2.3 工程部档案管理

为了规范工程管理过程中各种文件、资料的收发、整理、立卷、装订、归档、查阅、销毁及移交，保证文件、资料的有效使用，相关部门应对文件、资料进行规范化管理。

2.3.1 工作人员文件资料管理的职责

1）资料员负责工程文件、资料的日常管理工作（包括资料编号），并且对归档资料的有效性负责。

2）各专业工程师和工程部经理负责工作范围内的工程资料的整理、审查，并且移交资料员，对文件、资料的完整、正确及有效使用负责。

3）工程部经理对辖区内的文件资料的管理和有效使用负领导责任。

2.3.2 文件资料的分类

1.文字资料

1）工程前期开工手续资料（如建筑工程施工许可证、中标通知书、夜间施工噪声排放许可证、质量备案资料、档案责任制备案资料）。

2）工程项目合同/协议及公司批准的延期申请。

3）施工组织设计和补充施工组织设计（审批单作为其附件），以及监理规划和细则、总施工进度计划。

4）监理月报、指令、通知、函件和承包商回复。

5）甲方指令、通知和承包商回复及现场移交书和开工令。

6）设计图纸和设计文件及交房标准。

7）甲方专题会议纪要和监理例会纪要。

8）工程质量事故核查、处理资料。

9）施工进度统计、计划报表。

10）工程量报表及请款单。

11）设计变更。

12）现场变更洽商与经济签证。

13）现场材料价格回执单

14）图纸问题技术核定单。

15）提料单。

16）认价单。

17）工程款支付凭证记录表、违约罚单。

18）（行政监督部门参加的）分部验收资料及会议纪要和整改报告。

19）施工日记、工程过程检查记录资料（包括样板验收资料）和水电费用计量凭证。

20）外部文件资料。

21）公司内部部门间往来资料。

22）内部工程竣工验收资料、保修期满解除确认表。

23）勘察资料。

24）单位工程桩基竣工资料（装订成册版）。

25）单位工程竣工资料（装订成册版）。

2.图片图像资料

图片图像资料包括工程项目照片、录音、录像带等。

3.电子资料

电子资料包括现场项目管理资料及公司各部门电子邮件的相关资料。

4.实物

实物主要是指合格样品。

2.3.3 文件资料的管理规定

1）工程部资料员是现场资料管理工作的第一责任人，应及时做好现场资料的收集、整理、归档工作，确保工程项目资料的完整、正确和安全。

2）有以下情况之一的文件标记为不合格文件：

①没有及时注销的旧版本图纸。

②编号不连续的文件。

③为传真件的文件。

④模糊不清的文件。

⑤资料不全、缺页的文件。

⑥签字、盖章不全或无授权负责人批准的文件。

3）现场工程师应严格遵守资料管理制度，借阅的资料、现场产生的资料应按照要求及时归档，协助做好现场资料管理工作。

4）工程部经理统筹领导现场资料管理工作，协调、指导资料员、现场工程师、监理单位、施工单位做好资料管理工作。

5）借阅工程资料必须履行手续，不得遗失、更换。

6）工程项目资料必须建立资料台账、资料目录。

2.3.4 文件资料的收集与整理

1）各资料责任人在收到文字性文件资料后应进行审阅、原位标注等工作，并且及时移交资料员进行编号归档。

2）对于变更已归档的资料，资料责任人应告知资料员修正/废止的部分：全部作废时，将作废资料作为其附件归档，编号不撤销并在资料目录中注明废止和保存地；部分废止时，资料责任人协助资料员在作废项进行“废止、改为××号第×条”的标记。

3）图纸变更时，资料责任人应书面通知使用人和保存人并限期将作废图纸返回销毁后发放图纸变更。

2.3.5 文件资料的立卷与装订

1.文件资料的立卷依据

工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分，各部分文件都有各自的组卷依据，如下所述：

1）工程准备阶段文件按建设程序组卷。

2）监理文件按单位工程、分部工程组卷。

3）施工文件按单位工程、分部工程组卷。

4）竣工图按专业组卷。

5）竣工验收文件按单位工程组卷。

2.文件资料的立卷要求

1）文字资料的立卷要求，具体包括：

①档案材料归档时，以A4（即210mm×297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。

②档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。

③文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。

④装订时，用棉绳以“三孔一线”方式装订成册，入档案盒。

2）图纸的立卷要求。纸质竣工图（或其他归档的纸质图）归档组卷时以手风琴式折叠为A4图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

3）立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

4）立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。

5）立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

6）为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。

7）图片、图像及电子资料保存于项目总经理或主管计算机中的文件夹中，在资料属性中注明资料名称、签署人及日期等重要身份资料；实物资料保存于监理办公室样板区内；样板右上角标签注明其属性。

3.文件资料的卷内页码编号

文件按要求立卷后，需要对每卷的文件资料单独进行页码编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30mm。页号编写在单页右下角；双面书写的，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。

