2.5　物业管理招标投标

2.5.1　物业管理招标投标概述

物业管理招标投标包括招标和投标两个部分，是指由招标人发出招标公告，由若干投标人共同投标，最后由招标人通过对各投标人所提交的价格、质量以及投标人的技术水平、资质等级、信誉程度和财务状况等因素进行综合比较，确定其中条件最佳的投标人为中标人，并与之最终签订合同的过程。

物业管理招标投标分为前期物业管理的招标投标和业主、业主大会选聘物业服务企业的招投标，两者除了招标人不同之外，在程序上大体相同。前期物业管理是指在业主、业主大会选聘物业服务企业之前，由建设单位选聘物业服务企业实施的物业管理。按照《物业管理条例》的规定，在业主、业主大会选聘物业服务企业之前，建设单位选聘物业服务企业的，应当签订书面的前期物业服务合同。业主、业主大会选聘物业服务企业从事物业管理活动的，即为通常意义上的物业管理，业主或者业主大会与物业服务企业所签订的合同，称为物业服务合同。

2.5.2　物业管理招标投标特点

（1）超前性

物业管理招标投标的超前性是由物业管理的提前介入决定的。

（2）长期性和阶段性

由于物业本身的使用年限较长，因而使物业管理工作具备了长期性的特点，同时，也导致了物业管理招标投标的长期性。而阶段性是指不管是建设单位与选聘的物业服务企业签订的前期物业服务合同，还是业主、业主大会与选聘的物业服务企业签订的物业服务合同，都有一个合同期限的问题。合同届满，双方可续签，也可解约。一旦解约，业主、业主大会就要重新选聘新的物业服务企业，从而导致了物业管理招标投标具有阶段性的特点。

（3）严肃性

当物业服务企业获得招标信息或接到投标邀请书后，应慎重考虑是否参与投标。如果参与投标，就要对所投标的项目以及有关问题进行调查研究，并作可行性分析。投标书提交后，不得随意更改，一旦中标，不得悔标，否则将会承担法律责任。

（4）约束性

这种约束对招标投标双方都一样。在国际惯例中，为了保证投标报价的严肃性和招标投标的顺利进行，投标者须在递交标书的同时缴纳一定数量的投标保证金。如果一旦被确定为中标人，招标人和中标人应当在规定的日期内，按照招标文件、中标人的投标文件和现场答辩记录来订立书面的物业服务合同。

2.5.3　物业管理招标投标程序

2.5.3.1　物业管理招标程序

（1）招标准备阶段

招标准备阶段是指从决定招标到正式发布招标公告之前这一阶段。在这个阶段主要完成以下工作。

①成立招标机构。招标机构的职责是拟定招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织签订合同等。

②编制招标文件。招标文件既是投标人编制投标文件的依据，又是招标人与中标人商定合同的基础。一般应明确投标人递交投标文件的程序、标的情况、评标标准以及合同条件等。

③制定标底。标底是招标人为准备招标的内容计算出的一个合理的基本价格，作为招标人审核报价、评标和定标的重要依据。

（2）招标实施阶段

招标的实施阶段主要包括：发布招标公告或投标邀请书、出售招标文件、组织资格预审、召开标前会议、开标、评标和定标。

（3）招标结束阶段

包括合同的签订与履行，以及资料的整理与归档等工作。

2.5.3.2　物业管理投标程序

（1）投标的前期阶段

①取得投标资格。物业服务企业在国内从事投标业务，必须取得《企业法人营业执照》和《物业服务企业资质证书》。物业服务企业参与国际投标的，应根据招标物业所在国的规定，履行必要的手续，在招标物业所在国注册和选择代理人。

②筹措资金。投标企业应根据自身财务状况及招标物业管理所需资金做好资金筹措准备，以使自己有足够资金通过投标资格预审。

③搜集招标物业相关资料。招标物业的相关资料是物业服务企业进行投标可行性研究必不可少的重要因素。物业服务企业在投标前应多渠道、全方位地搜寻包括招标公司和招标物业的具体情况以及投标竞争对手的情况等资料。

