第二节 标准实施要求

《企业知识产权管理规范》在4.1条款中明确要求：“企业应按本标准的要求建立知识产权管理体系，实施、运行并持续改进，保持其有效性，并形成文件”。企业可根据自身特点，结合企业战略目标，对知识产权本身的生命周期管理及生产经营活动中所涉及的知识产权管理内容、管理环节进行规范化管理，形成知识产权管理体系，使企业的各类知识产权得到有效管理，企业内部各个部门的知识产权管理活动相互衔接、协调运转，确保知识产权管理有效开展。

一、文件结构要求

知识产权管理体系文件是企业实施《企业知识产权管理规范》和建立知识产权管理体系的重要基础，也是作为企业接受知识产权管理体系审核和认证的主要依据。文件能够沟通意图，统一行动。首先，文件的建立需符合标准条款——“4.1总体要求”对企业建立知识产权管理体系并形成文件的要求。其次，文件作为工作的依据，能够明确工作职责和内容、明确工作规程及规范管理、合理化改善工作流程、改善部门间沟通并能提供适宜的培训。再次，文件化是提升管理技术水平的基础，当所有的工作要求文件化后，可在此基础上通过日常管理活动不断提升管理和技术的要求。最后，文件作为提供知识产权管理体系实施和评价改进的依据，能实现知识经验的积累和共享，使各项知识产权活动能够顺利、有效地实施，确保知识产权管理体系有效运行，从而满足相关方对知识产权的需求，防范知识产权风险，提升企业竞争力。

企业在文件要求上需与现有管理相融合，共性与个性相结合，满足企业的知识产权管理需求。文件在内容上应注重符合性、确定性、相容性、可操作性，即文件的内容既要符合标准及法律法规的要求，也要与企业的知识产权方针和目标相符；在描述知识产权活动时，必须具有确定性，即做什么、为什么做、何时做、在哪里做，由谁去做、怎么做，必须加以明确规定；知识产权管理体系之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致、不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务；可操作性方面要符合企业的客观实际，这是文件得以贯彻执行的重要前提。因此，在文件编制前应充分学习标准的要求，对企业知识产权管理现状及经营管理环节进行调研诊断，对体系所涉及的部门进行走访，并广泛征求管理岗位工作人员的意见，严控管理文件的质量。

知识产权管理体系文件包括形成文件的知识产权方针、知识产权目标、知识产权手册、知识产权程序文件以及需要形成的知识产权活动记录。体系文件的层次结构图如图2-1所示。

知识产权管理体系文件应按标准条款4.2.2进行控制，确保知识产权体系文件在发布及修订后再发布前应得到审核和批准；文件中的相关要求明确；按文件类别、秘密级别进行管理；易于识别、取用和阅读；对需保留的失效文件予以标记。

知识产权方针是知识产权工作的宗旨和方向。知识产权方针应符合相关法律和政策的要求并与企业的经营发展相适应，在企业内部得到有效运行，符合企业行业特点、发展阶段和战略规划。

知识产权目标是落实知识产权方针和策划的重要手段，知识产权目标的建立应具有层次性和可考核性，目标与方针应保持一致，内容包括对持续改进的承诺，企业设定了长期战略目标后最好实施动态管理，将目标分解到各部门后，进行定期检查、评价。

知识产权管理手册是规定知识产权管理体系的文件，是对知识产权管理体系的概括性描述，是企业内部实施知识产权管理体系的纲领性文件，其内容包括知识产权机构设置、职责和权限，程序文件或对程序文件的引用，过程之间相互关系的表述。

知识产权程序文件是知识产权管理的具体要求，提供使过程能始终如一完成的信息文件，满足知识产权获取、维护、运用、保护及保密等各方面的要求。

记录是一种特殊类型的文件，是企业进行知识产权管理活动客观的反映。记录包括外来文件与内部管理活动形成的内部记录文件，外来文件包括行政决定、司法判决和律师函等，外来文件应能确保其来源与取得时间可识别；记录文件应做到详细、准确、清晰、客观，保障在有需要的时候实现可追溯性，外来文件与记录文件应进行归档管理，明确保管方式和保管期限。

二、过程管理要求

《企业知识产权管理规范》通过引入质量管理体系的过程方法，实施PDCA动态管理模式，企业知识产权管理体系作为企业管理体系的重要组成部分，包括知识产权管理的策划、实施、检查、改进四个环节。

企业知识产权管理工作是基于过程的管理，过程包含输入、活动和输出三要素，其每个过程都有输入和输出，输入是实施过程的基础或依据，输出是完成过程的结果。过程与过程之间是相互关联和相互作用的关系，一个过程的输出可能成为多个过程的输入，而几个过程的输出也可能成为一个过程的输入。企业在建立和运行知识产权管理体系时，应对过程之间的相互关系予以描述，对所确认的过程进行策划和管理，通过对过程的控制和改进，确保知识产权管理体系的有效性。