LESSON 1.2　设置字体、段落格式——编辑新员工培训演示文稿

新员工培训演示文稿也是文字比较多的演示文稿，其中会对公司概况、公司产品情况、员工的岗位职责、注意事项等进行文字描述。

素材文件：光盘\素材\第1章\新员工培训.pptx

效果文件：光盘\效果\第1章\新员工培训.pptx

同步视频文件：光盘\同步视频教学\第1章\1.2设置字体、段落格式.AVI

1.2.1　设置文本字体格式

在新员工培训演示文稿中录入文本后，为了使幻灯片内容更加整洁、清晰，可以对文本的字体格式进行设置。

1　设置文本字体、字号

对录入的文本字体、字号进行设置是最基本的操作，通常使用“字体”组中的功能来实现，也可以使用浮动工具栏快速设置。

1　选择标题文本

1　打开“新员工培训”素材文件，2　选择标题幻灯片中的标题文本，3　然后单击“字体”列表框右侧的下拉按钮。

2　为文本选择字体

4　在弹出的下拉列表中通过向下拖动右侧的滑块筛选字体，5　然后选择一种合适的标题字体。

3　为文本选择字号

保持文本的选择状态，6　单击“字号”列表框即可选择其中的字号。

4　直接输入字号

7　直接输入合适的字号，8　按【Enter】键进行确认即可改变字体大小。

5　通过浮动工具栏设置字体、字号

9　选择副标题文本，10　在出现的浮动工具栏中为其设置合适的字体和11　字号。用上述方法为其他幻灯片中的文本设置合适的字体、字号。

TIP　使用快捷键快速设置字号

选择文本，按【Ctrl+Shift+>】组合键或者按【Ctrl+Shift+<】组合键可以快速增大和减小字号。

Search　其他设置字体、字号的方法

除了上述方法可以设置文本的字体、字号以外，还可以单击“字体”组中的“对话框启动器”按钮，打开“字体”对话框，在其中进行相关设置。

2　设置字体颜色

幻灯片中是很重视色彩搭配效果的，此处为了让幻灯片的效果更好，可以为字设置一种合适的颜色。

1　选择标题文本

1　切换到第2张幻灯片，2　选择其标题文本，3　在出现的浮动工具栏中单击“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮。

2　选择其他颜色

4　在弹出的下拉列表中选择“其他颜色”命令。

3　选择新的颜色

5　在打开的“颜色”对话框中选择一种合适的颜色，6　单击“确定”按钮即可改变选择文本的颜色。

4　设置正文文本颜色

7　选择正文文本，8　在“开始”选项卡的“字体”组中单击“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮，9　选择一种合适的颜色。

