2.2 记账依据是什么

1．原始凭证的填制和审核

1) 原始凭证的填制

(1) 原始凭证的基本要素。会计实务中，由于各种经济业务的内容和经济管理的要求不同，原始凭证的名称、格式和内容多种多样。但是，原始凭证作为经济业务已经发生或已经完成的原始证据，必须反映经济业务发生或完成的情况，并明确有关经济人的责任，所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容，具有一些基本要素，这些基本要素主要包括以下7个方面。凭证的，应以实际填制日期为准；销售商品、产品时未能及时开出发货票的，补开发货票的日期应为实际填制时的日期。

● 凭证的名称。标明原始凭证所记录业务内容的种类，反映原始凭证的用途，如“发货票”、“入库单”等。

● 填制凭证的日期。如果在业务发生或完成时，因各种原因未能及时填制原始

● 填制凭证单位或填制人姓名。

● 经办人员的签名和盖章。经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。

● 接受凭证单位的名称。将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系，标明经济业务的来龙去脉。

● 经济业务内容。经济业务内容主要是表明经济业务的项目、名称及有关的附注说明。

● 数量、单价和金额。主要表明经济业务的价值。这是原始凭证的核心。

有些原始凭证虽不具备凭证的7个要素，但它们是由国家有关主管部门制定的统一的凭证格式，如中国人民银行统一制定的银行转账结算凭证等，均是合法的原始凭证。

(2) 原始凭证的填制方法如下。

① 自制原始凭证的填制方法。自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门或人员，在某项经济业务发生或完成时自行填制的凭证。

自制原始凭证填制方法举例如下。

【例2-1】 甲公司向乙公司购进货物一批，仓库保管员验收后填制“入库单”，如表2-1所示。

② 外来原始凭证的填制方法。外来原始凭证，是指在经济业务发生或者完成时，从外单位或个人取得的原始凭证。

外来原始凭证的填制方法举例如下。

【例2-2】 A公司2013年10月10日从B公司购进材料一批，货款及增值税以银行存款支付。B公司收妥款项后开具的“增值税专用发票”如表2-2所示。

外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经济单位印制，在填制时加盖出具凭证单位公章方为有效。

(3) 原始凭证的填制要求。会计工作是从取得或填制原始凭证开始的，原始凭证填制得正确与否，直接影响会计核算的质量。因此，填制原始凭证必须符合规定的要求。

● 凭证所反映的经济业务必须合法。原始凭证所反映的经济业务必须合法，必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求，否则不能记入原始凭证。

● 凭证填写的内容和数字要真实可靠。原始凭证上所填写的经济业务发生的日期、内容、数量和金额等项目必须与实际情况完全相符，不能填写估计数或匡算数。

● 各种凭证的内容必须逐项填写齐全。各种原始凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏和省略，手续要完备，经办业务的部门的人员要认真审核，签名盖章。

● 凭证填制要及时。当一项经济业务发生或完成时，应立即填制原始凭证，并按规定的程序及时送交会计部门，经会计部门审核无误后，据此编制记账凭证。

● 凭证书写要规范。各种凭证的书写要用蓝黑墨水，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认。不得使用未经国务院公布的简化字；对阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连笔书写；在数字前应填写人民币符号“￥”；属于套写的凭证，应一次套写清楚。

● 各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正时，应采用划线更正法，即将错误的文字和数字，用红色墨水划线注销，再将正确的数字和文字用蓝字写在划线部分的上面。更正处应当加盖开出单位公章。

● 大小写金额数字要符合规范，正确填写。大写金额数字应一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得乱造简化字；金额数字中间有“0”字时，如小写金额￥1001.50，大写金额中可以只写一个“零”字，为“壹仟零壹元伍角整”；大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字的后面应当写“整”字或者“正”字；大写数字有分的，“分”字后面不写“整”字或者“正”字。银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单位、运单、合同、契约以及其他规定需要填列大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填小写金额。

● 各种凭证必须连续编号，以便查考。各种凭证如果已预先印定编号，在写错作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。

2) 原始凭证的审核

对原始凭证进行审核，是确保会计信息质量，充分发挥会计监督积极作用的重要环节，也是会计机构、会计人员的法定职责。

原始凭证审核的主要内容如下。

(1) 审核原始凭证是否合法、合理。审核原始凭证所反映的经济业务是否符合国家的政策、法令、制度的规定，有无违反财政纪律等违法乱纪的行为；是否符合厉行节约、反对铺张浪费的原则，有无违反该原则的现象。

(2) 审核原始凭证是否真实、完整。审核填制原始凭证的日期、所记录的经济业务的内容及数据等是否符合实际情况，项目填写是否齐全，手续是否完备，外来原始凭证的填制单位公章、填制人员签字以及自制原始凭证的经办部门和经办人员的签名或盖章是否齐全。

(3) 审核原始凭证是否正确、清楚。审核原始凭证中摘要的填写是否符合要求，数量、单价、金额、合计数的计算和填写是否正确，大小写金额是否相符，书写是否清楚。

原始凭证的审核是一项十分细致而又严肃的工作，会计人员必须坚持制度，坚持原则，履行会计人员的职责。

(4) 在审核原始凭证过程中，发现问题后的正确处理方法。

● 对于不真实、不合法的原始凭证，会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究有关当事人的责任。

