1.4 专题:4招帮你理清PPT制作思路

拿到一个PPT的制作任务后,很多人会直接打开软件从第一页开始制作,边想边写,填充内容式的制作方法,往往缺少架构,容易造成逻辑混乱,也更加容易耗时费力。

搭建框架

目的决定内容,内容决定形式。制作PPT像写文章一样,最重要的是要有合理的整体布局,而不是空洞的辞藻。如果你把焦点放在PPT美化上,就很容易陷入狭隘的排版困境中。PPT虽然是一个很好的演示工具,但它不是用来整理思路的工具。因此在开始之前,最好不要打开PPT,首先要在脑海中有一个宏观的思路,这样才能避免PPT写到一半时发现跑题了的情况。

PPT一般使用金字塔结构作为逻辑架构,采用自上而下的思考方式,如图1-23所示。首先通过封面提出主题,然后通过目录向观众展示PPT的大体结构。接下来就是幻灯片的主体部分,通过内容页和过渡页对观点进行分角度阐述。最后通过封底来总结和致谢。整个结构有点像写作文时的“总分总”结构。

图1-23 PPT的常用结构

观众为先

著名的演示设计大师Nancy Duarte(南希·杜瓦特)曾告诫演讲者:不要把演讲看成一个炫耀自己专业知识的机会。相反,要把它视为将听众引上一段旅途的契机,在此期间给出新的观点与理念。带着良师益友的心态开始演讲,想想为什么听众来到这里听演讲?问问自己能够给他们什么?可以提供什么方法?

了解目标听众的需求最为关键,从他们的角度来认知,了解目标听众需要什么。从听众的角度去思考和设计PPT,让PPT更容易理解、更互动、更具吸引力。我们可以借助提问来把握主题。假设我们手头正在做的PPT是对观众想知道的一系列问题的回答,例如,我要讲什么?为什么要这样做,什么时候去做,都由谁来做等问题,许多问题在回答了以后,又产生了后续问题。对这样一连串问题的回答就成了PPT的主要内容(见图1-24)。

图1-24 观众导向

草图涂鸦

通过设置PPT的打印选项,我们可以在一页A4纸上打印多张空白的幻灯片,或者打印成左侧是三张空白的幻灯片,右侧是文字备注的形式。我们可以将其当作PPT设计的底稿,先在上面画好每页PPT大概的模样,整理一下思路。下面具体介绍一下操作步骤。

首先打开PowerPoint,新建18张空白幻灯片(见图1-25)。

图1-25 新建18张空白页面

然后选择【文件】—【打印】命令,设置方向为【横向】,每页水平放置9张幻灯片,如图1-26所示。

图1-26 选择横向打印,每页水平放置9张幻灯片

或者,将方向设置为【纵向】,每页放置3张幻灯片,如图1-27所示。

图1-27 选择纵向打印,每页放置3张幻灯片

思维导图

思维导图是可以直观地呈现发散性思维的图形思维工具,目前已经被广泛地应用于人们的工作、学习和生活中,例如,我们去公园游览时所用到的“园区路线示意图”就是思维导图的一个现实版本。思维导图的好处是,可以先将想法(不管是否与主题有关)列上,再通过思维导图理清想法之间的联系。当然,使用便笺(见图1-28)也是一个很好的办法。刚开始你可能会毫无头绪,但没关系,你只需要尽可能地多方面考虑就可以了。

图1-28 使用便笺

MindManager是一款功能十分强大的思维导图工具(本书使用的软件版本是MindManager 6)。使用这款软件可以非常方便地整理思路、划分结构,最重要的是还可以快速将思维导图转换成PPT页面,然后利用SmartArt转换为逻辑图解。

首先使用MindManager制作好思维导图,然后单击右下角“PowerPoint”图标导出为PPT文件,如图1-29所示。

图1-29 将思维导图导出为PPT文件

选择需要保存的路径,如图1-30所示。

设定PPT的导出格式,如图1-31所示,保留默认选项即可。

图1-30 选择需要保存的路径

图1-31 选择导出的格式

导出PPT文件,如图1-32所示。

图1-32 导出PPT文件

选中其中的列表文字,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择【转换为SmartArt】命令,再选择一种SmartArt图标样式,如图1-33所示。

图1-33 选择一种SmartArt样式

生成图解样式,任务完成,如图1-34所示。这种方法是不是既快速又简单?

图1-34 生成图解样式