三、采购文件编制

采购文件在采购流程之中占据着非常重要的地位，有人把采购文件比作采购活动的“宪法”，此比喻未必恰当，但非常形象地描述出了采购文件的重要性。采购文件内容涉及非常广泛，这就要求编制人员非常熟悉相关的法律法规和政策，熟练掌握招标投标的知识和程序，具有一定的经济和技术知识，以及非常强的责任心和协调能力。

适用于PPP项目的采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商和单一来源采购共五种，招标人分别编制公开招标采购文件、邀请招标采购文件、竞争性谈判采购文件、竞争性磋商采购文件以及单一来源采购文件。在招标采购中，供应商（投标人）依据招标采购文件提交投标文件。在竞争性谈判和竞争性磋商采购中，供应商依据相应采购文件提交报价文件。单一来源采购中，供应商提交响应文件。在以下的阐述中，招标文件和报价文件均使用响应文件来统一表示。

（一）编制项目采购文件

采购文件的程序规定必须合法，不得违反法律关于招标的强制性规定；采购文件的内容要求必须合法，不应该对潜在供应商造成歧视。采购文件的内容要求必须完整，文字表述必须清楚、准确，不能含糊其辞，语言要精练，逻辑性要清晰。

项目采购文件的内容应包括采购邀请、供应商须知（包括密封、签署、盖章要求等）、供应商应提供的资格、资信及业绩证明文件、采购方式、政府对项目实施机构的授权、实施方案的批复和项目相关审批文件、采购程序、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间、开启时间及地点、强制担保的保证金交纳数额和形式、评审方法、评审标准、政府采购政策要求、项目合同草案及其他法律文本等。

采用竞争性谈判或竞争性磋商采购方式的，项目采购文件除上款规定的内容外，还应明确评审小组根据与社会资本谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。下面就以上主要内容分别予以说明。

采购邀请的主要内容包括招标采购单位的名称、地址和联系方式，招标项目的名称、编号、数量或者招标项目的性质、内容，供应商的资格要求，获取采购文件的时间、地点、方式及采购文件售价，递交响应文件截止日期、开标或成交的时间及地点等。

供应商须知的说明、要求和规定主要是告知供应商投标、报价或谈判时的有关注意事项，供应商须知的内容应明确、具体。供应商须知这一部分内容很重要，但在签订合同时不属于合同的一部分。供应商须知的内容基本包括以下六部分：总则、响应文件内容、响应文件的编制、响应文件的递交、开标和评标（单一来源为谈判和评审）、合同授予。

在总则中，应该说明适用范围、资金来源、采购代理机构，合格的供应商条件，此外，采用投标方式的还要说明投标费用等，采用竞争性谈判、竞争性磋商的要说明相关报价费用情况等；响应文件在内容上，要写明响应文件的构成、响应文件的澄清和修改情况；响应文件的编制部分要对响应文件中使用的语言、响应文件的构成、响应文件格式、标价及使用货币、供应商资格证明文件、保证金情况、项目有效期及响应文件的式样和签署等内容进行说明和界定；响应文件的递交部分，要明确响应文件的密封和标记、响应文件的截止期、响应文件迟到、响应文件的修改和撤回、评选委员等情况；开标和评审部分，要写明开标时的注意事项、响应文件的澄清、响应文件的初审说明、评标时采用的评审方法等。单一来源采购文件此部分进行谈判与评审环节，包括谈判程序的说明、响应文件的资格审查、响应文件的澄清以及谈判和谈判终止等；合同授予时，要发出中标通知书及中标结果公告、合同签署、相应费用说明和履约保障等。单一来源采购文件发布成交通知、成交信息公告、合同签署及履约保障等。

此外，采购文件中还要包括对合同条款样式介绍及说明。合同条款中要对重要名词进行定义和解释，注明招标人和投标人的权利和义务，运输、保险、验收程序，付款条件、程序的规定，履约保证金的数量及支付方式，不可抗力因素，延误赔偿和处罚程序，合同终止程序，解决争端的程序和方法，适用法律的规定，有关税收、专利的规定等。对于复杂、执行期长的项目，应该包括合同变更、不可抗力、违约终止等合同主要条款。

值得注意的是，招标人应当在采购文件中规定并标明实质性要求和条件，并约定无效投标条款。法定无效投标条款包括《中华人民共和国政府采购法》第二十二条、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第五十六条的规定以及其他与招标项目有关的法律、法规规定。约定无效投标条款，具体来说，即投标人的投标资质、合同条件（如付款方式和条件、交货期、交货地点、质保期等）、技术要求（重要、一般技术参数允许偏差及偏差范围）、招标项目的其他要求（程序等）。

在约定无效投标条款时应该注意避免排斥潜在的投标人；在评标时，不得增加或减少实质性要求和条件（约定无效投标条款）。约定无效投标条款时不能乱约定，不能构成歧视性。约定无效投标条款应该在采购文件中体现，否则信息不对称对供应商不公平。法定无效投标条款也应该在采购文件中标明。因为供应商和政府采购代理机构不一样，他们不一定了解法定无效投标条款。这不仅是在帮助政府采购代理机构，也是为了保证采购地顺利进行。当然，法定无效投标条款是否在采购文件中约定并不影响其法律效力，对重要条款、条件不进行“标识”是采购文件编制中的重大缺陷。

在标明实质性要求和条件时，如果使用“★”等特殊符号来表示的，还应在采购文件中明确特殊符号所表达的内容。切忌什么也不说便在采购文件中随意用符号，那样会造成供应商的误解。

（二）采购文件的澄清或修改

提交首次响应文件截止之日前，项目实施机构可以对已发出的采购文件进行必要地澄清或修改，澄清或修改的内容应作为采购文件的组成部分。澄清或修改的内容可能影响响应文件编制的，项目实施机构应在提交首次响应文件截止时间至少5日前，以书面形式通知所有获取采购文件的社会资本。不足5日的，项目实施机构应顺延提交响应文件的截止时间。