02　一份文件能否“发挥作用”？

我想唐突地问一句，“你是否点过披萨外卖？”

以前，我遇到过这样的事情。

一次，我和4个同事借用会议室开学习会。学习会出乎预料地进入忘我状态，等我们回过神来，已经是下午两点。虽然大家都很饿，但大家几乎都没有停下来的意思。

恰好房间里有披萨的外卖菜单，于是我们打算叫披萨外卖。

点餐之前，大家一起盯着菜单。菜单列在一页A4纸的正反面上。

但是，很难决定点什么。4个人吃到底需要点多大的？点几张？味道该怎么组合？披萨饼馅选什么……要考虑的因素实在太多了，最终光点餐就花了很长时间。

更无奈的是，披萨店接电话的店员手边没有跟我们一样的菜单，所以，做了艰难的口头说明以后，对方也没太理解我们的意思。

本来是想尽快填饱肚子，才点了披萨外卖，可没想到竟会事与愿违。

试问，人们在什么情况下才会点披萨外卖呢？

情况有很多种，比如，没时间出去吃或者没时间自己做饭，等等。无论如何，我相信大多数人都是出于“节约时间”这个目的。

对这些人来说，方便点餐的菜单才是最有效的菜单，不花时间就能快速决定订什么最为重要。

很遗憾，我们那份菜单做不到这一点。虽然所有菜品都整理到了一页纸的正反面，但是一眼看上去，根本没办法把握内容。因此，这张纸没起到关键性作用。

再者，接受订单的一方也没有使用和顾客同样的菜单，这也妨碍了一页纸有效地发挥作用。

把“单纯的纸片”变成“发挥作用的一页纸”的方法

把工作有关的信息总结到一页纸上后，如果这张纸发挥不了作用的话，即使总结得再好看，也不过是一张单纯的纸片。

就拿企划书来说，只有总结了能获得上司、公司员工、老板等认可的内容，才能体现出这份企划书的价值。

如果做销售报告的话，必须让没去现场的上司了解销售内容。

如果是会议记录的话，一方面要让没出席会议的人看了以后能了解到会议的内容，另一方面还要方便出席会议的人日后回顾会议的要点。

任何文件都需要发挥必要的作用。

不可能通过的企划书，无论写多少张都没有任何意义。无法把握销售内容的销售报告、没提炼出会议重点的会议记录也没有任何价值。

那么，如何才能把一页纸变成可以充分发挥作用的一页纸呢？

此时，前面讲到的“丰田一页纸”的三大特征就要派上用场了。

首先，我们先留意下制作的文件中，有没有涵盖下面三个特征：

（1）整体一目了然（一览性）

（2）有框架（表格）

（3）每个框架里都有标题（主题）

有时候，需要这几个特征同时具备，有时候采用一部分即可，即使文件只有一页纸，也能成为可以派上用场的“一页纸”。