第3章　熟悉的发票

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3.1　什么是发票

发票是人们日常生活中经常接触却熟视无睹的一纸凭证。虽然人们对发票这个词并不陌生，但到底发票是什么，还真不是随便一个人就能说清楚的。

《中华人民共和国发票管理办法》第三条规定：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。

简单说，发票就是收付款凭证。它是出纳办理收付款业务时接触最为频繁的税收凭证。

为什么发票是收付款凭证，而不是收款凭证？原因在于当出现销货退回、开票有误、应税服务中止但又不符合发票作废的条件时，或者出现因销货部分退回及发生销售折让等规定情形时，都需要由销售方向购买方支付退款并开具红字发票。这种情况下开出的发票，就属于付款凭证。

3.2　发票的样式

发票通常包括开票日期、付款方的开票信息、付款事由及明细、单价及金额、税额、开票单位的信息及加盖的发票专用章、开票人等内容。

现行的发票有：增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、机动车销售统一发票、门票、过路（过桥）费发票、定额发票、客运发票、二手车销售统一发票、国税通用机打发票。

（1）增值税专用发票（见图3-1）

（2）增值税普通发票（见图3-2）

（3）增值税电子普通发票（见图3-3）

（4）机动车销售统一发票（见图3-4）

（5）门票、过路（过桥）费发票（以山西省的为例，见图3-5）

（6）定额发票（以天津市的为例，见图3-6）

（7）客运发票（以《航空运输电子客票行程单》为例，见图3-7）

（8）二手车销售统一发票（见图3-8）

（9）国税通用机打发票（含卷式）（以北京的为例，见图3-9）

图3-1　增值税专用发票票样

图3-2　增值税普通发票票样

图3-3　增值税电子普通发票票样

图3-4　机动车销售统一发票票样

图3-5　车辆通行费专用发票票样

图3-6　定额发票票样

图3-7　航空运输电子客票行程单票样

图3-8　二手车销售统一发票票样

图3-9　增值税普

3.3　接收发票

在日常报销业务中，以购买商品和接受服务的情况最为多见。涉及的主要是增值税发票。出纳在接收发票时，有一些问题需要了解。

3.3.1　发票填写

发票除了必须如实开具外，增值税专用发票的票面栏目内容都应填齐；向购买方开具的增值税普通发票，也必须填写购买方纳税人识别号或统一社会信用代码；建筑、运输、差额征税和出租、出售不动产类的发票，还必须在备注栏写入特定信息。

3.3.2　发票盖章

国家税务总局于2006年发布的《增值税专用发票使用规定》第十一条明确规定：发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章。但是，2011年颁布的《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条规定：开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。

相比之下，只能根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，在发票上加盖发票专用章，而不能加盖财务专用章，更不能以单位公章替代。

3.3.3　发票监制章

除了公交车票、火车票等特殊的客运票据外，发票一般都套印有国家税务局监制的红色印章。没有这个发票监制章，通常是不能作为税收凭证入账的。

另外，出纳涉及的发票业务主要是接收发票。而开具发票因属涉税业务，原则上应当由会计人员负责。即便一些单位安排出纳来开具发票，其涉税业务和形成的债权债务仍然属于会计的专业范围，出纳仅属于兼职而已。

3.3.4　发票明细

增值税发票应当从开票系统中选择商品明细类别编码，不能笼统地开具商品大类名称。

3.3.5　收款方与开票方

对于增值税一般纳税人来说，款项的接收方应当与发票的开具方相一致。而且付款方接收的发票应当同时有记账联和抵扣联。涉及商品明细的，还应附有从税控开票系统打印的明细清单。

3.3.6　电子发票打印

接收的增值税电子普通发票，既可与财务软件系统对接使用，也可以自行下载打印纸质发票，且与纸质发票具有同等效力。

3.3.7　增值税发票查验

接收增值税发票，要登录国家税务总局的全国增值税发票查验平台进行验真确认（见本书的发票验真章节）。

3.4　发票从哪来

《中华人民共和国发票管理办法》第十五条规定：需要领购发票的单位和个人，应当持税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模，向主管税务机关办理发票领购手续。主管税务机关根据领购单位和个人的经营范围和规模，确认领购发票的种类、数量以及领购方式，在5个工作日内发给发票领购簿。

《增值税专用发票使用规定》第七条规定：一般纳税人凭《发票领购簿》、IC卡和经办人身份证明领购专用发票。

根据上述法规和行政规章的规定，发票要从主管税务机关领购。在领购之前，要办理领购手续。即便是印有单位名称的专门发票，也要根据规定办理审批手续。

3.5　增值税发票怎样作废

1.发票开具时

开票方开具发票时发现有误，可以当即“作废”。但作废的发票要在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，再在打印出的纸质发票（含未打印的专用发票）各联次分别注明“作废”，并留存全部联次。

