下午两点,公司网络管理员小邱敲响我办公室的门。
“苏总,OA系统培训马上开始了,您要不要参加?”他问。
我当然得参加。
虽然说名义上,除了分管人事行政部以外,我还分管流程与IT部。但现在公司刚起步,这个流程与IT部其实就只有一个半人——我面前这位卷毛小帅哥算一个人,另外半个人则是我自己。
跟着小邱来到会议室,PPT已经准备好了,OA厂商的售前工程师站在屏幕前,会议桌边坐了好几个部门经理。
我对他们点点头,找了个位置坐下。很快我就感觉到有什么地方不对,于是环视了一圈,压低声音问坐在我旁边的小邱:“各部门都通知到了吗?”
他点头。
“那财务部的人呢?”
小邱扒拉了一下他的卷毛,一脸难色。
“刚刚我确实和刘总监说了,但是她说……”他撇撇嘴,“她们都在忙。”
我笑了,“她不来怎么行呢?OA是办公系统,以后大家用的最多的,除了人事行政管理流程,可能就要数财务流程了。”
“那我再去找一下刘总监吧。”小邱抬脚就要出门。我叫住他,自己起身走到一边,拨通了刘佩玲的电话。
就算她能轻松把小邱打发回来,打发我应该没有那么容易吧?
然而刘佩玲态度倒的确是挺好,但任凭我道理说尽,人家始终就一句话:“正忙着,实在抽不出时间来。”
网上有句话说的好,世界上所谓的“忙”,有一大半其实只是没有时间给你而已。
“大家都在等着你,”我笑了笑,“最好还是能想办法安排一下。”
“那就让我们部门菲菲去听听吧。”也许是考虑到我老板娘的身份,刘佩玲到底还是给了我一个台阶下。
只是这个菲菲就是个刚入职没几天的出纳妹子,就算她能把OA系统里里外外学个清清楚楚,指望她配合我梳理现行的财务流程,那也是根本不可能的。
我忍不住叹了一口气。
看来,在刘佩玲心里,到底还是没有把上OA办公系统这项工作当成一回事啊。
在云纵上线OA系统,推进无纸化办公的建议,是我提出来的。
其实企业创业之初完全没有必要考虑这件事。生存第一,还不知道能不能活下来呢,谈什么管理?
但是一旦生存问题没有那么严峻,而且人员规模也逐步发展起来的时候,管理就必须立刻提上日程。这其中最重要的环节就是制定规则和流程。同时,这些规则和流程必须是简单的,容易被固化下来的,否则就很难坚持。
“苏总这个想法好,”总经理办公会上,我的话音刚落,程方就第一个表示了支持,“像我这种总是出差的,一回来就一堆人找我签字。有时候我签完了甚至自己都忘了。要是上了OA,出差就也能处理工作了,不耽误事。”
“对嘛,”蒋铎也附和,“我们是什么公司?高科技哎。还拿着一张审批单来来回回签字,也太不符合我们的身份了。”
“这个我证明,蒋总确实不爱签字。原因嘛,大家也都知道,毕竟他的字写得有点惊世骇俗,鬼神难辨。”营销总监开玩笑。
“那我以后不写总行了吧?”蒋铎并不介意,反而转向我,“嫂子,我表个态,引入OA我举双手赞成。”
其他人也纷纷点头。
“那我们就这么愉快地决定了......”我翻开记事本,正准备说一下整体进度安排,一个声音突然打断了我。
“苏总,”刘佩玲一板一眼地说,“我可能要给大家泼一盆冷水了。”
“使用什么办公方式不能赶时髦,要看企业实际情况。咱们云纵作为一家创业公司,一直以来最主要的优势就是决策灵活迅速,没有大公司的僵化模式。所以现在这个阶段上OA系统我认为既劳民伤财,又不符合大家的习惯,完全没有必要。”
劳民伤财?没有必要?