4.文件资料的卷内目录编写

文件按要求立卷、编号后，还需要在每卷的首页编制该卷文件的卷内目录。目录中应包括各文件的标题、序号、责任者、文件编号、日期、页码、内容摘要、存档人、存档时间和保存限期等内容，具体见表2-4。

表2-4 文件资料卷内目录

5.文件资料案卷的装订

文件资料案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订（视实际情况而定）。装订应采用线绳以三孔左侧装订法装订。

2.3.6 文件资料的归档

公司所开发的项目均有单独的项目代号或简称，工程项目正在进行时，部门资料员对所接收的项目资料应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并且分别存放。工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

1.归档文件的要求

1）归档的工程文件应为原件。

2）工程文件的内容必须真实、准确、清晰，幅面整洁。

3）工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4）工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

2.归档文件的分类与编号

资料员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：部门名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写（如无可省略）+文件顺序号（分类后再编写）。

在进行文件归档分类时，将同一个文件分类的文件放到一起归档。下面就一些公司常见的文件类别进行简单的列举。

（1）管理规范文件（GF） 例如：

1）公司管理规范的文件编号为GC-GF-GS-。

2）工程类表单的文件编号为GC-GF-GC-001。

3）工程部内部管理规范的文件编号为GC-GF-GC-002。

4）工程管理规范的文件编号为GC-GF-GC-003。

5）工程部人员架构及职责的文件编号为GC-GF-GC-004。

（2）工程指导文件（ZD） 例如，工程指导书的文件编号为GC-ZD-。

（3）政府来文（ZL） 例如，政府文件的文件编号为GC-ZL-。

（4）公司来文（GL） 例如：

1）报公司各部门文件的文件编号为GC-GL-001。

2）发设计管理部文件的文件编号为GC-GL-002。

3）发成本管理部文件的文件编号为GC-GL-003。

4）其他文件的文件编号为GC-GL-004。

（5）会议纪要（JY） 例如：

1）公司每周/每月工程例会纪要的文件编号为GC-JY-LH-。

2）公司现场工作协调会纪要的文件编号为GC-JY-XC-。

3）专题会议纪要的文件编号为GC-JY-ZT-。

4）其他会议纪要的文件编号为GC-JY-QT-。

（6）工程前期准备（QQ） 例如：

1）基地情况资料的文件编号为GC-QQ-JD-。

2）施工单位考察的文件编号为GC-QQ-SK-。

3）监理单位考察的文件编号为GC-QQ-JK-。

4）用水、用电文件的文件编号为GC-QQ-。

5）技术资料的文件编号为GC-QQ-JS-。

6）其他文件的文件编号为GC-QQ-QT-。

（7）工程勘察往来文件（KC） 例如：

1）初勘资料的文件编号为GC-KC-CK-。

2）详勘资料的文件编号为GC-KC-ZL-。

3）抽查纪录的文件编号为GC-KC-CC-。

4）其他文件的文件编号为GC-KC-QT-。

（8）监理单位往来文件（JL） 例如：

1）监理合同的文件编号为GC-JL-HT-（含招标投标文件）。

2）监理实施细则的文件编号为GC-JL-XZ-。

3）监理例会纪要的文件编号为GC-JL-JY-。

4）监理月报及审核意见的文件编号为GC-JL-YB-。

5）发监理单位文件的文件编号为GC-JL-FW-。

6）其他来文的文件编号为GC-JL-QT-。

（9）工程施工文件（SG） 例如：

1）施工合同的文件编号为GC-SG-HT-（含招标投标文件）。

2）施工组织设计（施工单位提供）的文件编号为GC-SG-ZZ-。

3）施工方案（施工单位提供）的文件编号为GC-SG-FA。

4）施工单位来文的文件编号为GC-SG-LW-。

5）发施工单位文件的文件编号为GC-SG-FW-。

6）工程联系单的文件编号为GC-SG-LX-。

7）工程报告及函件的文件编号为GC-SG-BG-。

（10）工程物资文件（WZ） 例如，物资合同的文件编号为GC-WZ-。

（11）工程设计文件（按日期）（SJ） 例如：

1）方案、扩初阶段的文件编号为GC-SJ-FA-。

2）施工图阶段的文件编号为GC-SJ-SG-。

3）图纸会审纪要的文件编号为GC-SJ-HS-。

4）技术交底记录的文件编号为GC-SJ-JD-。

（12）工程签证文件（QZ） 例如，工程签证的文件编号为GC-QZ-。

（13）工程限价文件（XJ） 例如，限价单的文件编号为GC-XJ-。

（14）工程计划文件（JH） 例如：

1）计划管理的文件编号为GC-JH-。

2）总进度控制计划及评审记录的文件编号为GC-JH-KZ-。

3）施工图纸交付计划的文件编号为GC-JH-TZ-。

4）分包商进场计划的文件编号为GC-JH-JC-。

5）样板确认计划的文件编号为GC-JH-YB-。

6）甲供材料进场计划的文件编号为GC-JH-CL-。

7）资金使用计划的文件编号为GC-JH-ZJ-。

8）总进度计划（施工单位）的文件编号为GC-JH-JD-。

9）月/周计划（施工单位）的文件编号为GC-JH-YJ。

（15）材料与设备管理文件（CL） 例如：

