第二节 会计核算软件的要求

一、会计核算软件的基本要求

1．合法性要求

会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定。

对会计软件的基本要求，就是指会计软件设计应达到的基本要求。为什么要对会计软件作最低限度的要求，而不同时给出高标准的要求呢？主要原因有以下几个方面。

（1）这是由行政法规的性质所决定的。制度规范只能是各单位普遍能达到的最基本的要求。

（2）对标准上限要求很难确定。一方面是由于会计软件的研制技术及相关的科学技术在不断发展；另一方面也存在着许多流派，一些理论问题还存在着很多分歧。而行政法规中不宜把目前还不能普遍做到的或有争议的问题作为规范固定下来，以免影响行政法规的可操作性。

因此，基本要求可以理解为会计软件的合法性要求。一个会计软件达不到这些要求，就不能说是合法的。

2．会计期间要求

会计软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。由于中外合资企业和部分特殊企业需要按其他会计期间提供数据，因此会计软件应根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。

企业的生产经营活动在时间上是连续不断的，为了能及时报告企业的财务状况和经营成果，就需要将企业持续不断的经营活动人为地划分为一定的时间段落，以便能及时地为企业提供会计信息，这种分段进行会计核算的时间区间就称为会计期间，如果以一年为一个会计期间则称为会计年度。会计年度有不同的划分方法，可以是以12个月份为终止的历年制，也可以是以某个月份为终止的营业年。我国《会计法》规定，以公历年度作为会计年度，即以每年的1月1日起至12月31日止作为一个会计年度。有些国家的会计年度是以头年的7月1日至第二年的6月30日或以头年的10月1日至第二年的9月30日终止。此外，会计期间还分为半年度、季度、月度，为了能更及时地了解企业的经营情况，企业还要对不同的会计期间分别编制对应期间的财务报告。

3．中文要求

会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。

4．权限要求

在会计软件中，为保证系统的安全性，防止非法操作，明确职责范围，根据会计电算化后岗位的划分，对所有操作员分配一定的权限。

操作权限的设置一般通过软件提供的“操作权限设置”功能实现。通过操作权限设置，一方面可以防止无关人员进行操作；另一方面可以防止操作员越权操作。

操作权限应根据岗位分工进行设置，并遵循会计内部牵制制度。操作员工应使用真实姓名，严禁设置不存在的操作员。设置完毕后，应将系统默认操作员删除或取消其所有的权限，防止使用默认的操作员进行实际业务操作。

5．符合国家标准数据接口的要求

（1）制定标准的过程

目前，在国内使用的会计软件有不同的种类，第一类是国外的会计软件或ERP软件中的财务模块；第二类是国内的商品化会计软件；第三类是一些定点开发或自行开发的项目型会计软件。各软件由于采用不同的数据库平台和独立设计的数据库结构，形成了自己的体系。由于各种软件之间不能互相交换数据，在各会计软件之间就形成了“数据孤岛”，这对其他需要会计数据的软件构成了障碍。为获取会计软件的数据，人们不得不采用各种方法，但从整个社会的角度讲这是一种浪费，同时也影响了软件业本身的发展。

1998年，中国软件行业协会财务及企业管理软件分会编制了《财务软件数据接口标准98-001号》，在一段时间内起到了一定的规范作用。2002年，上海市质量技术监督局也发布了《信息技术 会计核算软件数据接口规范》，在该区域进行应用。

为使会计软件数据接口能在更大范围内执行和应用，满足会计软件和其他软件的发展要求。2004年，审计署、财政部、国家标准化管理委员会制定和发布了《信息技术 会计核算软件数据接口》（GB/T 19581-2004）国家标准。这一标准的发布无疑推动了整个软件业的发展。

2008年，国家标准化管理委员会又专门成立了全国审计信息化标准化技术委员会，挂靠在审计署信息中心，长期推动审计信息化的有关标准制定工作，其中会计软件数据接口标准是其中的重要组成部分。

根据会计软件和ERP软件的发展，标准将隔一定时间进行修订或重新制定发布，具体应参照新的标准执行。

2010年，国家标准化管理委员会全国审计信息化标准化技术委员会（SAC/TC341）经过总结接口标准实施的经验，重新制定了新一版的标准，即《财经信息技术 会计核算软件数据接口第1部分：企业》（GB/T 24589.1-2010）和《财经信息技术 会计核算软件数据接口第2部分：行政事业单位》（GB/T 24589.2-2010）。且总预算会计和商业银行部分也将逐步发布。

（2）标准的主要技术内容

各种会计软件保存会计核算数据的数据模式不尽相同，但仍可从中归纳出其共有的数据模式。具体地讲，会计核算数据主要包括电子账簿、会计科目、科目余额、记账凭证、报表等部分，它们之间既相互独立又密切相关，构成有机统一的会计核算体系，这就为会计核算软件数据接口标准的建立奠定了基础。