我一时有些语塞。
就在我还没想到怎么来解释的时候,反倒是薛仲先开了口。
“刘总监,”他微笑着说,“对于这一点,我有些不同看法。”
“之前云纵只有二十多个人,我们是可以打个电话发个消息就把事情定了,而且这种方式也很有效。但是现在公司已经有上百人,我们还能这样做吗?别说我们几位老总不是超人,就算我们是超人,依靠我们直接来管理能管理多少人?如果有一天我们不在了呢?所以我认为我们还是要学会通过流程管理来分权,上OA系统就是第一步。”
“对对,薛哥说得对。快给我腾出点时间去做产品吧,别什么破事儿都让我签字,那我就谢天谢地了。”
蒋铎说着,还举起双手,做了个菩萨保佑的姿势。
大家都笑了起来,刘佩玲也没有再坚持自己的意见。
然而,她一张面无表情的脸,分明写着四个大字:“我不赞成”。
这真是一件让人头痛的事。
当天晚上,我和薛仲都要加班。
恰好取外卖的时候碰到刘佩玲,于是我决定提着自己的外卖和她来个“晚餐会”。
“你为什么反对我上OA系统?”在刘佩玲对面一坐下,我开口就问。
“我不是反对你上OA系统,”她认认真真地解释,“我只是不赞成上OA系统。”
不愧是做财务的,真严谨。
我向来是从善如流的,于是我重新问:“那你为什么不赞成上OA系统?”
“因为没有必要。”刘佩玲一边小口小口吃面一边说。
“怎么就没有必要了呢?”我强调,“有个企业大佬曾经说过,管理流程要先僵化、再优化、最后固化。而要做到这一点,电子流审批是趋势所向。难道你认为,这个趋势在我们云纵就不一样了?”
“至少在我们财务确实没有必要,”她放下筷子,严肃地和我对视,“以前我们一直没有电子流审批,但是哪一笔账目不是清清楚楚明明白白?既然现在没有问题,为什么要花费成本去改变?”
我笑了:“话不能这样说。以前我们还是亲手洗碗呢。现在有了洗碗机,生活当然可以也更便捷舒适。”
“我不用洗碗机。”
刘佩玲边说边又低下头去吃面:“洗不干净还费水。”
“……”
她真行,真的。
自从我做了HR,还很少遇到有人能让我都聊不下去的。
“那老祖宗还用账本记账呢,咱们不也用财务软件吗?你能适应财务软件就能适应OA,佩玲。”我换了个方向试图劝说她。
“财务软件不一样,那个是专业工具,是刚需,”刘佩玲并不认同,“可OA只是把纸面上的审批变成了电子的,有什么本质的区别?并没有。归根到底,它只是一个可有可无的工具。”
一顿饭吃完,我感觉自己已经口干舌燥,对方却岿然不动。
唯一的一点小收获,如果这也能算是收获的话,就是刘佩玲答应,她和财务部,都会服从公司的安排。
“咱们公司的财务总监原则性一向这么强吗?我记得还是我把她推荐给你的?”晚上睡觉前,我突然想起这件事,于是问薛仲。
“可不就是你。”薛仲笑起来,“你是想说刘佩玲太固执了吗?”