Search　自定义字体颜色

在“颜色”对话框中切换到“自定义”选项卡，还可以对字体的颜色进行自定义设置。

3　应用格式刷

一个演示文稿中有多张幻灯片，而内容幻灯片一般都有相同格式的标题或正文，为了提高工作效率，此时可以通过格式刷来复制设置好的字体格式。

1　用格式刷复制格式

1　选择第2张幻灯片中的标题文本，2　在“开始”选项卡的“剪贴板”组中双击“格式刷”按钮。

2　为新文本应用复制的格式

3　切换到第3张幻灯片中，4　选择其标题文本，进行格式的快速应用。

3　退出格式刷功能

5　依次切换到剩余的幻灯片中，6　继续为对应的标题文本应用字体格式，7　然后单击“格式刷”按钮，退出格式刷功能。

TIP　单击“格式刷”按钮的操作说明

如果需要应用格式的对象只有一个，可以单击“格式刷”按钮，启动格式刷功能，然后选择需要应用格式的对象，此时，系统将自动退出格式刷功能。

4　设置字体样式

在为文本设置了合适的字体、字号和颜色后，可以适当地为其添加一种或几种字体样式，可以在“字体”组或浮动工具栏中进行设置。

1　加粗标题文本

1　切换到标题幻灯片，2　选择标题文本，3　在“开始”选项卡的“字体”组中单击“加粗”按钮。

2　为文字添加阴影

保持标题文本的选择状态，4　在“字体”组中单击“文字阴影”按钮，为文本应用阴影效果。

3　设置文本倾斜效果

5　选择副标题文本，6　在浮动工具栏中单击“倾斜”按钮。用上述方法为其他幻灯片中的文本适当的添加字体样式。

TIP　其他字体样式的设置

在“字体”组中还可以单击对应的按钮为选择的文本添加下划线或删除线效果，但这两种字体样式在PowerPoint中应用较少。

Search　如何设置字符间距

若是字体较多且排列得比较紧密，可以在“字体”组中单击“字符间距”按钮 ，在弹出的下拉列表中进行设置，还可以在其中选择“其他间距”命令，在打开的对话框中进行自定义。

1.2.2　设置文本段落格式

在为文本设置好字体格式后，还可以为其设置合适的段落格式，让其排列更加整齐有序。

1　设置文本对齐方式

对齐方式是文本段落格式设置的最常用操作，它有左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐5种方式。

1　设置文本右对齐

1　在标题幻灯片中选择副标题文本，2　在“开始”选项卡的“段落”组中单击“文本右对齐”按钮。

TIP　其他设置文本对齐方式的方法

将文本插入点定位在某个段落的任意位置，通过单击相应的对齐按钮也可以为该段落设置对齐方式。

2　调整文本框位置

选择副标题文本框，3　按住【Shift】键水平向左调整其位置，使标题文本和副标题文本在右侧对齐。

TIP　其他调整对象位置的方法

选择对象后，通过按键盘上的方向键也可以在水平或垂直方向上调整对象位置。

Search　其他对齐文本的方式

除了本节提到的左对齐、右对齐等常用的5种文本对齐方式外，还可以在“段落”组的“文本对齐”下拉菜单中为文本设置顶端对齐、中部对齐和底端对齐3种文本对齐效果。

2　设置文本段落缩进

对于有多行文本的段落，若是不需要添加编号或项目符号，则用户可以为其设置一个段落缩进效果。

1　定位文本插入点

1　切换到第2张幻灯片，2　将文本插入点定位到正文文本中的任意位置。

2　取消项目符号

3　在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，4　选择“无”选项，取消默认的项目符号。

3　选择缩进方式

单击“段落”组中的“对话框启动器”按钮，5　在打开对话框中单击“特殊格式”下拉按钮，6　选择“首行缩进”选项。

4　调整段落缩进量

7　在激活的“度量值”数值框中输入缩进量或者单击该数值框右侧的微调按钮调整缩进量，8　单击“确定”按钮。

Search　其他设置文本缩进的方法

在“视图”选项卡的“显示”组中选中“标尺”复选框，在工作界面中显示出标尺，通过拖动标尺左上角的滑块也可以设置文本缩进效果。

3　设置段落间距

段落间距就是指各个段落之间的距离，它可以通过设置段前距离和段后距离来调整。

1　将正文文本分段

在第2张幻灯片中定位文本插入点后，1　通过按【Enter】键将正文文本分为两段，2　再按【Ctrl+A】组合键选择所有文本。

2　打开“段落”对话框

3　在“段落”组中单击“行距”按钮，4　选择“行距选项”命令。

3　设置段落间距

5　在打开的对话框中在“段前”和“段后”数值框中分别将数值设置为“12磅”和“8.5磅”，6　单击“确定”按钮。

Search　如何设置文本行间距

选择文本后，在“行距”下拉列表中直接选择选项可以对该文本进行行距的设置，也可以在“段落”对话框中的“行距”下拉列表框中选择选项进行文本行距的设置。

1.2.3　设置项目符号与编号

在分段比较多的列举性类目文本幻灯片中，可以为该文本添加合适的项目符号或者编号，让列举的类目更有条理和次序。

1　添加项目符号

项目符号是放置在每段文本之前的一个图标，它在文本比较多的时候能够起到提示新内容开始的作用。

1　选择项目符号

1　切换到第3张幻灯片，2　选择正文文本，3　在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，4　选择合适的选项。