该标准规定了会计软件统一的数据输入、输出的内容和格式。输出格式为XML。

《财经信息技术 会计核算软件数据接口第1部分：企业》（GB/T 24589.1-2010）标准文本的基本条目如下，具体内容可参看标准文本。

1 范围

2 规范性引用文件

3 术语和定义

4 数据元素

4.1 数据元素的描述规则

4.2 数据元素细目

4.2.1 公共档案类数据元素

4.2.2 总账类数据元素

4.2.3 应收应付类数据元素

4.2.4 固定资产类数据元素

4.2.5 员工薪酬类数据元素

5接口文件的输出

5.1 输出文件的格式

5.2 输出文件的数据结构

5.2.1 公共档案类数据结构

5.2.2 总账类数据结构

5.2.3 应收应付类数据结构

5.2.4 固定资产类数据结构

5.2.4 员工薪酬类数据结构

5.3 输出文件的输出说明

5.4 输出文件的时间要求

6符合性评价

附录A（资料性附录）企业会计核算软件数据接口的XML大纲

A.1标准元素类型类XML大纲

A.2公共档案类XML大纲

A.3总账类XML大纲

A.4应收应付类XML大纲

A.5固定资产类XML大纲

A.6员工薪酬类XML大纲

附录B（资料性附录）企业会计核算软件数据接口的XML实例

B.1公共档案类XML实例

B.2总账类XML实例

B.3应收应付类XML实例

B.4固定资产类XML实例

B.5员工薪酬类XML实例

（3）会计软件接口标准的应用方法

①使用会计软件接口标准能够达到的目的

●满足财政、审计、税务等有关部门对会计数据不同标准化的需要。

现在，有关部门已经逐步实现信息化管理，并应用于具体的业务管理工作。因此某些工作与企业的会计数据有密切关系，如审计软件运行的前提是应用被审计单位的有关电子数据（包括会计核算数据），但由于不同的被审计单位的数据结构不同，采用的数据库系统也不同，这就需要通过会计数据接口进行。

政府或行业主管部门对有关部门会计信息进行汇总、分析，进行宏观管理。然而，由于历史原因和其他因素，完全采用同种软件在一定时期内可能有困难，甚至会长期存在多种软件并存的状况。如在一个集团企业，集团总部和较大的下属单位可能采用国外的一些大型ERP软件，而中型单位可能会采用国内的中型ERP软件，而在部分小型单位则可能采用小型的会计软件。由于费用等多种因素，必然形成多种软件并存的局面。通过会计数据标准接口，就可使软件的输出数据归一化，从而达到统一汇总、分析的目的，或用于其他方面。

●满足本单位二次开发的需要。

本单位在应用软件上也可能有多种软件并存的情况，如会计软件是一种，而采购、销售等是另一种，如此等等。因此，在会计软件与其他软件之间也需要接口。如果是集团企业，有可能使用了多种会计软件，在此情况下，也需要对多种会计软件的数据进行统一的汇总、分析，或者用于内部审计、统计、计划等多个方面。

所以，本单位在需要时可进行其他软件的开发，并通过接口进行数据交换，避免每个软件只作一个接口。

●满足其他相关软件的需要。

现在，会计师事务所、咨询公司、金融单位在对具体单位进行审查、咨询、评估时，都要使用有关的业务分析和处理软件。这些软件需要以会计数据为基础，只有会计数据提供方的软件支持接口标准，才可以通过接口标准交换数据。

●满足本单位建立会计数据资源库的需要。

从长期看，建立本单位的会计数据资源库（或称数据仓库）十分有好处。通过会计数据软件接口标准可以长期建立自己的会计数据资源库，不管是使用一家软件，还是几家软件，只要满足接口标准的要求都很容易建立。在此基础上，采用有关的分析软件或编制相关软件就显得十分容易。

②使用会计软件接口标准的方法

●对于选择会计软件的单位。

在选择会计软件时，应该要求软件提供方提供通过国家标准制定机构认可的有关认证，并实际演示有关的功能，对相关输出的数据格式进行核对。

此外，还可以考察软件是否提供有关的符合标准数据的导入功能，由于各软件数据组织的复杂性不同，所以在导入的数据上有所限制，并与具体的管理模式有关。

选定软件后，签订合同时应该有相应的合同条款，明确会计软件提供方提供的软件是否满足标准要求，避免出现无效的口头承诺。

●对于已经使用会计软件的单位。

由于2004年会计软件接口标准发布后，软件要适应标准有一个过程，同时还需要在应用中检验是否符合接口标准的要求。2010年新版标准发布后，软件开发商也逐步提供相关的标准数据输出功能。

重新选择其他软件时，可利用原来导出的数据，部分或全部地导入到新的软件中。在选择新的软件时，要询问新的软件是否满足符合标准数据的导入或经过对方提供的软件处理后导入。这样可以降低初始化的工作量，同时保留了以前的数据供查询和分析应用。