2.发票开具后

★因发生销货退回需开红字发票，开票方必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明。发生销售折让，必须在收回原发票并注明“作废”字样后重新开具销售发票或取得对方有效证明后开具红字发票。

★一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》。

3.发票丢失

发票如有丢失，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。

除此以外，国家税务总局《关于红字增值税发票开具有关问题的公告》（2016年第47号），还专门对增值税一般纳税人开具增值税专用发票后发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让等情况做出了专门规定。

3.6　发票谁来开

全面推行“营改增”以前，在人们常见的发票中，除了增值税专用发票的票面格式是要求价税分列的以外，其他发票都不在票面上显示税额。因此，当发生销售收款后，无论由出纳或是会计开具这类发票，都符合“收付两清”原则。在这个阶段，出纳和会计谁来开票很难找到充分的依据，结果变成了谁开都行。

“营改增”全面推行以后，收入确认由营业税税制下的价内税改为增值税税制下的价外税。地税机关不再发放发票，代之以增值税发票为主的票面格式都已设计有价税分列的栏目。这意味着开具增值税发票时，必须选择适用的税率（征收率），并计算相应的应纳税额。

专业常识告诉我们，对资金的收付存管理是出纳的专业职责，而涉税业务属于会计的专业范围。因此，基于价税分列的发票开具要求，发票由会计开具才是名正言顺的。事实上，无论在“营改增”之前还是之后，由会计开具发票不但有利于对资金业务的监管，而且也有助于平衡税收，控制收入节奏。

因此，在全面实施增值税税制的今天，一些单位由出纳开票的情况，属于出纳的兼职行为，而非出纳的本职工作。

3.7　发票由谁审

出纳岗位作为单位资金支出的最后一道防线，对所接收的发票事实上具有审核职责。

一些单位会设置专门的凭证审核岗位，因此从职责上只要求出纳负责收付款，无须承担审核职能。然而即便如此，出纳的最后一道防线仍然要发挥作用。

所以，出纳不但应当了解发票的票面格式，掌握发票的查验途径与方法，而且还要能够对填写的内容是否符合规定、规范做出正确判断。这是出纳的分内之事。

3.8　发票盖章的常见问题

《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条规定：开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。

出纳在审核发票的过程中，常常能够遇上一些发票盖章不符合规定的问题。一不留神收下了这样的发票，就会给工作造成麻烦。

3.8.1　常见的发票盖章问题

★发票上加盖的是财务专用章。

★发票上加盖的是公章或合同章。

★发票上既加盖了发票专用章，又加盖了财务专用章。

★修改付款方名称后，在修改处加盖的是发票专用章。

★加盖的发票专用章文字印迹模糊不清。

★加盖的发票专用章印迹文字缺失。

★发票专用章因不清晰而补盖（北京、大连等地区会以没有一次性开具为由而要求作废重开）。

★发票专用章印迹所遮盖的文字可能会导致认证失败。

★只在增值税专用发票的发票联加盖了发票专用章，抵扣联未盖章。

★发票上的收款方名称与发票专用章的单位名称不一致。

★发票和发票专用章上显示的纳税人识别号或统一社会信用代码信息不一致。

★发票上加盖发票专用章印迹的颜色不是红色。

3.8.2　避开发票盖章陷阱的方法

★要了解发票专用章的基本特征。

★要对常见的发票盖章问题了如指掌，以便能够在遇到时有所反应。

★要对可能取得发票的同事进行事前指导，尽可能在取得发票时就对盖章情况把关确认。

3.9　这样的发票不能收

现在如果收到类似“营改增”之前最常见的办公用品发票、劳保用品发票和食品发票，发票上还是只写着“办公用品”“劳保用品”和“食品”这些字，可就都不能收了。

国家税务总局（2017年第16号）公告规定：销售方开具增值税发票时，发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。销售方开具发票时，通过销售平台系统与增值税发票税控系统后台对接，导入相关信息开票的，系统导入的开票数据内容应与实际交易相符，如不相符应及时修改完善销售平台系统。

