1.1 办公室工作简述

办公室是企业的关键部门，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位。

1.1.1 办公室的职能定位

总体而言，办公室应当发挥综合协调、出谋划策、服务保障和督办督查这几大职能。

1. 综合协调

办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，肩负着保证企业正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。因此，办公室很重要的一个职能就是协调内部各部门。

2. 出谋划策

办公室作为一个企业的辅助决策机构，必须立足不断发展变化的新情况和出现的新问题，多动脑筋、想办法、出主意，不断提高辅助决策的能力和参谋助手的水平。这就要求办公室要有较强的政治意识、责任意识，增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、查漏补缺。

3. 服务保障

办公室服务保障工作质量的高低直接关系到企业能否高效运转。因此，办公室不但要当好“参谋助手”，同时也要当好“服务员、后勤兵”。

4. 督办督查

办公室需要不断提高督办督查工作的实效性，确保上级部门的重要决策落得快、落得准、落得实，确保各项工作按时顺利完成。

1.1.2 办公室工作的内容

办公室的工作比较繁杂，归纳起来有以下几个方面。

◆ 公文处理：接收和发送公文、简报等文书材料。其中收文时涉及登记、交办、催办、归档等程序；发文时涉及拟文、审查、登记、印刷、分发归档等程序。

◆ 档案管理：按照企业档案管理制度，指导并开展各类档案的收集、整理和保管，做好档案的检索、统计，保障档案的利用，实现管理规范化。

◆ 印信管理：依照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》及有关规定，对本企业各类印章和介绍信、各类凭证进行管理和使用。

◆ 会务管理：按照领导指示筹备并组织各类会议。

◆ 督办工作：督促检查相关部门完成领导交办事项。

1.1.3 办公室工作的特点

办公室工作的特点充分体现在4个字上，即“重”“繁”“苦”“难”。

◆ “重”：即地位重要。办公室工作有决策辅助、智囊参谋的作用，是上级部门与下级部门沟通的桥梁，涉及的工作内容有些还需要保密，其地位非常重要。

◆ “繁”：即事务繁杂。办公室工作大到企业的重要决策，小到生活卫生；上至领导高管，下至普通职员；内至核心机密，外至人际关系，都需要了解和参与。就内部分工来说，有调研、查办、信访、接待、档案、文印和收发等各项工作，事无巨细。

◆ “苦”：即工作辛苦。办公室工作量巨大，有些事刻不容缓，加班加点才能尽快落实。有些事则是常抓不懈，时时要催办、督促，休息时间少之又少。不具备吃苦耐劳的精神，就无法很好地完成办公室工作。

◆ “难”：即难度很大。办公室工作是全方位、开放型的，牵涉整个企业的方方面面，既要处理好上下级关系，又要适应领导的工作风格和方法。要想把握好轻重缓急，同时还要做到不遗漏、不误事，是非常困难的。