第二单元 日常事务处理篇

项目一 办公环境的优化与维护

熟悉布局办公室的六大原则；熟悉办公环境维护的基本知识；及时排除办公环境的隐患。

任务1 合理布局办公室

北海芳萌酒业有限公司新置办公室坐落于北部湾新新力广场，该酒业公司决定重新布局办公室，总经理要求秘书顾晓娟为公司接待办公室做出合理布局。

秘书顾晓娟接到任务后，立即梳理工作思路：

（1）进一步领悟领导意图，弄清合理布局接待办公室的目的。

（2）综合办公楼的周边环境信息。

（3）对接待办公室做出布局安排。

（4）提交领导审查。

（5）根据领导意见调整。

1．明确布局接待办公室的合理化目标。

接待办公室是公司对外业务的“窗口”，是公司对外交际的“宣传窗”，是业务洽谈、业务往来的主要场所之一，其布局是否合理、舒适和谐，设置是否高雅、美观大方，将对业务开展产生不可忽视的影响。

总体布局效果追求：简约而不简单。

2．布局接待办公室的必备品设置。

一套柔软舒适的暖色调的真皮沙发配以暖色地毯营造出舒适、轻松的氛围，让宾客在亲切、愉悦的气氛中洽谈。一个大型酒品展示柜的旁边紧挨墙的地方放置一个矮柜，上面放置饮水机，小柜里放一些纸杯、咖啡、茶叶、饮料及方糖之类的物品。

安置空调、冰柜、衣帽架、书报架等满足宾客的各种需求。

3．布局接待办公室的美化设置。

（1）整洁是美化基础。

地面每天一小扫，每周一大扫；沙发、茶几天天擦拭，定期用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘；门窗、展示柜、墙面、挂画、摆设等应时常擦拭，每天要打开窗户通风；在宾客离开后应立即清理现场，喝水用过的杯子要及时清理，保证下一批宾客见到的依然是整洁的环境。

（2）协调是美化要求。

室内光线明亮。接待办公室窗户应设计宽大，以使室内光线充足；宜选择颜色柔和，与真皮沙发、地毯色调协调的窗帘，样式大方、耐看；暖色光亮的灯具更显暖意融融。

色彩搭配协调。暖色调的真皮沙发配以暖色地毯，可营造一种温馨的氛围；棕色展示柜更易于凸显公司的酒品，呈现自然柔和的搭配。这样的环境可以使人心情愉快，从而增强思维能力，提高会谈效率。

在室内摆放一棵高大的绿色常春藤，释放氧气，有效消除室内有害物质，清洁空气，点缀、美化环境，营造清新、惬意的氛围，给室内环境带来勃勃生机。

（3）高雅是美化追求。

接待办公室的装饰与本公司的性质及企业文化相适应，讲究格调高雅，体现公司的审美品格。酒作为一种特殊的文化载体，在人与人之间的交往中占有独特的地位，因此在室内墙壁上悬挂一幅酒文化的装饰画，展示柜上则摆放公司生产的酒品、专利证书、企业标志物、装饰性工艺品等，以体现企业形象和烘托室内气氛，提升企业文化品位，以简约优雅、格调高雅、协调舒适的环境接待宾客。

办公室布局需要考虑的因素很多：科学、健康、人文、艺术……无论在布局时倾向于何种因素，都应以创造一个舒适、安全、和谐的工作环境为基点，以便最大限度地提高工作效率。

一、办公室布局的六大原则

不同企业、不同部门的办公室都有其各自不同的布局结构、物品配置及环境设置，但在进行办公室布局时都应遵循以下六大原则。

1．交流便捷原则

办公室人员信息的交流既包括各种书面文件、电子信息的交流，也包括人与人之间面对面的信息传递和交流。交流可以互通有无、相互借鉴并进行头脑风暴，进而达成共识。通过人与人之间思想、信息的交流，使上下级之间、同事之间形成一种合力。办公室作为一个集体工作的场所，必须保证工作人员之间能够便捷地进行充分交流，这样才能实现信息及时有效的传递及达到高效工作的效果。