现实中，将办公用品、食品、劳保用品等名目的发票报销入账的单位曾经相当普遍。究其原因，大多是用于冲抵一些没有发票的费用支出。随着大数据系统和金税三期的应用，开具发票要选择系统预置的税收分类编码，以满足系统自动进行购销双方信息勾稽比对的技术要求。因此，买卖的是什么，发票就要老老实实开什么。如果买卖的商品只有一种，可以直接开在发票上；若是很多种，就要在系统中开具销货清单。这样，税务机关就可以更准确、更详细、更及时地掌握和查处异常开票的情况。

因此，出纳在接收发票时除了要查看发票上是否写入了纳税人识别号或社会统一信用代码外，还要注意审核销货清单是否出自金税系统。不满足这些条件的发票，就不能收了。

有人觉得，服务业的发票没有销货清单的要求，那就可以找人开出会议费的发票来。其实不是有了一张会议费发票就能踏踏实实报销入账的，还要有两个必备附件加以佐证。

（1）参会邀请文件。这是证明会议真实性的基本要件。

（2）载有会议主题、主办单位、召开地点、参会单位或人员组成、开始和结束的时间、议程、食宿和交通安排、与会者报到登记等内容的书面会务材料。

对于组织会议的单位来说，除了要给参会方提供上述两个必备附件外，还应当备有参会人员签到记录，会议场地租赁和相关服务合同及发票，住宿、就餐、出行服务合同及发票，会务资料和用品的制作合同及发票，以及向参会人开具的会议费发票等。没有这些，在税务机关面前是很难说清开会详情的。

3.10　有发票就能入账了吗

（1）按照国家税务总局（2017年第16号）公告的规定，应当附有销货清单的增值税发票如果没有销货清单，或者销货清单开具不符合公告规定，这样的发票是不能作为税收凭证入账的。

（2）根据国家税务总局货物和劳务税司有关负责人2017年7月6日就增值税发票开具有关问题答问，有以下两类情况例外。

★国家税务总局（2017年第16号）公告仅适用于通过增值税税控开票系统开具的增值税普通发票，对于使用印有企业名称发票的行业企业，如电商、成品油经销等企业，在开发票时可暂不填写购买方纳税人识别号，仍按照企业现有方式开具发票。

★如果购买的商品种类较多，销售方可以汇总开具增值税普通发票。购买方可凭汇总开具的增值税普通发票以及购物清单或小票作为税收凭证。

（3）从单位内部管理来讲，除了有发票和销货清单外，还应当有入库验收手续加以佐证。签有购买合同的，还应当将合同作为凭证附件。

3.11　跨年度的发票

报销当年的发票，单位财务部门和税务机关当然会认可。但进入了新的年度，就涉及企业所得税的征收问题。通常情况下，到了年底取得发票的时间可能会出现跨年度的情况。例如，员工年底出差至第二年年初才回来，或者在外地的发票寄过来可能会跨年等。

单纯从民事法律的层面说，向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年（法律另有规定的除外）。照此说来，不超过三年的发票基本上是可以合法报销入账的。

而在涉税领域，国家税务总局发布的2011年第34号和2012年第15号公告，以及国税函（2010）79号文件中对于跨年度费用发票、预付款性质的发票、存货和固定资产采购发票怎样进行核算处理，都做出了具体规定。其允许跨年度的期限有长有短，也各有规定。

由于法律没有对发票报销的时间做出规定，因此，遇到在新的年度1月（也有以第一季度为限的）以内的上年度发票报销，如果金额不是很多且非属企业所得税可以税前扣除的项目，税务机关基本上是认可的。而究竟超过多长时间的发票不能入账，事实上也只有看税务机关怎么定夺了，企业说了不算。

关于跨年度的发票什么时间不收、怎样收的问题，由于涉及会计进行企业所得税核算的相关法律法规和政策规定，建议事先向主管税务机关征询意见，并在此基础上规定跨年度发票报销的时限要求，从而为出纳开展工作提供制度依据。

另外，出纳还应当在执行制度的前提下，于年度终了前的尽早时间与会计协调确认跨年度发票的接收问题，并将收票截止时间尽早告知涉及交票的相关同事，使他们能够将手中尚未报销的发票整理好，在规定的时间内主动、及时办理报销手续。