●对于需要进行二次开发的单位。

由于在某些业务模块上需要专门开发以满足本单位特殊要求，新开发的软件就需要与在用的会计软件数据进行接口检验。在进行二次开发时，一般有两种开发接口的方法。

一是间接法，就是会计软件导出有关的数据，新开发的软件采用这些数据进行处理，以满足有关业务的需要。一般优先采用标准的数据接口，在标准的数据接口不能满足部分要求时，其余部分由双方确定。这种方式一般适用于实时性要求不高的二次开发项目。

二是直接法，就是不通过数据接口，在软件中直接操纵会计软件的有关数据，通过数据库的有关命令转移到新开发的软件中。这种方式的优点是实时性强，缺点是当会计软件升级时，如果数据库结构进行了改变，新开发的软件就必须进行修改。如有多种会计软件在应用，就需要开发多个接口。若更换为外部的会计软件，则接口几乎会全部重做。同时，由于直接法直接操纵会计软件的数据库系统，这既对会计软件安全方面产生威胁，又影响其稳定性，同时也对新开发的应用软件带来了不稳定性。

●对于外部开发与会计软件相关的单位。

对开发审计软件、税务软件、报表汇总与分析软件等的单位来说，都需通过会计数据进行再加工和分析才能达到相关业务软件的目的。但会计软件众多，所以要针对各种会计软件开发接口，一是工作量大，成本高；二是由于会计软件的不断升级，数据结构在不断变化，所以，要想不断适应各种会计软件的各种版本几乎是不可能的。

通过标准数据接口，就可以将需要的数据进行导入，而且不用担心软件内部数据结构的变化。这样就节省了时间，减少了费用，增强了软件的稳定性。

●对于需要建立会计数据资源库的单位。

在会计标准数据接口中，已经将科目、凭证、报表等数据纳入，并进行了规范。实际上，会计的基础数据和业务数据等都具备了。所以，可以通过标准数据接口将每年的数据保存起来，形成会计的数据资源库。如果保存了多年的数据，就能够建立数据仓库进行有关的分析、预测，以帮助我们在管理工作中进行应用。

6．稳定性要求

会计核算软件在设计性能允许使用的范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

7．数据恢复要求

会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

数据恢复用于将备份在U盘或其他介质上的会计数据恢复到当前处理软件中。数据恢复后，数据就完全与数据备份时一致了。

当硬盘数据损坏或丢失时，应利用以前制作的数据备份尽可能快地恢复数据。如果没有发现数据损坏，一般不用进行数据备份恢复。当需要查询往年的数据时，也可使用数据恢复，将往年的数据恢复到硬盘上。

恢复数据将覆盖硬盘中现有的数据，因而只有在硬盘数据被破坏的情况下才能使用该功能，硬盘数据正常时禁止使用该功能。

进行数据恢复之前，最好进行一次数据备份，以便数据恢复不成功或原备份盘有问题时还可以恢复当前的数据。

数据恢复功能比较重要，容易错把硬盘上的最新数据变成备份的旧数据，所以应限定少数有权限的人才能进行此项操作。

数据恢复时，不要在恢复过程中突然关机或重新启动机器，最好也不要强行结束数据恢复程序，否则可能会造成数据库损坏或其他不可预测的后果。

8．审批管理要求

会计软件随着计算机技术、软件开发工具和业务的变化，会不断推出新的版本。具体推出的频度，依据不同的软件和厂家有所不同。软件升级意味着错误的纠正、功能的增强，也可能是有重大的创新。对于会计人员来讲是新技术的进步和功能的进一步增强，将会大大提高会计工作效率。

会计软件升级主要包括以下方面。

（1）纠正软件中存在的错误

由于多种原因，原先的软件可能存在某些错误，这些错误往往是在具体的应用中才发现的。软件厂家会不断地完善原先的软件，进行软件升级，解决以前的缺陷。软件中存在的错误，一般分为程序错误和功能错误。

（2）更新功能

根据新的业务或管理的需要增加新的功能。例如，在新的版本中增加了一些管理分析报表等。

（3）界面和易用性的改进

有些软件虽然可以应用，但界面不美观，流程不清晰，甚至影响应用的效果，为此进行的改进就是对界面的设计和优化。有些功能虽然能用，但用起来不方便，这类软件需提高易用性。

在会计软件的升级中，往往还可能需要相应的系统环境。

会计软件的环境更换、升级，如果处理不当，有可能导致系统不能正常运行，甚至使数据丢失。因此，单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。

9．服务要求

软件开发商的技术实力和发展前景，直接关系到今后软件功能的改进和升级。若选择实力不够强的公司，一旦公司倒闭，则用户购买的软件将得不到后续的技术支持。

软件公司的售后服务体系是否健全，服务水平的高低以及服务态度的好坏对于所选用的会计软件能否顺利投入使用也是至关重要的。在选择会计软件时，要特别注意，选用的软件在企业所在地是否已设立了售后服务机构，这对于该软件的长期运行是一个重要的保障。

因此，会计软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。