任务一　设置数据单元格规则

任务概述

在大量的商务数据中，要想从中找出满足特殊条件的数据并非易事，但通过设置数据单元格规则可以快速查找满足条件的特定数据，还可以突出显示特殊数据，使表格数据更加直观。本任务将学习如何设置数据单元格规则。

任务重点与实施

一、突出显示特定商品数据

当表格中的数据量很大时，不容易快速找出自己所需的数据，此时可以使用设置条件格式的方法来查找满足条件的特定数据并突出显示，具体操作方法如下。

Step 01　打开“素材文件\项目二\突出显示特殊数据单元格.xlsx”，选择B4:G10单元格区域，在“开始”选项卡下“样式”组中单击“条件格式”下拉按钮，选择“突出显示单元格规则”|“大于”选项，如图2-1所示。

Step 02　弹出“大于”对话框，在“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中输入40000，在“设置为”下拉列表框中选择“浅红填充色深红色文本”选项，然后单击“确定”按钮，如图2-2所示。

图2-1　选择“大于”选项

图2-2　设置条件格式参数

Step 03　此时即可突出显示销售额大于40000元的商品数据，效果如图2-3所示。

图2-3　突出显示特定商品数据

二、查找特定范围商品数据

使用项目选取规则可以找出特定范围的数据。下面以找出6月销售额最高的三种商品为例进行介绍，具体操作方法如下。

Step 01　打开“素材文件\项目二\项目选取规则.xlsx”，选择G4:G10单元格区域，在“开始”选项卡下“样式”组中单击“条件格式”下拉按钮，选择“项目选取规则”|“值最大的10项”选项，如图2-4所示。

Step 02　弹出“10个最大的项”对话框，在“为值最大的那些单元格设置格式”文本框中输入3，然后单击“设置为”下拉按钮，选择“自定义格式”选项，如图2-5所示。

图2-4　选择“值最大的10项”选项

图2-5　设置规则参数

Step 03　弹出“设置单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，设置“字形”为“加粗”，在“颜色”下拉列表框中选择需要的颜色，如图2-6所示。

Step 04　选择“边框”选项卡，设置线条样式和颜色，单击“外边框”按钮，然后依次单击“确定”按钮，如图2-7所示。

图2-6　设置字体格式

图2-7　设置边框格式

Step 05　此时，在表格中就会突出显示6月销售额位列前三的数据，效果如图2-8所示。

图2-8　突出显示销售额位列前三的数据