沟通能力:快速提升沟通能力的技术

在移动互联网时代,外在环境变幻莫测,这更需要我们及时与各部门领导、员工沟通,随时掌握各种变化的信息,才能让事情顺利地完成。

现在很多企业都对人力资源部门的职能进行专业化细分,各职能员工各司其职,互不过问。其实,这样只会削弱HR的价值。人力资源部门领导应将人力资源工作的各个职能整合成一个整体,才能实现HR价值的最大化。负责其中一个模块的HR要主动和其他模块的HR沟通,学习其他模块的知识,了解其他模块的难点和自己工作的相关点,只有这样,HR才会真正成长起来。HR做的很多事情通常涉及不同的部门,只有深入沟通,将对业务的理解和专业知识结合形成合力,最终形成解决方案,这样做出来的方案才有价值。

所以,在做方案的时候,一定要和业务部门的主管沟通交流,这样可以大大提高工作的效率。

沟通能力,是优秀HR的必备能力。

美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析,结果发现:智慧、专业技术和经验只占成功因素的25%,其余75%取决于良好的人际沟通。这充分说明了沟通的重要性。

在沟通过程中,有一个原理叫作“沟通漏斗原理”,如图4-1所示,它影响着我们沟通的有效性。

图4-1 沟通漏斗原理

对沟通者来说,如果一个人心里想的是100%的东西,当你在众人面前用语言表达时,这些东西已经漏掉了10%,你所说出来的只剩下70%了。而当这70%进入别人的耳朵时,由于文化水平、知识背景等的不同,对方听到的只有50%。实际上,真正被理解、消化了的大概只有40%。经过消化,对方能接受的,只有30%了。最终,一个人知道的东西,表达出来后,受众可能只能记住所讲的10%,这就要求我们提升沟通能力,以提升受众的接受度。

我们应如何提升有效的沟通能力呢?

首先,我们了解一下什么是沟通。

沟通就是人与人的接触,包含一对一和一对多的沟通。一对一的沟通就是两个人双向沟通;一对多的沟通就是一个人对两个以上的人的沟通,一般是对公众讲话。

有效的沟通就是将自己的观点用对方可以接受的方式表达出来,在对方回应之后,我们能够理解对方的真实意愿和情感,并给予积极的反馈。

沟通能力包括两个要素:表达和倾听,要提升有效沟通能力,就必须从这两个方面努力。

表达能力的提升

1.表达三部曲

(1)注意场合。说话要注意场合,在每个场合说话的语气和状态都不一样。例如,在公司和在家里说话肯定是不一样的。

(2)注意对象。沟通对象不一样,说话的内容就不一样,选择的话题也不一样。例如,跟朋友讲话和跟领导讲话是完全不一样的。

(3)注意身份。这个身份是指你的身份,你是以领导的身份还是以下属的身份,是以同学的身份还是老师的身份来进行讲话,所表达的内容都是不一样的。

2.用表达万能公式提升你的表达能力

公司在推广绩效管理项目,如果让你简单地介绍下这个项目,你会怎么介绍?如何讲才能让大家信服,让大家有要做的意愿?

今天,我给大家介绍一个表达万能公式,让你真正做到可以在别人面前清晰地表达一件事情:

背景+现状+得到+要怎么做

这个公式适用于向别人介绍一件事情,适合的对象是项目负责人、公司HR、经理、总监、总经理、老板等管理者。

这个公式可以让你在任何场合都能够迅速组织语言,进行即兴当众讲话。

这个公式可以解救很多不会说话的管理者。

公式中,“背景”是指所介绍事情的背景,主要分析它的来源;“现状”是指现在这件事发展到什么程度了;“得到”是指大家将从这件事中得到什么;“要怎么做”是指接下来要采取什么行动。

假如有一个工程项目,你是这个项目的负责人,你希望在会上将这个项目阐述清楚,以得到别人的认可,此时可以用这个公式来进行。

背景:我从去年开始跟进这个工程项目,这是一个政府合作项目,工程量非常大。

现状:现在这个项目已经进展到招标阶段,前期我们做了大量的准备工作。

得到:如果这个项目能够拿下来,对我们的影响有两方面:一是利润可以达到1 000万元;二是我们的影响力会大大增强。但是也有资金方面的风险。

要怎么做:接下来,如果我们要做的话,就必须成立项目小组,然后还要招20个人,项目工期是1年。看看公司怎么决策,如果确定做,我们一定全力以赴做好。

很多商务场合都可以用到这个公式,如果你想成为一名有影响力的管理者,这个公式可以帮助你。

提升你的倾听能力

彼得·德鲁克说,沟通中最重要的是去听那些没有说出口的东西。倾听不仅是耳朵听到相应的声音的过程,而且是一种情感活动,需要通过面部表情、肢体语言和话语的回应,向对方传递一种信息——我很想听你说话,我尊重你并且关心你。

以下倾听技巧可以帮助你快速提升倾听能力。

1.积极地倾听

(1)在倾听过程中,一定要集中精神,理解对方说话的含义;

(2)倾听过程中不要打断对方的讲话;

(3)排除情绪,抱着友善和体谅的心情进行倾听,不管对方表达什么事情,都不要受其情绪的影响;

(4)在沟通过程中,始终保持目光交流。

2.站在对方的角度,理解真实含义

(1)听清对方所讲的全部信息;

(2)整理对方谈话的关键点和细节;

(3)听出对方的情感。

3.确认、澄清

(1)最好的沟通方法是记笔记,在做一些重要沟通时,一定要带上笔记本;

(2)在倾听过程中,如果有不明白的地方,要及时提问,把问题弄清楚;

(3)用自己的语言复述对方的话,并进行确认;

(4)积极回应对方的表达,利用有声语言“嗯嗯”“是的”或肢体语言点头、微笑等进行认同,使沟通顺利进行下去。

沟通不是一种本能,不是生下来就具备,是可以训练出来的能力。就像游泳一样,你知道很多理论知识,但未必会游泳,只有真正下水,才能真正学会游泳。

要提升自己的沟通能力,就必须坚持不断地训练,相信假以时日,你一定会拥有最棒的沟通能力!