● 对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式的会计手续。

2．记账凭证的填制和审核

1) 记账凭证的填制

(1) 确定采用何种记账凭证。应确定采用哪种格式的记账凭证。若企业规模大、收付款业务多，宜选择采用专用凭证；若企业规模小、业务少，宜选择采用通用记账凭证。若为了集中反映账户对应关系、便于查账、减少凭证数量，宜选择采用复式凭证；若为了分工汇总、记账、加快账务处理工作，宜选择采用单式凭证。

若选择采用专用凭证，在接到原始凭证填制记账凭证时，还要具体确定填制收、付、转哪一种专用凭证。一般来说，若为收款业务应填制收款凭证，若为付款业务应填制付款凭证，若为转账业务应填制转账凭证。但是，对于现金和银行存款之间及各种银行存款之间相互划转的业务，如从银行提取现金或把现金存入银行，要注意只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复记账。

(2) 必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。记账凭证可以根据一张或若干张反映同一经济业务的原始凭证填制，也可以把若干张同类经济业务的原始凭证进行汇总，根据汇总表填制。对于调整、结账、会计计算，以及更正错账，一般没有原始凭证，但填制记账凭证时要作较为具体的说明或附有自制的计算单。

(3) 填写记账凭证的日期。填写日期一般是会计人员填制记账凭证当天的日期，也可以根据管理需要，填制经济业务发生的日期或月末日期。因此，它可以与所依据的原始凭证日期一致，也可能不一致。一般来说，记账凭证填写日期的具体要求是：报销差旅费填写报销当日日期；现金收付填写收付日期；银行收款业务填写财会部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期，但当实际收到进账单日期与银行戳记日期相隔较远，或当日收到上月银行进账单，则应按财会部门实际办理转账业务的日期填写；银行付款业务，应填写财会部门开出付款单据或承付的日期；属于计提费用、分配利润等转账业务，应填写当月月末日期。

(4) 填写记账凭证的编号。记账凭证编号必须连续，不得跳号、重号。当月记账凭证的编号，可以在填制当日填写，也可以在月末或装订记账凭证时填写。业务量大的单位，可使用“记账凭证编号单”，事先在编号单上印好顺序号，编号时用一个销一个，在装订凭证时将编号单附上，使编号和张数一目了然，便于查考。在具体编号时，可采用统一编号和分类编号两种方法。统一编号较适用通用凭证，即将全部凭证作为一类统一编号。分类编号较适用专用凭证，它又分为两种方式，一是分别现金收付、银行存款收付和转账业务三类，分别起头，连续编号，这种凭证编号应分为收字第×号、付字第×号、转字第×号；二是分为现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出和转账业务五类，分别起头，连续编号，这种凭证编号应分为现收字第×字、现付字第×号、银收字第×号、银付字第×号、转字第×号。

如果一笔经济业务需要填制两张以上复式记账凭证，可采用“分数编号法”编号。如第15号记账凭证的经济业务需填制3张记账凭证，可编转字第15-1/3号、转字第15-2/3号、转字第15-3/3号。该项经济业务，即15号凭证共有3张，分子1、2、3则分别表示它们是15号凭证的第1张、第2张和第3张。记账凭证无论是统一编号，还是分类编号，每一会计期间都必须按当月起从1号重新起编。不得采用按年或按季连续编号的方法。

(5) 填好摘要。摘要一栏，是填写该记账凭证反映的经济业务内容的。它没有统一模式，应因事而异，详略不同。填写的基本要求是真实准确，简明扼要。其中：收付款业务要写明收付款对象及款项内容，使用支票的，应填写支票号码；购买物资业务要写明供货方及主要品种、数量；债权债务业务应写明对方名称、经手人及发生时间；溢缺事项应写明发生部门、原因及责任人；对于冲销或补充等更正差错事项，应写明“注销×月×日×号凭证”或“订正×月×日×号凭证”字样；若一张或几张原始凭证需填制两张以上记账凭证而只能附在一张之后，则应分别写明“本记账凭证附件包括×号记账凭证业务”或“原始凭证附在×号记账凭证后面”等字样。

(6) 准确填写账户名称并正确反映借贷方向。账户名称，即会计科目，应填写全称，不得简写或只写编号而不写名称，不得用“……”符号代表。要写明必要的二级科目及明细科目，以便登记明细账。账户的借贷方向要正确，或以账户体现出来，或以金额体现出来。填写账户名称时先写借项，后写贷项。不能把不同内容、不同类型的业务合并，编制一组会计分录，填制在一张凭证上；也不能人为地把一笔业务任意割裂开来填制在几张凭证上。原则上一笔经济业务编制一张记账凭证。

(7) 金额栏数字的填写。记账凭证的金额必须与所附原始凭证的金额相符。填写金额时，阿拉伯数字要规范，写到格宽的二分之一，并平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行。金额数字要写到分位，角分位没数字也要填上“00”，角分位的数字或零，要与元位的数字平行，不得上下错开。要在金额合计行填写合计金额，并在前面写上“￥”符号。不是合计金额，则不填写货币符号。填写金额 ( 包括文字 ) 不得跳行，对多余空行，应划斜线或“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行，要注意两端都不能划到金额数字的行次上。