3.12　发票审什么

出纳在对发票进行最后的把关时，要做好三项检查（以增值税发票为例）。

1.审联次

要确认接收的增值税专用发票是否有记账联和抵扣联；接收的增值税普通发票和增值税电子普通发票，是否都只有一联。

2.审来源

确认付款和发票开具是否同在本省行政区域之内。因为根据现行法律规定，在本地付款但发票开自省外的财务报销凭证可能不会被税务机关认可。

3.审票面

★收付款双方的名称、银行账户与账号、地址与电话等信息是否正确。

★付款方为企业的，是否填写了纳税人识别号或统一社会信用代码。

★开票日期是否在有效期内。

★购买的商品或接受的服务是否属实、具体。

★所用税率或征收率与实际业务是否对应相符。

★价税合计与实际付款金额是否一致。

★付款金额及大小写是否正确；是否有开票人签字等。

★发票加密区是否有压线、错格现象。

★增值税专用发票的发票联和抵扣联是否都加盖了发票专用章（机动车销售发票在发票联和注册登记联），印章信息是否与票面相关信息对应一致，印迹是否清晰、完整。

★增值税普通发票（卷式）的校验码是否清晰、完整。

★增值税专用发票是否在360天的认证期限内。

★选用的税收编码是否正确。

★超出8行的商品明细，是否自金税系统开具了销货清单，所列内容是否齐全、正确。

★应当在备注栏加注说明的特定应税行为，是否已经正确填写。

3.13　电子发票

根据国家税务总局的公告，自2015年12月1日起，正式在全国推行增值税电子普通发票。该发票电子版式文件的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。开具和接收电子发票的一方需要纸质发票时，可以自行打印。

《网络发票管理办法》第七条规定：单位和个人取得网络发票时，应及时查询验证网络发票信息的真实性、完整性，对不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。

根据这项规定，出纳在接收电子发票时，要对员工提交电子发票的真实性和完整性查验确认无误后，再办理报销入账手续。目前，除了国家税务总局已经建立的增值税发票查验平台外，第三方网络平台也能提供发票查验的服务。出纳可以事先了解，以备时需。

目前，在日常生活中，电子发票在很多行业或企业都与纸质发票并存，给付款人提供了选择的余地。在一些第三方网络平台上，用户不仅可以通过第三方网络平台前端的“扫一扫”和“卡包”功能实现电子发票的便利收纳和归集，也可以通过其后端的企业号，直接勾选卡包中的电子发票一键生成报销单，再通过企业端的财务报销系统进行报销。整个流程省去了打印电子发票、发票粘贴等传统环节，能够大大提高报销业务的工作效率，对于报销人员来说更加便捷。

3.14　发票的签字

将发票粘贴在记账凭证或原始凭证粘贴单上，由报销申请人在记账凭证上签字，再进行财务处理，这就算办理了报销付款的手续。这种做法在企事业单位十分普遍。

有的财务人员面对已经形成的由报销申请人在发票上签字的习惯，会以重复签名、没有必要为由武断地否定。下面讲的一个案例用事实告诉我们，发票没有提交人签字将是怎样的后果。

案例

一家世界500强企业输在了没有签字的发票上

某全球知名跨国企业在中国设立的公司在一次内部调查中发现，商务经理Z先生存在使用连号票据报销和虚构娱乐招待活动报销的情况。虽然公司多次要求Z先生对报销不实的费用予以澄清，并将不实费用的清单列明提交给公司，但Z先生始终拒绝照办。于是，公司解除了与Z先生的劳动合同，而Z先生则向法院起诉了公司。

结果，法院因无法认定发票是由Z先生提交的，判决公司向Z先生支付年终劳动报酬、补偿金及工资合计99万元。

根据我国《劳动合同法》的规定，在这起劳动合同纠纷中，即便是世界级的大公司也承担着举证的责任，即要证明员工提交的发票就是本人提供的。否则，法院无法做出判断，也就无法支持公司一方的诉讼请求。

由这个案例我们可以知道，谁拿来的发票谁就应当在发票上签字。这样做既有助于分清责任，也对可能心生贪念之人产生心理震慑。

然而，对于出纳来讲，让员工在一张小小的发票上签字并不难，难就难在自己的法律意识不强、涉法经验不足而又对行业的传统做法过于自信上，以致制度缺失或怠于行动。其结果将使单位在关键时刻处于尴尬、被动的局面，甚至使单位产生经济和声誉的损失。

3.15　指导报销人

为了能够顺利报销，出纳需要指导与报销相关的人员了解正确接收发票的方法，并结合国家相关规定做以下提示：

★发票上必须写付款单位的全称和纳税人识别号或统一社会信用代码；

★增值税专用发票的字迹要清晰，不得压线、错格；

★发票的内容应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章；

★不能开具笼统的名称，购买货物要有开自增值税发票开票系统的销货清单；

★增值税专用发票的发票联和抵扣联都要加盖发票专用章，且发票专用章与票面的相关信息要对应一致；

★取得的增值税专用发票一定要有发票联和抵扣联，其中的发票联可以粘贴报销，而抵扣联千万不要粘贴，会计需要另外单独存档备查。