2．简约实用原则

简约不等于简单，它是深思熟虑的创新思路的延展，不是简单的“堆砌”和平淡的“摆放”。办公室布局的简约一定要从务实出发，符合企业实际，更多考虑的是人性化，如注重生活品位、注重健康时尚、注重合理配置等，于细节之处见品质。

3．整洁美化原则

环境对人的心理影响不容忽视，因此办公室空间的布局不仅要考虑理性化的实用功能，而且应注重人对审美、情感方面的布局要求，于细致之处融入环保观念。办公设备的恰当摆放、地毯及现代化装饰品的摆设、花卉植物的适当点缀，会令人产生一种舒适的感觉，陶冶人的情操。当整洁舒适的工作环境充分满足企业员工与客户的心理需求时，带来的将是更高的工作效率和交流热情。

4．统一和谐原则

现代办公室人手一台电脑，有些大型企业办公室还设有内部网络系统，因此电源、开关、插座应讲究整体性和实用性。同室员工电脑型号统一，办公用品型号统一，办公桌、资料柜等型号统一，尽量靠墙放置或背对背放置并摆放整齐。办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，同室员工应朝向同一方向办公，不可面面相对，以免相互干扰。办公室内设备的空间分布、装饰品的造型、室内的光线、空间的大小、绿色植物的装点等要与工作特点、工作性质相协调。办公人员在布局合理的办公场所中工作，更容易全身心投入，人与人之间易产生信任感，促进人际关系和谐。

5．独具品味原则

办公室是企业文化的物质载体，企业的实力与企业文化在固定的空间内应展现得淋漓尽致。企业办公室布局体现企业的实力与其独特的文化。企业合理的办公室布局是企业的第一张名片，会令谋面者的心灵产生一种冲击感，是一种完整的风格表现。而这种完整的风格又细化为整体核心元素和各个办公室的细部展现。只有充分了解企业类型和企业文化，才能合理布局具有企业风格与特征的办公空间，使其更符合行业特点，更具个性与生命力。

6．保护机密原则

处于企业决策层的主要领导，由于他们的决策效果、管理水平对企业的生存发展有着至关重要的影响，一般布局安排为一人一间单独的办公室，有不少企业都将高层领导的办公室安排在办公大楼的最高层或同一平面结构的最深处，办公室布局相对封闭，一是为其创造一个安静的日常办公环境，二是其办公环境在保守企业机密方面也有着特殊的要求。

二、办公室布局的主要风格类型

1．稳重尊贵型

这种风格的布局源于中国家居的古典布局，强调的是气度的高贵和尊威，让客户和合作者建立信心。从布局特点上来看，室内布局方方正正，造型上比较保守，选材考究，色调一般选择深棕色。

2．现代简约型

这种风格的布局造型流畅，轻装修重装饰，强调实用性。通过对线条与色彩的结合运用，用植物装点各个角落，以光和影的运用制造变化，形成对心灵的冲击效果，从而使办公室空间真正实现互动、互通与共享。

3．艺术创意型

这种风格的布局强调的是原创，不拘一格，设计元素多元化，明暗度对比强烈，创新的氛围很浓。常运用视觉设计取得整体风格的协调一致。

三、办公室布局的基本方法

（1）了解办公室人员工作的性质与内容，合理配置办公用品。

（2）办公空间需要量身定做，合理布置办公室工作人员的座位。

（3）在安全的基础上更应关注员工对和谐的办公室艺术的感受。

任务2 营造健康、安全的办公环境

北海芳萌酒业有限公司新建办公室位于北部湾新新力广场，总经理将营造健康、安全的办公环境的任务交给了秘书顾晓娟。

秘书顾晓娟接到任务后，立即梳理工作思路：

（1）进一步领悟领导意图，弄清营造健康、安全的办公环境的目的。

（2）综合办公楼的周边环境信息。

（3）拟写营造健康、安全的办公环境方案。

（4）提交领导审查。

（5）根据领导意见调整。

北海芳萌酒业有限公司营造健康、安全的办公环境活动方案

一、活动目的

健康、安全的办公环境是全体员工全力以赴投入工作，传承“爱岗敬业、创新进取”的企业精神，进一步增强集团凝聚力的保障。为了使公司的办公环境更符合质量、环境和职业健康安全的“三标一体”规范标准，营造和谐的办公氛围，公司将通过开展一系列活动营造健康、安全的办公环境，有效推进企业健康、安全地经营发展。