2　打开“项目符号和编号”对话框

5　切换到第4张幻灯片，6　选择正文文本，7　在“项目符号”下拉菜单中选择“项目符号和编号”命令。

3　选择图片项目符号

8　在打开的对话框中单击“图片”按钮，9　在打开的对话框中选择一种合适的选项后10　单击“确定”按钮，在返回的对话框中单击“确定”按钮完成操作。

TIP　搜索项目符号使用的关键字

在“图片项目符号”文本框的“搜索文字”文本框中可以输入关键字后单击“搜索”按钮进行相关搜索，快速得到想要的结果。

Search　如何将电脑中保存的图片作为图片项目符号

有时候为了让项目符号更加符合幻灯片的版式效果，可以将电脑中保存的图片作为图片项目符号，其具体操作如下：

1　在“图片项目符号”对话框中单击“导入”按钮，2　在打开的对话框中选择合适的图片后3　单击“添加”按钮，4　在返回的对话框中单击“确定”按钮即可。

2　添加编号

为文本添加编号能够方便演示者演讲的同时让观众更容易理解，增强文本的条理性。

1　选择内置编号样式

1　切换到第5张幻灯片，2　选择正文文本，3　在“段落”组中单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，4　选择合适的选项。

TIP　快速取消段落编号

为文本设置好编号后，直接在“段落”组中单击“编号”按钮可以取消对编号的设置。

2　为其他幻灯片选择编号

5　切换到第6张幻灯片，6　删除正文中的空行后选择文本，7　在“编号”下拉菜单中8　选择合适的选项。

TIP　项目符号和编号不能共存于一段中

项目符号和编号只能使用一种，在设置了项目符号后若再为文本添加编号，则项目符号将被编号所替代。

3　更改项目符号或编号的外观

在为段落文本设置好项目符号或者编号后，可能对其大小和颜色不太满意，此时，可以在“项目符号和编号”对话框中对其进行调整。

1　打开“项目符号和编号”对话框

1　切换到第4张幻灯片，2　选择正文文本，3　在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，4　选择“项目符号和编号”命令。

2　调整项目符号的大小

5　在打开对话框的“大小”数值框中将图片项目符号的大小设置为“75％”，6　单击“确定”按钮。

3　打开“项目符号和编号”对话框

7　切换到第3张幻灯片，8　选择正文文本，9　在“项目符号”下拉菜单中10　选择“项目符号和编号”命令。

4　调整项目符号的颜色

11　在打开的对话框中单击“颜色”按钮，12　在弹出的下拉菜单中选择“黄色”选项，13　再单击“确定”按钮。

4　自定义项目符号

如果系统内置的项目符号不能满足需求，用户还可以对文本的项目符号进行自定义。

1　打开“符号”对话框

1　切换到第7张幻灯片，2　打开“项目符号和编号”对话框，3　在其中单击“自定义”按钮。

2　选择符号可能出现的字体

4　单击打开对话框的“字体”列表框右侧的下拉按钮，5　在弹出的下拉列表中选择“Bell MT”选项。

3　选择字符子集

6　单击“子集”列表框右侧的下拉按钮，7　选择一种合适的选项。

4　选择要使用的符号

8　在中间的列表框中选择符号后，9　单击“确定”按钮。

5　应用自定义的项目符号

10　在返回的列表框中单击“确定”按钮，确认项目符号的设置。

TIP　不是所有时候都需要选择字符子集

在“符号”对话框中选择字体后，若是已经找到满意的符号，可不用对子集进行选择。

Search　如何自定义起始编号

编号除了默认的1开始以外，还可以自定义起始编号，其具体操作如下：

打开“项目符号和编号”对话框，1　在“编号”选项卡中选择编号样式，会激活下方的“起始编号”数值框，2　此时可以在其中修改起始编号，3　完成后单击“确定”按钮。