2.8　制定项目退出标准

项目启动之后，组织和所有的相关方都希望项目能够顺利执行下去，最终成功交付。但是项目过程中可能出现一些问题，导致项目进展受阻，此时，PMO 不仅要致力于挽救问题项目，而且要建立一套项目退出机制，在发现项目挽救无望时，考虑终止项目。不论是从利益角度还是从情感角度，相关方都不希望终止项目。

·项目团队不希望自己投入心血的工作半途而废，更担心人们把项目终止的原因与团队的能力和绩效挂钩。

·市场和销售部门不希望终止项目，他们担心人们把项目终止的原因归咎于市场预测不准确。

·项目实施组织不希望终止项目，因为可能面临项目客户提出违约索赔，同时声誉受影响。

·组织的决策者包括PMO 也不会主动去终止项目，因为如果任由项目失败，则项目团队通常是首要责任人，如果PMO 终止了项目，则人们可能对PMO 的决策产生怀疑。

·项目发起人更不希望终止项目，终止项目很可能意味着当初的项目构思和选择存在错误。

正是由于这种情形的存在，导致很多组织中并没有项目的退出机制，不论这个项目的绩效多么糟糕、成功多么无望。

示例

有一个公司在启动一个项目后发现，当初技术可行性评估存在严重缺陷，期初所选的技术平台根本无法满足项目需求，而平台提供商最新的承诺是，可以在6个月后发布平台新版本。同时，还发现在确定项目预算时，对成本的估算也存在严重失误，导致总工时的估算比同类项目少估了1/3，也就是在项目启动1个月后，项目经理和团队就发现技术不可行，进度会延误；合同中定义了明确的上线时间和违约罚款；成本超支，项目没有利润，就会产生巨大的亏损。即使面对这样一个项目，组织中也没有任何人提议终止，项目团队每天做一些力所能及的工作，时间一天一天地拖着。直到快到项目交付时，客户提出演示汇报，项目团队如实相告，项目还没有演示版本，项目不可能按时上线。客户大怒，投诉给公司高层，公司采取的措施是更换项目经理，给客户做解释，重建客户信心。于是，项目继续往前走，6个月之后，平台提供商发布了新的版本，但是仍旧有一半的功能没有包含在其中，客户再次生气，再次更换项目经理，给客户解释……这种项目的存在没有给任何相关方带来好处，不论是客户、组织、项目团队、项目经理、项目发起人还是项目销售，都没有从项目中受益，反而饱受其害，但是没有人能够在第一时间站出来提议终止项目。

为了避免类似情形的出现，PMO 需要在制度上建立项目退出机制，并设置退出标准。在项目治理过程中，一旦发现项目触碰了退出标准，就应该启动项目终止商议程序，召集相关方和项目治理主体进行集体商议和决策，不管是建议继续还是终止，参与决策的人员都需要书面记录详细理由并签字。

另一种项目退出的情形与项目本身无关，而与组织的战略有关。比如，某公司在一年前的战略是扩大业务，只要有业务就接。通过一年的时间，业务规模达到了预计要求。一年之后，组织调整战略，决定对业务进行调整，保留和扩大效益好的业务项目，关闭效益不好的项目。此时，PMO 就需要根据新的战略要求，建立一个项目淘汰标准，对现有项目逐个进行评估，然后决定去留。对于新申请的项目，则需要根据新战略，调整原有的项目准入标准。

通常来说，项目退出标准可能包含以下因素，但是根据组织或项目的不同，PMO 应该进一步补充或细化。

·当项目不再符合组织战略时，要启动退出商议程序。这种不符合发生的理由可能是，组织战略发生了变化，使得本来符合战略的项目不再符合。也可能是项目实质在执行过程中主动实施了变更或被动发生了变形，导致项目与战略不再符合。·在项目启动时，项目团队发现项目章程中要求的工期或客户合同签订的工期根本不可能实现时，项目团队要把情况报告给PMO，PMO 审查之后也要启动退出商议程序。比如，在某个公司，销售人员为了赢得订单，在未获得项目实施部门确认的情况下，擅自与客户签署了一份3周交货的合同，而公司实际的交货周期为9周。遇到这种情况，PMO 也需要启动退出商议程序。

·在项目实施过程中，工期发生重大延误，导致产品不能按照预定时间推向市场，对手产品已经提前上市，市场需求发生了显著变化，使本项目遗失了关键的创收时机，此时，也要启动退出商议程序。

·当项目团队发现实际成本超出预期，且幅度已经达到了公司设置的临界值，导致项目预期收益不可能实现，甚至公司为此要承担巨额亏损时，就需要启动退出商议程序。

·当项目遇到重大技术问题，导致项目产品在很大程度上无法按照预期完成时，也应当启动退出商议程序。

·当发现客户方存在重大问题，如资金问题、法律问题等时，PMO 需要启动退出商议程序。

以上列举了一些常见的项目退出机制中设置的相关标准。需要注意的是，达到这些标准，需启动退出商议程序，而不是PMO 直接下令终止项目。在退出商议的过程中，需要各相关方代表参与，就当前情况、完工尚需成本和时间、项目结果预期、退出成本、退出风险等进行全面综合的评估，并一致达成退出决策之后，PMO 才能发布正式终止项目的通知，并且需要对退出过程进行严密监控，确保项目退出所需的各项工作得以妥善完成。

通过建立项目退出机制，PMO 可以及时终止那些不再具有价值的项目，把从这些项目撤出的资源，投入更有价值的项目中，从而确保组织战略的实现。