我跟着他笑了:“没有啊,我真的就是想说她原则性强。大多数情况下,做财务的这样挺好的,能替我们把钱袋子捂紧。”
“她这个人确实很固执,也因此得罪了不少同事。但如果刘佩玲不是这种性格,我当初也未必会选择她。公司现在虽然看着发展得还可以,实际上也只不过是个初创企业,得有个勤俭持家的财务负责人。”
“所以,”薛仲转头看我,“给她一些耐心吧。刘佩玲人品端正,责任心强,只要是对公司有好处的事,她迟早会接受的。”
希望如此吧。
薛仲对刘佩玲的评价我是认可的。可凡事都有两面性,我只担心她讲原则的背面是思维僵化,那样的话,搞不好就真的会成为企业发展的阻碍了。
之后,我组织了几个部门的同事,成立了一个专项组,并亲自邀请了一些OA厂商来讲产品。经过反复比对,我们最终选择了其中一家市场份额最高的厂商,并按计划完成了部署上线。
我对此很满意。但后续的流程梳理和搭建,我还是决定由公司自己来做——一方面,这样可以节约一大笔实施费用,另一方面,我认为只有自己搭建起来的流程,才会更符合我们云纵的实际情况。
只是没想到流程梳理的第一步,就遇到了问题。本该作为主要参与部门之一的财务部,给我来了个“非暴力,不合作”——刘佩玲不来参加培训,反而派来了一个既不熟悉情况、也做不了决定的出纳妹子。
这使我原本计划好的、培训后首先对财务流程进行讨论确定的想法彻底泡了汤。
我得承认我很生气。
泥人也有三分土性,更何况之前我还专门和刘佩玲沟通过。
然而,在职场上这么多年,我比谁都清楚,发脾气只能宣泄情绪,不但解决不了问题,反而可能会制造出更多的问题。
忍耐,才是每一位高级管理者的必修课程。
于是我只是笑着问出纳妹子有没有听懂,然后拜托她回去以后向刘佩玲转达一下。
出纳妹子点点头,高高兴兴而且信心满满地走了。
而我自己则深吸了一口气,把OA培训手册发给了刘佩玲,叮嘱她一定要看看。但是我知道她并没有看,因为那个文件我加了密,而刘佩玲从未问过我密码是什么。
“这样吧,明天我找她。”吃饭时薛仲见我情绪不高,主动提出由自己来解决这个问题。
“那能起到什么作用?”我反问他,“是能让刘佩玲真正明白这件事对公司的意义,还是能让她愿意花精力去梳理流程?”
说着,我摇头:“不能,都不能。”
“但我要做的事情,绝对不会被卡在一个暂时和我意见不一致的人身上。你等着看吧,就算她并不支持我,我也能想办法把流程都搭建起来!”
第二天刚一上班,我就拿着一叠白纸去了财务部。
“说吧,我来画图。”拖过刘佩玲面前的椅子坐下,我一本正经地对她说。
刘佩玲一怔:“说什么?”
“你们财务的流程和表单啊。比如费用报销要怎么走?借款都需要填写哪些内容?”
“您的意思是,由您亲自来梳理财务流程?”刘佩玲有些不可思议地看着我,“苏总,您没有更重要的事情要做吗?”
“这就是最重要的事情啊,”我耸耸肩,半开玩笑似地说,“我原本是想安排给你的。可碰巧你这段时间有点忙。没关系,既然是我在推动系统上线,那就由我来做好了。”
这话一出口,刘佩玲的脸一下子就红了。
我假装看不到她窘迫的神情,故意等了几秒钟才递了一个台阶给她下:“要不,你就安排个人配合我一下?”
“还是我配合您吧,毕竟公司情况我最熟悉。”刘佩玲抿着唇说。
之后的大半个上午,我都呆在财务部写写画画。我从小就属于那种“心灵手不巧”的类型,什么事情用脑子一想,马上就理解得清清楚楚,可真等到落实在手上,做出来的东西却总是其丑无比。
画这个流程图也一样。
所以当我拿给刘佩玲确认的时候,刘佩玲拧着眉毛看了半天,忍不住疑惑地问我:“苏总,您确定这就是咱们刚才沟通的内容?”