二、活动时间

2014年3月8日～12月27日。

三、组织领导机构

成立营造健康、安全的办公环境活动领导小组。

组长：总经理。

副组长：副总经理。

组员：总经理、副总经理、各部门负责人。

四、活动内容

（1）树立健康、安全理念。

（2）完善健康、安全制度。

（3）征集健康、安全措施。

（4）养成健康、安全行为。

五、活动形式

（1）开展“公司卫生日”、“健康安全月”活动。

（2）召开座谈会交流健康、安全小知识。

（3）开展健康、安全知识竞赛。

（4）开展“争创安康环境，共享和谐家园”评比活动，创建健康、安全办公室。

六、活动步骤

（一）宣传、动员（3月8日～3月18日）

（1）组织召开公司相关负责人协调会，明确任务，统一思想。

（2）组织召开公司全体员工动员大会，向公司全体员工发出《营造健康、安全的办公环境倡议书》。

（3）开展宣传活动。利用各种宣传工具全方位、多层次地进行宣传发动，努力营造浓厚的活动氛围。

（二）活动实施（3月19日～11月30日）

（1）按ISO9001标准建立质量管理体系，以部门为单位组织员工学习讨论员工管理的规章制度，认真关注《北海芳萌酒业有限公司员工健康安全手册》中的相关规定，对其中的内容做到人人知晓，将制度建设贯穿整个活动始终。

（2）在形式多样、内容丰富的活动中融入健康安全理念。

（3）通过全员参与活动增强员工对日常开展健康安全管理的理解支持。

（三）活动总结（12月1日～12月27日）

（1）召开“营造健康、安全的办公环境”活动总结大会，交流经验，总结教训。进一步建立健全各项规章制度，建立健康、安全的办公环境，建设长效机制，为公司未来的发展奠定基础。

（2）表彰“营造健康、安全的办公环境”活动中表现突出的集体及个人，颁发荣誉证书。

一、营造健康、安全的办公环境的主要途径

1．清洁通风

坚持每天一小扫，每周一大扫。除了做到勤擦拭、勤清理之外，还应做到勤通风。通风换气是营造健康、安全的办公环境最经济的途径。

2．绿化办公环境

现代办公室里污染严重，甲醛、苯、甲苯、二甲苯超标的情况很多。这些污染来源于室内装修、办公设备和办公用品的使用等环节。有针对性地在室内放置一些绿色植物，如发财树、虎尾兰、常春藤、芦荟、吊兰等，能够吸附空气中不利于人体健康的有害物质，调整和改善室内环境。

3．减少噪声

噪声是一种污染，办公室噪声正日益成为办公室人员健康的新威胁，越来越多的办公室内的声音量值超过了国家规定的40分贝噪声标准。

减少噪声的主要措施有以下几条：

（1）电器设备尽量分开摆放。

（2）尽量避免各种电器设备同时使用。

（3）定期检查用电装置，及时排除设备故障。

（4）养花草可消除部分噪声。

（5）采用地毯、织物、吸（隔）音棉等减弱振动摩擦噪声的影响。

4．改善照明

灯光污染是现代办公环境的一个重要污染源。在办公环境中，成块的玻璃墙、釉面的墙砖、油光锃亮的大理石地板、多彩的涂料装饰，反射的光线大多明晃晃、白亮亮，夺目耀眼。在这种环境下长时间工作的人，视网膜都会受到程度不一的损害。

企业为保护员工视力不受伤害，避免其工作时眼睛过度疲劳，应尽量少在墙上装镜子、玻璃等饰品；选择光反射系数低的涂料，墙面以米黄、浅蓝等浅色为主；避免使用经过抛光的地板砖；室内起主要照明作用的大灯最好选择冷色调，而卫生间、阳台宜采用暖色光源，辅助光源如壁灯、台灯等也应选择暖色调的灯光。

