项目一 Excel的基本操作

Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，目前的主流版本是Excel2013版。本书采用的是Excel2013中文版。

一、Excel的启动与退出

▶1.Excel的启动

启动Excel主要有以下几种方法。

（1）单击Windows桌面左下角“开始”→“Excel2013”选项。

（2）单击Windows桌面左下角“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice2013”→“Excel2013”选项。

（3）双击桌面Excel程序。

（4）双击任何一个扩展文件名为“.xls”或“.xlsx”的文件，将自动启动Excel2013，并打开工作簿。

▶2.Excel的退出

（1）在Excel工作界面中，单击窗口右上角的关闭按钮。

（2）在Excel工作界面中，单击窗口左上角按钮，选择“关闭”。

（3）在Excel工作界面中，按下Alt+F4组合键。

二、Excel的工作界面

Excel的工作界面主要由标题栏、列标识、行标识、功能区、名称框、编辑栏、工作区、滚动条、工作表标签、状态栏、视图切换区和比例缩放区组成，如图1-1所示。下面对常用的几个部分进行简单介绍。

▶1．标题栏

标题栏位于窗口的最上方，由控制菜单图标、快速访问工具栏、工作簿名称和控制按钮等组成。

▶2．功能区

功能区主要由选项卡、组合命令按钮等组成。通常情况下，Excel工作界面中显示开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅以及视图7个选项卡。使用者可以切换到相应的选项卡中，然后单击相应的命令按钮完成所需要的操作。

功能区右上角还包括了功能区最小化、MicrosoftExcel帮助按钮，以及3个窗口控制按钮，即窗口最小化按钮、窗口还原按钮和窗口关闭按钮。这3个窗口控制按钮用来控制工作区窗口操作。

▶3．名称框

名称框主要用于指定当前选定的单元格。

▶4．编辑栏

编辑栏用来显示和编辑当前活动单元格的数据和公式。

▶5．工作区

工作区是用户用来输入、编辑以及查询的区域。工作区主要由行标识、列标识、表格区、滚动条和工作表标签组成。

▶6．视图切换区

视图切换区位于状态栏的右侧，用来切换工作簿视图方式，由普通按钮、页面布局按钮和分页视图按钮组成。

▶7．比例缩放区

比例缩放区位于视图切换区的左侧，用来设置表格区的显示比例。

三、保存Excel文件

在完成工作簿文件的操作之后，就需要将上述内容保存成Excel文件。

▶1．保存文件的方法

（1）单击“文件”→“保存”命令或“另存为”命令。

（2）单击标题栏上的“保存”快捷按钮。

（3）按下Ctrl+S组合键。

（4）关闭Excel，按提示菜单进行保存。

▶2．保存文件的类型

保存文件时，系统默认为MicrosoftExcel工作簿，也可以单击“保存类型”下拉按钮，修改文件类型。常用的文件保存类型有Excel工作簿、网页、PDF等。

▶3．文件名

文件名应能简单明了地反映文件的主旨内容。文件名由文件主名和扩展名组成，文件主名最多可由255个字符组成，扩展名由文件类型确定。主名和扩展名之间由一个小圆点隔开。文件名中不能有/|\*? ＜＞″:。

▶4．文件的保存位置

文件的保存路径是由保存文件时的路径决定的。可在保存文件的“另存为”对话框的地址栏中选择。如图1-2所示，文件“初识Excel2013”的位置在桌面“Excel2013在会计中的应用”文件夹中。