任务二 理解会计电算化对会计工作的影响

一、会计电算化对会计工作的影响

会计电算化是会计发展史上的一次革命，与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，它的产生将对会计理论与实务产生重大的影响，对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理，都有十分重要的作用。

1.减轻劳动强度，提高工作效率

在手工会计信息系统中，会计数据的处理全部或主要是靠人工操作。因此，会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。实现会计电算化后，只要把会计数据按规定的格式要求输入计算机，计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样，不仅可以把广大财会人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来，而且大大提高了会计工作的效率，使会计信息的提供更加及时。

2.全面、及时、准确地提供会计信息

在手工操作情况下，企业会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。实现会计电算化后，大量的会计信息可以及时、准确地输出，即可以根据管理需要，按年、季、月提供丰富的核算信息和分析信息，按日、时、分提供实时核算信息和分析信息。随着企业互联网的建立，会计信息系统中的数据可以迅速传递到企业的任何管理部门，使企业经营者能及时掌握企业经济活动的最新情况和存在的问题，并采取相应措施。

3.提高会计人员素质，促进会计工作规范化

实现会计电算化后，原有会计人员一方面有更多时间学习各种经营管理知识，参与企业管理，另一方面，还可以通过学习掌握电子计算机有关知识，使得知识结构得以更新，素质不断提高。另外，会计电算化的实施，在很大程度上促进了手工操作中不规范、易出错、易疏漏等问题的解决，因此，会计实现电算化的过程，也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程。

4.促进会计职能的转变

会计若要真正发挥其管理、预测、决策以及控制功能，不仅需要丰富的内部财务会计信息，而且还需要丰富的外部信息，如世界经济信息、国家经济政策信息、实时金融信息、市场销售信息、物价变动信息、企业经营信息等。随着全球以国际互联网为中心的计算机网络时代的到来，国际互联网作为世界信息高速公路的基本框架，已成为连接未来信息化社会的桥梁，信息的使用者从地球的任何一个地方只需几秒即可以将会计信息系统的信息传递到另一个地方，又可以从不同的地方获取所需的会计信息和其他信息。计算机网络技术的发展和会计电算化网络系统的建立，实现了海内外数据的共享和信息的快速传递，这恰恰能够满足部门管理、企业管理、行业管理、跨国公司管理对信息的需要。这将为财务管理人员、会计管理与分析人员、企业高层领导利用企业内部会计信息和外部信息进行管理、分析、预测和决策提供良好的机遇。

5.促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革

电子计算机在会计实务中的应用，不仅是核算工具的变革，而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响，如由于会计电算化的实施，进而会计凭证的产生方式和存储方式的变化导致会计凭证概念的变更；由于账簿存储方式和处理方式的变化导致账簿的概念与分类的变化；由于内部控制和审计线索的变化导致审计程序的变更等，从而推进会计理论的研究和发展。

6.推动企业管理现代化

在现代社会中，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益，使企业在国内外的竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要部分。据统计，会计信息约占企业管理信息的60%～70%，而且多是综合性的指标。实现会计电算化，就为企业管理手段现代化奠定重要基础，就可以带动或加速企业管理现代化的实现。

二、会计电算化与手工会计的比较

1.相同点

会计电算化与手工会计在本质上都属于会计信息系统，它们具有一些共同的特征。

（1）目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。

（2）采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。

（3）都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法规，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

（4）系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这5项功能。

（5）都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。

（6）编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

2.不同点

（1）使用的工具不同。手工会计使用的工具是算盘、纸张、账本、电子计算器等。会计电算化使用的工具是电子计算机及相关软件，整个数据处理过程基本上都由计算机来完成。

（2）信息载体不同。手工会计系统所有的信息都以纸张为载体，占用的空间大，保管起来不容易，查找也困难。而会计电算化系统除了必要的会计凭证、账簿和报表外，一般都用光盘、磁盘等作为信息载体，占用空间小，保管容易，查找也方便。

（3）账簿外表形式不同。在手工情况下，账簿按用途可以分为日记账簿、分类账簿和备查账簿三种；账簿按照外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式，总账一般也采用订本式，明细账采用活页式，固定资产采用卡片式等。在电算化情况下，账簿的外表形式只有一种活页式。那么怎样防止账页的散失或被不正当地抽换呢？在上海市的会计电算化软件评审办法中规定：“系统输出的现金、银行日记账必须由机器连续打印编号”，这在一定程度上可以保证账页的连续性。另外，在手工会计中设置明细账，按明细分类账户进行分户登记，是为了可以分账户查询凭证。在会计电算化中明细账已无意义，可以取消。根据财政部文件，明细账可以一年输出一次，仅为了存档。

（4）错账更正方法不同。手工会计情况下的错误根据不同的情况有3种更正方法：划线更正法、红字冲销法、蓝字补充法。在会计电算化中，划线更正法已经无法使用。根据财政部文件的规定，已经输入计算机内的凭证资料在登记前必须审核，如果审核发现错误，要对错误凭证进行修改；如果审核通过了或者已经记账后发现凭证错误，则不能对凭证直接修改，只能采用类似红字冲销方法将错误的凭证冲销掉，然后再补充正确的凭证。计算机自动产生的中间结果或者最后结果，是无权进行人工修改或直接填列的。

（5）账务处理程序不同。在手工会计中，由于各个企业的业务量大小不同，也就是说，凭证的数量不同，导致产生了各种不同的会计核算程序，如记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、日记总账账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序等。但是，由于业务量的大小对于计算机系统来说基本上没有影响，所以在会计电算化中完全可以选用任意一种账务处理程序就可满足各个企业的需要。

（6）会计工作组织体制和人员不同。手工会计部门一般分为若干会计工作岗位，如工资、材料、固定资产、成本等岗位，以进行专门的会计业务核算，设有专人负责记账、编制报表等工作。在会计电算化情况下，会计工作岗位的划分发生了很大的变化，专门的业务核算工作都由计算机来替代，只设置了数据录入、审核、维护等岗位。在人员构成上，手工会计系统中均是会计专业人员。会计电算化系统中的人员将由会计专业人员、计算机专业人员或两者都懂的复合型人才构成。

（7）内部控制方式不同。手工会计的内部控制依据会计流程进行严密的控制，如账证核对、账账核对、账物核对等控制方式。而在会计电算化中这些方式都已不存在，代之以更加严密的输入控制、权限控制、时序控制等。