我毫不犹豫地点头。
旁边的出纳妹子菲菲憋笑憋得满脸通红,一副要晕过去的样子。我看了她一眼,决定解救她,于是把图塞进她手里:“你看得懂是吧?那就麻烦你重新抄写一份,让你们刘总监签字确认以后拿给我。”
“没问题,苏总。”菲菲终于笑出来,随后痛痛快快地接受了这个任务。
看来,之前培训的时候我没有白表扬她,她对这件事的热情明显比刘佩玲高。下午刚上班,我就收到了几张画得漂漂亮亮的流程图,所有节点和表单一目了然。
我很满意,立刻交给小邱,让他搭建在OA上。
后来我告诉薛仲,我对此非常后悔。
当时我就应该让刘佩玲亲自动手来画,而且还要守在旁边盯着她,画得但凡有一点不好看,就让她返工重来。总之,不把她折磨哭,这件事就不算完。
因为人类的本性是,对自己不感兴趣的事,尤其是别人强加到自己身上的,总会不自觉地抗拒。除非她也曾经参与其中,而且为此投入过大量的心血。
然而刘佩玲没有。
所以出现什么问题其实都不怪她,只能怪我。
一个星期以后,包括人事行政的、财务的、商务的等十五个流程正式上线运行。
为此,网管小邱花了一整个晚上写了一本非常简单明确、图文并茂的OA使用手册。好好一个白净的小帅哥,硬是熬出来两个国宝同款黑眼圈。
好在各部门反响都不错。
第一天就有很多员工主动调整了以往的工作习惯,把出差申请、费用报销等原本要填单子的事情改为了填写OA流程。
还有员工在新上线的公司EM即时通讯群里为OA点赞。
我有些小得意。
可没想到,第二天小邱就找我求援来了。
“苏总,”他苦着脸说,“有几位同事着急出差,可是借款流程卡住了。人家马上就要出发,钱都还没有拿到。”
“怎么会这样,卡在哪了?”
我明明和各部门审批人再三强调过审批时效的问题,他们也很重视,按理说,不应该会有这种情况发生。
“还能是哪,财务呗,”小邱说着撇嘴,“我都提醒过刘总监了,她说她还没登录,因为怕和财务软件冲突,影响她们账务核算。”
这借口找的!
我都被气笑了,干脆站起身往门口走:“这件事情你不用管了,我去找刘佩玲。最多二十分钟,我保证她会把所有流程处理完。”
大步流星地来到财务部,里面已经吵开锅了。
“马上就要去机场了,借款还不给审批,飞机能等人吗?耽误了出差我们负责还是你负责?”是一个男孩子的声音,好像是运维部的工程师,说话很冲。
“我负什么责?”刘佩玲同样不客气,“你们要是真着急,就直接填单子,让你们领导签字拿给我,钱早就到你们手里了。”
“填什么单子,”旁边另一个工程师打断她,“昨天公司就发通知了,以后都走OA流程。我们都按要求填了流程,你不审批还有理了?”
“我不知道,我见到签字的借款单就审批……”
“佩玲。”我扬声喊她的名字。
几位工程师回头看见是我,自动让开了一条路。
我走过去,拖过一把椅子坐在刘佩玲身边,指了指她的鼠标,示意她递给我。
刘佩玲满脸疑惑,但还是照做了。
大家都看着我。我鼠标轻点,不过三两分钟,下载OA安装包、安装、登录一气呵成。
财务软件并没有受到任何影响,既没有卡慢,也没有发生闪退。
“现在,佩玲,请你来做审批吧,”然后我又笑着对那几位工程师说,“你们先去机场,这件事我来处理。借款会马上到卡,不会耽误你们预定酒店和其他支出。”
等人都走了,刘佩玲转头和我对视了我好一会儿。
因为两个人离得近,我甚至能看见她眼里越来越浓的不满。
“他们觉得是我的问题,您也这样觉得?”刘佩玲神情严肃地开了口,“所以要劳驾您来看着我审批?”
事实虽然是这样,但这话也太直接了。
成年人的世界,过分直接了不好,不好。
于是我只好又笑起来:“你也可以理解成,我是担心你不熟悉系统,特意上门来免费指导的。”
“那就谢谢苏总了。”刘佩玲还是板着个脸。
我突然理解了她在之前的公司为什么会成了上级的眼中钉。职场并不是不能正面刚,但你总得看一下对方是谁呀。如果今天,我是个心胸狭窄的管理者,也许此刻已经抬脚就走了。
当然,大局比脾气重要,我懂得这一点,所以我没走。
不仅没走,我还凑近了一些,握着鼠标操作给她看:“你从这里点进去,对,看见没有,待办事宜里面,就是你需要处理的所有流程。”
说着,我把鼠标塞进她手里:“你点开一个看看,是不是和你的单子样子长得差不多?”