1）机电设备的文件编号为GC-CL-JD-。

2）建材装饰的文件编号为GC-CL-JC-。

3）样板登记一览表的文件编号为GC-CL-YB-。

4）收（调）料单的文件编号为GC-CL-SD-。

5）设备调试验收记录的文件编号为GC-CL-YS-。

（16）进度款支付文件（JD） 例如：

1）工程进度款审批单的文件编号为GC-JD-GC-。

2）物资进度款审批单的文件编号为GC-JD-WZ-。

3）扣款通知单的文件编号为GC-JD-KK-。

4）奖/罚款通知单的文件编号为GC-JD-JF-。

（17）工程交工文件（JG） 例如：

1）交工前楼宇检查记录的文件编号为GC-JG-001。

2）竣工资料的文件编号为GC-JG-002。

（18）工程验收文件（YS） 例如：

1）验收报告的文件编号为GC-YS-。

2）工程验收报告（不需要政府参与的验收）的文件编号为GC-YS-BG-。

3）政府验收证的文件编号为GC-YS-ZF-。

4）履约评定表的文件编号为GC-YS-PD-。

（19）投诉处理文件（TS） 例如：

1）投诉记录表的文件编号为GC-TS-JL-。

2）投诉分析报表的文件编号为GC-TS-FX-。

（20）后勤管理文件（HQ） 例如：

1）后勤管理资料的文件编号为GC-HQ-GL-。

2）考勤表的文件编号为GC-HQ-KQ-。

3）其他文件的文件编号为GC-HQ-QT。

（21）工程其他管理文件（QT） 例如：

1）零星工程资料的文件编号为GC-QT-001。

2）其他文件的文件编号为GC-QT-002。

3.归档文件的检索与标识

1）工程档案中的每一个文件夹必须有文件卷目总索引、文件卷目索引表、卷内文件目录表三级索引表，以便对归档文件进行检索。

2）文件卷目总索引列明归档文件各卷目编号及名称。

3）文件卷目索引表列明本卷目归档文件的分类及名目。

4）卷内文件目录表作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，必须列明文件的编号、主题及归档时间等具体文件资料。

5）对施工和物资合同可按工程部所编合同号进行排序，并且在首页打印出目录表。

6）对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。

7）在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的，应将相应的复印件存档，并且在复印件上注明原件去处。

2.3.7 文件资料的传递与移交

1）设立文件签收本，一切文件资料必须在送达时要求签收；设立文件发文本，一切文件资料必须在发送时要求接收人签收。

2）工程部各岗位人员调离本岗位前，工程部经理应组织其同交接人员办理工作移交，相应责任转移。

3）公司内部指令、通知、报告必须采取书面形式，均应采取实名制。

4）对监理工程师、承包商所有文件资料必须采取书面形式，均应采取实名制。

5）所有对内和对外文件资料必须按职责规定权限审查签发。

6）工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将一份完整的工程竣工档案移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

7）工程项目竣工移交后，现场的文件资料按公司规定和要求进行交接。

2.3.8 文件资料的保管

资料员必须确保工程档案的安全和不流失，还应当保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

1.工程档案密级

1）密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

2）工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

2.工程档案保管期限

1）工程档案保管期限分为永久、长期、短期。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。

2）同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

3）对于不同的归档文件的保管期限可以参考建设工程文件归档范围和保管期限表（见表2-5）。此表主要说明工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图等类别文件资料的保存单位、保管期限及是否向城建档案馆移交等情况。

表2-5 建设工程文件归档范围和保管期限表

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2.3.9 文件资料的借阅与统计

1.文件资料的借阅

施工过程中，各部门、各人员如需借用相关的项目资料，应到项目部资料员处办理相应的借阅手续，填写资料借阅登记表，或者出具借条，并且在使用完毕后，立即归还。资料员对借出资料进行动态跟踪。

2.文件资料的统计

资料员必须每月对资料的收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促归还借阅到期文件。

2.3.10 作废文件的定义与销毁方法

1.作废文件的定义

作废文件是指整套施工图纸或部分施工图纸已经设计方通知进行更换和期满的文件资料。

2.作废文件的销毁方法

（1）设计图纸类 设计图纸类应从使用者手中收回并移交工程部专业工程师。

（2）外来文件资料 对于监理单位和施工单位，项目经理下达作废工作联函且送达；对于工程部，资料员收回文件做好作废标识后搁置。

（3）期满文件资料 期满文件资料由项目经理与资料员进行集中销毁。