06　活用“一页纸”，开会不再浪费时间

下面，我为大家举一个例子，说明一下丰田公司使用的“一页纸”文件是如何在实际中发挥作用的。

首先，我们来看一下会议文件。

我注意到丰田公司开会时用的文件主要有两大作用：减少会议浪费、使会议顺利进行。

丰田公司开会的时候，负责主持会议的人一定会提前准备好会议用的文件。

开会前，将会议的目的、现状、课题等内容总结在一页纸上，提前分发到每个参加会议的员工手边。所以，丰田公司绝不会出现全员空手参加会议的情况。

这份文件上几乎必然会出现“丰田一页纸”的一个特征，那就是“框架”。

会上要说的内容会事先按照主题整理到纸上，但是为了增加视觉“可见度”，会用框架把内容框起来。这样，这份文件里整理的几项内容以及今天要说的话题都能一目了然。

人看到“空白框架”时，会产生填空的欲望

为了方便大家记录会议得出的结论，有时还会特意准备“空白框架”。

例如，会议的目的是讨论出对策，那么便会事先在“对策”这个主题下留出一个空白框架。框架里什么都不写。

通过这种方式，让出席会议的人看到这份文件后，自然而然地注意到这个空白框架。即，让与会者的意识集中在“对策”上。

这样的框架除了在版面上给人一目了然的感觉之外，还有其他作用。

或许你也听过“梦想和愿望写在纸上比较容易实现”的说法。但是，即使知道这句话，也很少有人会真的写到纸上。

在日本，七夕的时候有把愿望写到长条纸上的习惯，神社里还有绘马（供人们写下愿望的小型匾额）等形式让人们留下心愿。几乎每个日本人都有写长条纸或绘马的经历。

即使有人要求你在什么都没有的地方“写一写心愿”，相信你也不会写。但是给你一个长条纸或绘马的话，反而会有写写看的欲望。

“框架”与“主题”让内容一目了然

人在看到框架的时候，会把意识集中在这个框架，并产生在框架中填入东西的心理。因为人会无意识地把视线对准框架，即被框架包围起来的四方形中心，因此意识会更加集中。

绘马或长条纸在某种意义上也是一种空白框架。所以，人会下意识地想把框架填满。

做好的“一页纸”就是一份会议记录

越是会工作的丰田公司员工，越擅长在会议文件中活用框架的特性，无论是否出于刻意。

在会议文件中设置框架的话，参加会议的人能够注意到每个框架上面记载的主题。

必要之时，还会准备空白框架。由于人会产生在框架中填东西的心理，所以讨论的方向也会很自然地按照“填入空白的内容＝符合会议目的的内容”这一方向总结下去。

这样，会议就不会轻易脱离主题，即使出现脱线的状况，也会因为框架的存在而迅速得到修正，重新朝会议原本的目的进行。

由此可见，框架在提升几种能力方面具有超乎想象的力量。

我曾经担任过会议的主持，有时候也会根据需要准备有空白框架的文件。

会议开始的时候，我会明确告诉大家：“今天的会议想占用大家一点时间，填充一下这个框架。请多多关照。”这样，会议进展得会更加顺利。

而且，如果需要写会议记录的时候，也可以活用这个空白框架。

讨论的同时，觉得“这里是会议的重点”的话，可以及时记录到框架里。

这样，做好的“一页纸”文件就是一份会议记录。不必特意在会后重新整理一份文件，无形中节省了很多时间。

预先准备有空白框架的“一页纸”文件，不但不会拖延很久以致浪费时间，而且会议结束的同时，也完成了会议记录，起到了一石二鸟的效果。

在会议文件中加入空白框架。

仅此一点，就能让手边的文件变成“发挥作用的一页纸”。

希望你下次参加会议的时候，也能尝试一下这个方法。