刘佩玲看了我一眼。
我微微笑着点了点头。
她一言不发地接过鼠标,按照我说的打开了流程。
流程上所有信息填写完整,没有手写签字,但是下面签字意见里面有流转人的名字。谁填写的,经过谁的审核,一目了然清清楚楚。
刘佩玲抿着唇,鼠标从一个字段移动到另一个字段,直到每个字段都过了一遍,才点击右上角的按钮,或是批准,或是退回。
我看着她逐个处理流程,基本上没有遇到不知道怎么处理的情况,也没有什么要我帮忙的。可见,管理就是要简单,才容易固化,据此设计的管理工具,操作起来自然也就很简单,只要你不去排斥它,掌握它也只是分分钟的事情。
“现在你还觉得这个OA系统不好用吗?”等她清空了所有待办事项,我才淡淡地开口,“员工提交的流程处理卡在谁那里了一目了然,不需要到处去问。以前申请过报销的事项,就算忘了也可以去查阅,难道不比回过头去翻看票据更加便捷吗?”
“您说便捷就便捷吧,”刘佩玲语气平平,听不出喜怒,“也许是我老了,还是更喜欢签字的东西,看得见摸得着。”
“看得见摸得着,也有看得见摸得着的问题。”这句话在我嘴边转了一圈,到底还是没有说出口。
人很难被别人说服,我不断提醒自己这一点。
过了几天,薛仲出差我去送机,回来的时候在公司大门口和刘佩玲走了个顶头碰。
“去哪儿,有什么急事吗?”见她神情不对,我问。
“我儿子学校打来电话,说他军训的时候晕倒了,让我马上去医院。”刘佩玲语速很快,一边说一边按电梯,脚尖也在地上点来点去,好像准备电梯再不来就要拔腿冲向楼梯间的样子。
我突然想起什么,忙拉住她:“你今天开车了吗?”
“没有,限行。”
果然。
于是我转了个方向,摸出车钥匙:“走,我送你过去。”
“不用,你那么忙……”刘佩玲说到一半被我打断,“别废话,对咱们来说,还能有比孩子更重要的事儿吗?”
她的眼圈红了红,没再说话。
刘佩玲的情况,我或多或少知道一些。其实这也是当初猎头程先生把她推荐给我的时候,我考虑再三还是请薛仲给刘佩玲一个面试机会的原因之一——刘佩玲的老公,在她儿子刚出生时就去世了。这么多年来,她没有向任何人求助,靠着努力咬牙在职场上打拼,独自给她儿子撑起了一片开阔的天空。
前几天,他儿子凭借优异的竞赛成绩刚刚顺利升入本市一所重点初中。同样作为母亲,对刘佩玲,我不能不多一分敬重。
“每年开学这段时间的新闻,总有孩子在军训中晕倒,然后有的就……”路上,刘佩玲到底忍不住,哑着嗓子问我,“苏总,您说我的小辉,他不会有事吧?”
余光里,她交握在一起的双手不停地抖动着,脆弱又无助。
刘佩玲的话让我心尖上也忍不住一颤。
说实话,别说是她,就连我都感到恐惧。孩子对于母亲意味着什么?也许是不仅仅是生命的延续,更是生命的意义。对刘佩玲来说,甚至是生命本身。
所以,我一句宽慰她的话都说不出口。
因为没用。如果孩子真的出事了,说什么都没用。
好在我们跌跌撞撞赶到医院的时候,医生告诉我们小辉只是中暑,并出现了短暂的昏迷,现在人已经醒过来了,只需要等他吊完水就可以回家休息。
路上提着的那口气猛然松懈,刘佩玲一下子靠在墙上,双手捂住了脸。
“我先去看看我儿子。”缓了两秒钟,她揉了揉眼睛,准备去处置室。
正在这时,刘佩玲的电话铃声响了起来。
“刘总监,”那边传来会计急切的声音,“刚刚营销的王总过来找您,说有一个大项目的招标方突然通知马上支付投标保证金十万元。如果一个小时内不能支付,就等于主动放弃投标资格。”
“不用急,咱们账上有钱,”刘佩玲一边说一边往处置室里面看,“至于付款,你看能不能请薛总代为审批一下?”
