第四节　会议票证的制作

会议票证是会议组织方发给每个与会者的有关凭证，主要包括代表证、签到证证件、参观证、与会者就餐的餐票等。规范、合理的会议票证可为与会者提供方便的服务。

一、会议票务

会议票务主要是就餐票的制作。就餐凭证一般采取两种方法：一种是凭会议的有效证件进入餐厅就餐，另一种是需要设计并印制专门的会议活动时期的就餐票，凭就餐票就餐。就餐票一般尺寸较小，它主要的作用就是与会者就餐的凭证。就餐票上的主要内容有：会议名称、用餐时间和日期，有些会议还会在就餐票背景中制作与会议相关的图标。此外，为了区别不同就餐票，可以为就餐设置不同颜色或字体。

二、会议证件

一个会议往往需要制作很多会议证件。会议证件就是表明会议相关人员身份权利和义务的证据，其主要目的在于做好会议的组织管理，保证会议安全、顺利地召开和与会者的安全等。

1. 会议证件的作用

会议证件的作用是为了表明会议期间各种人员的身份，便于与会者之间的相互辨认和联系、交流。同时，会议证件也便于会议组织方对会场的管理，与会者凭证出入会场，保证会议安全，便于组织方统计会议人数等。此外，对于一些有纪念意义的重要会议，会议证件可以给与会者留作纪念用于收藏。

2. 会议证件的种类

（1）按会议证件的制作形式来分。

① 证卡类。胸配式，可以夹在衣服上。缺点是容易丢失，损坏衣服。

② 佩条类。配有长条，可以挂在脖子上。特点是不易丢失，比较常用。

（2）按与会者参加会议的身份不同来分。

① 主席团证。供会议的主席团成员佩戴的证件。

② 出席证。供出席会议的代表佩戴的证件。

③ 列席证。供列席代表佩戴的证件。设计风格与出席证相一致，但要有色差，便于区别。

④ 旁听证。供旁听代表佩戴的证件。设计风格与出席证、列席证相一致，但要有色差，便于区别。

⑤ 工作人员证。供会议工作人员佩戴的证件。大型会议由于工作人员较多，为了便于区分工作职责，往往将工作人员证件用A、B、C等类别加以区分，如A类是指保安人员，B类是指会场内服务人员，C类是指会议接待人员。

⑥ 记者证。供新闻媒体采访会议的记者佩戴的证件。

⑦ 嘉宾证。供会议嘉宾佩戴的证件。

⑧ 车辆通行证。为车辆进出会场及驻地而制作的证件。

在设计形式、内容、色彩上，不同种类的证件除了做到易于区别之外，还应紧扣会议主题，突出会议性质，便于识别和佩戴。

3. 会议证件的内容

会议证件的内容一般包含以下几个方面：

（1）会议名称。用会议全称或规范化的简称。

（2）会议时间。会议召开与结束的起止时间。

（3）证件种类。按与会者参加会议身份的不同，可以分为不同证件类型。

（4）姓名、性别。

（5）编号。对会议证件进行统一编号，利于管理。

（6）照片。有些会议证件内容较多，如单位、身份职务等，如果是重要会议，还需要在证件上粘贴与会者照片，并加盖钢印。

4. 制作会议证件的注意事项

（1）会议证件的主题要鲜明，经济实用。证件的制作应与会议管理需要相一致。证件种类的名称要醒目，以便于携带与识别，不能只图简单，而影响会议的组织管理，也不要太复杂烦琐，给与会者和会议管理带来不便。

（2）会议证件在外形上要美观大方，在色彩上要体现会议特点。例如，庆祝会、表彰会等可以采用红色衬底，体现喜庆的气氛；学术性会议则可以采用蓝色衬底，突出其严肃的气氛。

（3）仔细核对证件中的内容，确保证件上所有信息准确无误。