- 三级精神病医院内部审核操作手册
- 栗克清 李佳勋 孙秀丽主编
- 2521字
- 2021-04-16 12:56:27
三、管理体系内部审核
(一)管理体系内部审核的范围
管理体系内部审核，与审核、内部审核、管理体系审核之间，是属种关系，它继承了审核、内部审核的所有特征。审核范围，是审核的内容和界限。审核范围通常包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。
管理体系审核范围，是指在内部审核的规定时期内，组织所确定的、应进行管理体系内部审核的部门、场所、过程和产品活动的界限、内容。包括:
1.组织单元
指组织管理体系范围内覆盖的各级、各层部门与岗位。
2.实际位置
各级、各层部门与岗位的工作、管理场所。
3.活动
指组织的各类管理体系活动、产品(服务)活动。
4.过程
指组织的各类技术、工作、管理事项的实现过程、支持性过程。
5.时期
管理体系审核方案、审核计划所覆盖、规定的时期、时间。
管理体系内部审核范围，是依据组织的管理要求、发展规划、工作重点，以及管理体系运作中的实际问题来策划和决定的，没有固定的内容和界限;同时，每次管理体系内部审核，都不是必须覆盖管理体系的全部范围，可以结合实际有重点、有选择地审核。但在适当周期内，有必要对管理体系的全部范围进行有效的审核，以掌握组织管理体系的整体运作情况。
(二)管理体系内部审核的目的
管理体系内部审核的目的，主要是评价管理体系运行状况满足组织个性化要求的有效性，以推进管理体系创新、提升核心竞争力，实现组织的可持续发展目标。
1.评价文件化管理体系的适宜性、充分性、有效性和效率
(1)适宜性:
评价管理体系构建质量与文件化质量，是否与组织的理念、决策、运行环境、操作条件、发展要求、人员能力等情况相适应。
(2)充分性:
评价管理体系构建质量与文件化的范围，是否覆盖了组织系统的所有功能性要素、结构性要素;评价技术标准、工作标准、管理标准分布的完整性，相关责权与要求的明确程度。
(3)有效性:
评价文件化管理体系构建与实施，在实现组织策划的要求、标准的要求、组织所确定的管理体系要求的程度，满足顾客要求、法律法规要求、组织自身要求的能力。
(4)效率:
评价组织管理体系的各个过程(产品实现过程、支持性过程)的相互作用和优化程度，评价各个过程的投入产出的比值。
2.评价文件化管理体系中某些质量管理技术、方法、要求的应用程度
评价信息技术、统计技术等质量管理专项技术在体系中的应用程度。内部审核需考虑是否有效和高效地使用了统计技术、信息技术的应用、质量成本数据的分析等内容。
3.评价文件化管理体系对组织管理理念和组织文化的体现程度
评价组织管理理念、组织文化适应社会发展趋势，组织管理需求的程度，评价准确把握机会、持续改进，满足组织可持续发展要求的能力。
4.评价组织自我发现、自我改进、自我完善的监控、改进机制的完善程度
评价组织文件化管理体系“三级监控”(一级监控:绩效测量与监视;二级监控:内部审核;三级监控:管理评审)、“四种评价”实施与管理状况;评价组织业绩测量的充分性和准确性，对组织决策、过程和产品性能的结果和期望，以及改进过程的保障能力。
5.评价组织的关键部门对重点工作的实现程度
这一点可以作为专项目的，对管理体系整体范围或部分重点范围来组织内审。
6.评价组织与相关方的关系，对外部评价的准备程度
相关方，是与组织业绩或成就有利益关系的个人或团体。供方及合作关系、顾客忠诚、市场的合格准入机制是组织的资源。这些方面的发展性建设，体现着组织管理体系的业绩，也是内部审核的主要评价对象。
(三)管理体系内部审核的功能
管理体系内部审核的焦点在于推进组织的可持续发展，并不仅仅局限于组织自我合格声明的基础。如医院通过内部审核，促进医院按照评审标准和法律法规要求，开展自身创建、自查自纠，实现不断自我完善和自我提高的目的。
因此，管理体系内部审核的功能应该是“以评促建、评建结合”。将组织的所有部门、所有过程纳入“PDCA”循环的持续改进之中，纳入内部审核的范围，以满足顾客需求的不断增长，适应新的市场环境、管理技术、信息技术对组织发展的要求。
(四)管理体系内部审核的性质
管理体系内部审核的本质属性是推进组织管理的增值性审核。增值性审核体现在两方面:一方面，在审核活动中，与受审核方充分有效沟通，收集证据，获得信息，从而识别出改进的机会，使其管理体系更加有效，并助于其经营绩效;另一方面，为受审核方或审核委托方提供具有普遍认可价值的认证证书，以及具有实际价值意义的审核报告。在GB/T19000-2008/ISO9000:2005《质量管理体系基础和术语》中，对文件的价值也明确了文件的编制过程应是一个增值的过程。然而，由于组织的体系成熟度、相应的文化、体系的可靠性、所在行业风险度等不同，则导致对增值审核的差异化。对于良好型组织来说，组织已经将体系作为一种管理工具，融入到组织的日常管理之中，改进成为其正常的体系活动之一。可以说，具有发展性、增值性的内部审核，是促进组织生存与发展的重要途径和科学方法。
(五)管理体系内部审核的频次
内部审核的频次，是指在规定时间段内，进行内部审核的次数多少。管理体系内部审核的频次，因内审的类别、目的等不同而有所差异。
1.管理体系建立阶段的内审频次
组织管理体系建立之初，在体系文件颁布之后，应进行不少于3次内审。三次内审的重点、方法和要求有所不同。
(1)第一次内审:
由于组织管理体系刚刚建立，对于内审员和受审核人员来说，是一次现场实训，在指导老师的指导下，熟悉内审程序，掌握内审要领，练习审核的方法与技术。
(2)第二次内审:
是组织深入推进管理体系有效运行而进行的独立审核。由审核的组织部门策划，内审员运用学习到的审核方法与技术进行审核。
(3)第三次内审:
又被称为“模拟审核”，是由咨询师进行的“符合性审核”，以验证管理体系的构建与运行状况是否具备外部审核的条件。
2.管理体系保持阶段的内审频次
组织管理体系保持阶段，每年至少进行1～2次内部审核。具体来讲，进行全面审核还是进行重点审核，要视情况而定。须注意的是，在一个审核方案中，应至少安排一次全面内审。
(1)需要宏观评价组织整体工作业绩和管理体系运行效果时，进行全面内审。
(2)为迎接外部审核，验证迎接评审的准备状态时，可进行全面内审或选择重点内审。
(3)当验证组织某种决策，检验重点工作的实施效果时，选择重点进行内审。
(4)为促进某方面的整改，验证其改进效果时，选择重点进行内审。