评估当前的工作实践

你可能认为自己了解自己是如何工作的。也许你觉得自己对这一切太了解了，在这一点上你毫不掩饰。但不要被误导，觉得仔细考虑自己的工作方式就是浪费时间。从传统意义上讲，要想改进任何事情，都需要认清它现在的状态。这样做可以提供一个衡量标准，用来判断我们取得多大的进步。此外，这种分析可以提供有价值的信息，说明在哪里可以进行最大的改进，使得改进更加成功。时间管理当然也是这样，而且更是如此，因为在时间管理这一领域往往会产生错觉。如果我说开会花了太多时间，你可能会非常赞同。但做不必要的文书工作浪不浪费时间？社交活动是不是太多了？你是不是万事一团乱麻？当被问起这些问题，我们可能就有防备之心了，这可以理解。毫无疑问，从根本上讲，你的效率还是蛮高的，但也并非没有提高的余地。事实上，如果真有可能提高的话，大多数人都会更加珍惜时间，有更多的时间来完成任务，承担更多的责任。对大多数人而言，事实就是如此。

除了浮皮潦草地做些表面上的改变，你还需要了解一下自己的工作实践和压力，以及当下的时间都花在了哪里。复杂的工作会涉及许多活动。

时间去向何方

你可以通过两种方式思考这一问题。一是估算，如果有必要，瞎猜一下也无妨。你可以在饼图上以百分比的形式进行估算，这非常容易（见图2-1）。左边的饼图简单地将被动时间（比如现场销售咨询的时间）与其他任务所需的“可规划时间”分开，被占用被动时间是无法避免的。右边的图表示如何衡量具体任务（根据你的工作类别，事无巨细地列出各种事情）。

二是使用时间日志（见表2-1）来了解更准确的情况——通过文字来记录你一天中做过的事情，至少持续一周，如果可以的话，时间再长些（做记录这种琐事只需几秒钟，但必须一丝不苟地完成）。

表2-1　个人时间绩效日志（例）

很少有人在做记录时不感到惊讶，而更令人惊讶的可能是，在某些领域花费的时间比想象的要多得多，或者某些事情花费的时间没你想象的那么多，但主要是前者。因此，人们通常会想到在有些领域明显需要反思。

在本次反思的第二阶段，你可以再次使用简单的饼图，列出你理想的时间分配比，这可能会很有用。这样一来，你的脑海中就会清晰地呈现出正在努力实现的目标。在继续读下去之前，你有必要建立这样一个大局。

所有这些都会给你一些目标，并在采取行动时逐步告诉你，该行动是否会产生积极影响。你如果在查看这些信息的同时查看所有其他的审查要点，那么可以更清楚地看到你是否能够采取行动来改进一些事情，以及这些要点是否涉及对你至关重要的方面。请记住这些，然后我们开始研究一个时间管理的基本原则，也许是最重要的原则。