“薛仲出差了,这会儿应该在飞机上。”我提醒她。
按照公司的财务制度,这个金额的付款,没有刘佩玲或者薛仲的审批,不管经过谁同意,财务都不会进行支付。
“那,”刘佩玲咬咬牙,“你们等一下,我现在马上回来处理。”
“没必要,”我伸手接过她的电话,对会计说,“你让王总安排具体负责的销售经理在OA上发起付款申请流程,务必加密上传招标方的通知文件扫描件,并且勾选同步到手机端。然后把密码发给刘总监,她会在手机端上进行审批。”
话音未落,一旁的刘佩玲用力拍了一下自己的额头:“看我,没用习惯OA,一着急给忘了。”
不是没用习惯,手机端她压根就没用过。
于是在她儿子小辉吊水的床边,我指导着刘佩玲,一步一步处理完了这一笔紧急的付款流程,顺利地把投标保证金打到了对方账户上。
之后,刘佩玲沉默了很久,才转头看向我。
“苏总,”她语气认真,“对不起。我为之前的先入为主、因循守旧,以及因此给您的工作带来的不便向您道歉。”
“我得承认,通过您这种IT化的手段,能够更好地保障流程的运行,提高工作效率。以后您有需要我配合的地方,我会严格按照要求配合的。”
这应该是发自内心的接受了吧,我慢慢弯起唇角,露出笑容。
刘佩玲倒也是个说到做到的人。
之后不久,随着流程使用得越来越多,一些以前我们没有注意到的问题逐渐暴露了出来,她也主动对现有的财务流程提出了优化建议。
后来我和我分管的、总共只有一个半人的流程与IT部,又进一步推进公司的IT化管理进程,引进了进销存系统,并将财务软件、进销存系统和OA之间打通,形成了属于云纵的虽然简单却畅通的管理流程体系。
在这整个过程中,一直有人质疑,有人反对。人们总是更喜欢用他们习惯的方式去做事,这是人性,就算不认同,我也能理解。
只是出乎我的预料的是,刘佩玲却成了配合我推动IT工作的主要助力。
“原来你看人还挺准的。”下班的路上,我表扬薛仲。
他的目光落在前方,唇角却轻轻弯了起来:“苏小姐,不带这么自我表扬的。”
“我怎么自我表扬了?”说到一半,我忍不住笑了。
对嘛,他看人准,所以于千万人里,唯独看中了我。
所以我必然是最好的那一个,至少对他来说是——其他人就算比我更优秀,也未必这样全心全意地对他。
“虽然我的确觉得自己很棒,”我还是解释,“但这次,我说的是刘佩玲。”
“她?”薛仲挑眉,趁着红灯转头看我,“老婆,这我可得解释一下,我真没怎么看她。”
“和你说正事呢,”我被他逗得又笑起来,“刘佩玲这个人真的不错。”
“你说她人品端正,如果一件事对公司有好处,她迟早会接受。我原本只是想着她不给我捣乱就行了,没想到现在,她成了帮忙的那一个。所以,这也算是意外之喜了。”
薛仲听着我的话,神情慢慢变得认真起来:“我倒是觉得,她应该是从这件事中理解了事物的本质——一个企业要生存下去,咱们先不说发展,唯一的办法就是不要因循守旧,永远要拥抱变革。除此之外,没有其他选择。”
这话总结得好。
我竖起了大拇指。
不管企业还是人,其实都一样。我不知道改变世界和改变自己哪一个更难,但在我看来,只有自己不断主动求变,世界才会随之改变。