(8) 所附原始凭证张数的计算和填写。记账凭证后附的主要有原始凭证、原始凭证汇总表、计算单、分配表、批准文件等。附件张数应用阿拉伯数字填写在指定位置。附件张数的计算方法有两种：一种是按构成记账凭证金额的原始凭证或原始凭证汇总表计算张数，原始凭证或原始凭证汇总表所附的单据，只作为附件的附件处理。如差旅费、市内交通费、医药费等单据，因数量多，可粘在一张表上，作为一张原始凭证附件，但该表上同样要注明原始单据的张数。另一种是以所附原始凭证的自然张数为准，有一张算一张。

(9) 记账凭证的签章。记账凭证填制完成后，要由有关人员签名或盖章，以示负责。签名时要写姓名全称，不得任意简化，以免混淆。一般程序是，填制人员填毕后先签章，再由稽核人员审核后签章，之后由会计主管人员复核后签章，最后记账人员在据以记账后签章。另外，收付款凭证，还必须由出纳人员签章，表明其是否对该项款项进行了收付。

(10) 过账符号栏。过账符号栏是在根据该记账凭证登记有关账簿以后，在该栏注明所记账簿的页数或打“√”，表示已登记入账，避免重记、漏记，在没有登账之前，该栏没有记录。

2) 记账凭证的审核

对记账凭证的审核实质是对原始凭证的进一步查核，除按对原始凭证的审核要求外，还包括对以下几方面的审核。

(1) 审核记账凭证是否与所付原始凭证一致，具体说就是记账凭证是否附有原始凭证；所付原始凭证的张数与记账凭证上列明的是否相符；所附原始凭证的经济业务内容与记账凭证记录的内容是否一致，所记金额是否与记账凭证反映的金额相等。

(2) 审核记账凭证所用会计科目、明细分类科目及应借应贷的对应关系是否正确，是否符合会计制度和会计准则要求。

(3) 凭证中有关项目的填列是否完备，有关人员是否都已签名或盖章。

(4) 审核记账凭证中所反映的数字和金额是否正确。

(5) 在审核过程中，如果发现记账凭证有错误，应查明原因，及时更正。

3．记账凭证附件的处理

在实际工作中，记账凭证所附的原始凭证种类繁多，为了便于日后的装订和保管，在填制记账凭证时应对附件进行必要的外形加工。

过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于记账凭证，同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整；过窄过短的附件，不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上，然后再装订粘贴纸。原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，纸上可先印一个合适的方框，各种不能直接装订的原始凭证，如飞机票、地铁车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地粘贴于粘贴纸的方框之内，不得超出。粘贴时应横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的右边，逐张左移，后一张右边压住前一张的左边，每张附件只粘左边的0.6～1厘米长，粘牢即可。粘好以后要捏住记账凭证的左上角上下抖几下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额。

如某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有0.5元的市内公共汽车票20张，1元的公共汽车票12张，285元的火车票1张，869元的飞机票1张，就应分别在汽车票类下面空白处注明0.5×20=10元，1×12=12元，在火车票类下面空白处注明285×1=285元，在飞机票类下面空白处注明869×1=869元。这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容易查明丢的是哪一种票面的原始凭证，而且也为计算附件张数提供了方便。

4．凭证的传递、装订和保管

1) 会计凭证的传递

(1) 会计凭证传递的作用。会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督具有重要作用。

(2) 会计凭证传递的注意事项。各种会计凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证在传递过程中必须注意以下事项。

● 一切会计凭证的传递和处理，必须在会计报告期内完成，应当及时传递，不得积压，不得跨期，否则势必影响会计核算的正确性和及时性。

● 会计凭证在传递过程中，既要做到完备严密，又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度，以保证会计凭证的安全与完整。

● 应根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况以及经营管理的需要，恰当规定会计凭证经由的必要环节，并据之恰当规定会计凭证的份数，做到即使各有关部门和人员能了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，又避免凭证传递经过不必要的环节，以利于提高工作效率。

● 要根据各个环节办理经济业务所必需的时间，合理规定凭证在各个环节停留的时间，以确保凭证及时传递。

2) 会计凭证的装订

会计凭证的装订是指定期把编制好的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证整理装订时，必须保持会计分录的完整，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1.5～2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在装订处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。

有些会计在装订会计凭证时采用角订法，装订起来简单易行，效果也很不错(参考图2-1)。它的具体操作步骤如下。

(1) 封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角，做护角线。

(2) 凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

(3) 大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。

(4) 在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。

(5) 将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

(6) 向上折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘住。

待晾干后，在凭证本的背面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。

3) 会计凭证的保管

会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后，须按规定的立卷归档制度，形成会计档案资料，以便日后查阅。

会计部门在记账后，应定期(每日、每旬或每月)对各种会计凭证加以分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少须保存十年，重要的凭证须长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁，任何单位都不能随意销毁会计凭证。