个新的列，满足我们的计算需求。

数据库往往用函数新增字段，通过录入新增信息，这就是使用函数通常只有“线”问题而没有“行”问题的原因。

3. 面

函数计算“线”问题可以满足新增一列的需求，但是很多时候，我们需要将整张表的数据进行“透视”，也就是打乱了重新整理。这个时候，函数就显得力不从心了，而“数据透视表”可以大显神威。

打开“部门工资表”，与之前不同的是新增一列字段“部门”，现在需要得出每个部门的基本工资总和，如图1-6所示。

操作步骤如下。

（1）在表格任一单元格中单击【插入】选项卡中的【数据透视表】按钮，生成透视表，在弹出的【创建数据透视表】对话框中单击【确定】按钮，如图1-7所示。

（2）将“部门”字段拖入行区域，“基本工资”字段拖入值区域，如图1-8所示。

（3）最终结果如图1-9所示。

数据透视表是一个相当独特的功能。它采用生成一张新表格的方法，将原先表格的数据进行一次重新的排列和整理，得出用户想要的数据。所以它是解决一个“面”的问题，即通过生成一个新“面”来得出分析结果。

Excel的核心功能，就是“点”“线”“面”，而且三大类功能循序渐进。对于一个系统性的专业复杂问题，通常需要先用“点”修改矫正格式，如果“点”解决不了，就需要用“线”来计算得出结果，而在使用“面”数据透视表之前，也需要大量使用函数对表格进行加工修正。可以说，三者是三位一体的，如图1-10所示。

虽然为了方便自动计算，Excel自带了VBA功能，为了开展商业智能和多维数据分析，微软在Excel后续的版本中嵌入了各类Power组件，但是点线面始终都是电子表格的核心功能，所有桌面数据工作，都应紧紧围绕三者展开。