5．确保文件安全

及时更新杀毒软件，安装防火墙，定期对硬盘进行杀毒；定期备份电脑硬盘，避免因电脑病毒、硬盘损坏等原因丢失大量的重要文件。备份盘应存放在防火保险柜中或置于安全处，以确保文件资料的安全。

6．配备急救箱

市面上销售的急救箱一般是按照红十字急救箱配置药品，而办公室急救箱还应根据员工的年龄、健康等实况及季节的变换来配备。如春季多备些抗过敏药，夏季多备些防中暑及蚊虫叮咬的药品，秋季多备些止泻药，冬季多备些防治感冒、哮喘的药品等。药箱中还应该有一些常用的小器械，如血压计、体温计等。

7．健全安全制度

（1）对企业全体员工进行安全教育，增强安全防范意识。

（2）严格遵守防火制度。要按规定配备消火栓、灭火器，并经常对防火器械进行检查更换。

（3）办公室内设备要进行经常性检查，防止设备、电缆电线老化，造成自燃或漏电。

（4）企业档案及软件源程序设专人保管，以防丢失或泄密。

（5）对于突发事件，要及时拨打110、119、120紧急救援电话进行应急处理。

二、识别办公环境的隐患

1．办公室内的主要空气污染源

（1）建筑装饰材料造成的污染，如甲醛、苯、氨、氡等有毒有害物质及放射源。

（2）办公环境中使用的杀虫剂、清洁剂、涂改液等造成的污染，如一氧化碳、二氯甲烷等。

（3）办公环境中使用的空调系统因缺乏维修与清理而造成的污染，如致使室内悬浮物增多，传染感冒病菌等。

（4）现代办公设备造成的污染，如臭氧、粉尘等。

2．避开办公室电磁辐射

尽量避开电磁辐射。电脑主机的侧面和背面辐射最严重，如果座位被电脑包围，建议除了在办公桌上放几盆水养植物外，还有必要贴防辐射贴；在打印或复印文件时，与打印机、复印机保持一米以上的距离等。

3．及时清除键盘上的细菌

拆开键盘，你会发现隐藏其中的污垢：灰尘、头发、纤维……除了这些肉眼可见的脏物之外，更不可忽视的是键盘表面还覆盖着无数我们肉眼看不到的细菌。建议使用键盘薄膜塑料套，定期用清洁剂清洗并用消毒液进行消毒。

4．有效预防办公室职业病

（1）颈部、背部、腰部、腿部疼痛。

选择靠背可调整的、可均匀分配压力的、椅子腿呈星状的办公椅。脚踩到地面上，调整你的椅子的位置——肘部与办公桌上部呈适宜的角度，坐在椅子座位至少2/3的位置，背部和肩膀要挺直，挨着椅子靠背。

（2）眼睛疲劳、头晕目眩。

要确保显示器到你眼睛的距离为13～33英寸。电脑屏幕中心距离你目光水平方向4～6英寸。字体应为12号或者更大，电脑屏幕应保持干净。

5．物品放置的安全

（1）办公室内有各种储藏需要，必须有妥当的设计安排才不会危及员工安全。如顶格抽屉放较轻的材料，较重的材料则装在底部的抽屉，这能够防止橱柜因头重脚轻而倒下。

（2）注意防潮、防霉。

● 训练目标

能够为一个企事业单位、部门布局办公室。

● 知识要求

熟悉布局办公室的六大原则。

● 任务描述

一家企业在新办公楼需要布局一个大型会议室，领导要求秘书为它做出合理布局。

● 训练要求

熟悉布局办公室的六大原则，布局安排好办公室。

● 操作提示

（1）以小组为单位进行，实训的准备工作需要4～6课时（课外完成），模拟布局安排好办公室需要3课时。

（2）做好模拟布局安排好办公室的前期准备工作非常重要，所以一定要定好小组负责人，并协商合理分配好任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前复习布局办公室的六大原则，充分落实领导的思路和要求，通过分工合作完成任务。

（4）在这项训练中，你最好利用课余时间参加一个真实的布局办公室活动，注意观察活动的程序并总结其得失，为本次实践活动提供借鉴。