④进行投标可行性分析。投标企业在提出投标申请前要做好投标可行性分析，主要包括招标物业条件分析、本企业投标条件分析、竞争者分析和风险分析。

⑤申请资格预审。在分析了上述条件后，可初步确定是否参与投标。若决定参与投标，则可提请资格预审，企业在申请资格预审时，应按时提交招标文件要求的证明材料。

（2）投标的实施阶段

①取得并熟悉招标文件。通过资格预审的物业服务企业应按规定程序购买招标文件。收到投标邀请书的物业服务企业可直接到发出邀请书的开发商或业主委员会处购买招标文件。仔细研究招标文件中的各项规定，例如开标时间、定标时间、投标保证金数额等。

②考察物业现场并参加标前会议。熟悉了招标文件后，物业服务企业应对物业现场进行实地考察。通常情况下，招标人会组织参与各投标的物业服务企业统一参观现场，并召开标前会议。标前会议的记录和各种问题的统一解释或答复，应被视为招标文件的组成部分。

③明确管理服务内容和工作量。物业服务企业根据招标文件中的物业情况、管理服务范围与要求，明确管理服务内容与工作量。

④制订资金计划。

⑤标价计算。计算前，投标者应确保做到以下几点：明确领会招标文件中的各项服务要求、经济条件；计算或复核服务工作量；掌握物业现场基础信息；掌握标价计算所需要的各种单价、费率、费用；拥有分析所需的适合当地条件的经验数据。同时，确定单价时还必须根据竞争对手的状况从战略战术上进行研究分析。

⑥标价评估与调整。对于计算结果，投标者应该经过评估才能最后确定标价。现行标价的评估内容主要包括两方面：一是价格类比；二是竞争形势分析。分析之后，便可进行标价调整，确定最终标价。

⑦办理投标保函。由于投标者一旦中标就必须履行受标的义务，为防止投标人违约给招标单位带来经济上的损失，在投递投标书时，招标单位通常要求投标单位出具一定金额和期限的保证文件，以确保在投标单位中标后不能履约时，招标单位可通过这笔投标保证金作为因投标人的不诚信行为给招标单位所造成的损失的补偿。

⑧编制标书。投标人在作出投标报价决策之后，就应当按照招标文件的要求编制标书。一份好的投标书必须符合以下三个要求：要符合招标书的要求、符合本物业管理的实际需求、充分反映本企业的管理特点与长处。投标书应包括以下内容：本企业情况介绍、管理质量目标和承诺、管理运作机构设置、人员配置和编制、管理费用、管理规章制度、中标后工作计划等。

⑨封送标书与保函。全部标书文件编制好以后，投标人就可派专人或通过邮寄方式将标书投送给招标人。封送标书的一般惯例是，投标人应将投标文件按照招标文件的要求，准备正本和副本（正本一份、副本两份），用内外两层封套分别包装与密封，写明投递地址和收件人，并注明投标文件的编号、物业名称、“在开标日期之前不要启封”等字样。

⑩现场答辩。现场答辩是投标实施阶段的最后环节，分为公开招标现场答辩会和邀请招标答辩会两种。

（3）投标的结束阶段

投标的结束阶段也就是定标后的工作，主要包括中标后的合同签订与履行，或未中标的总结和资料整理与归档等工作。

①中标后的合同签订与履行。经过评标与定标后，招标方及时发函通知中标企业。中标企业在接到中标通知后，便进入合同的签订阶段。物业服务合同的签订需经过签订前谈判、签订谅解备忘录、发送中标函、签订合同协议书等步骤。

②未中标的总结。未中标的企业在收到竞标失利的通知后，应及时地分析本次失利的原因，为以后的投标工作提供经验和参考。

③资料整理与归档。无论是否中标，在竞标结束后，都应将投标过程中的一些重要文件进行分类归档保存，这样既可以为中标企业在合同履行中解决争议提供原始依据，也可以为竞标失利的企业分析失败原因提供资料。通常这些文档资料主要有：招标文件，招标附件及相关图纸，对招标文件进行澄清和修改的会议记录与书面文件，投标文件及标书，同招标方的来往信件和其他重要文件资料等。