企业电话会议和视频会议

这里主要介绍两种不同于传统会议的会议形式——电话会议和视频会议。在某些情况下，电话会议和视频会议较传统会议具有不可替代的作用。

举例来说，我有个朋友曾经在一家国际性的市场调研公司工作，在每次执行项目前，其部门都会在公司里找个会议室召开项目培训会议。在培训中途，有的时候，遇到疑难问题需要咨询在外地出差的领导，培训师就会用手机给身处外地的领导打电话，在必要情况下，培训师会打开手机的外放，这样领导通过电话可以进行现场培训，包括现场解答与会者的所有问题。有的时候，我这个朋友所在的公司还会专门组织电话会议，由不在现场的培训者给与会者做培训。这其实就是电话会议在实际工作中的运用。

我还有个朋友曾经在一个教育集团工作，该教育集团在全国多个城市设有分校，每天早上都需要开一个例行会议，由于很多分校距离集团总部过于遥远，每天赶过来开会显然不可能，再者交通费用也太高。因此，该教育集团就采用了网络视频会议，与会者坐在分布于不同城市的会议室里，每个会议室里都放着一个大型屏幕，可以在屏幕中分区块显示各个会议室的与会情况。大家通过网络技术可以召开远程视频会议，所有与会者的发言均可以实时传递，整场会议还可以录制下来，便于以后回放，这给这家教育集团的会议管理带来了很大便利。

在实际工作中，行政部不仅要负责组织传统类型的会议，有时还要组织电话会议和视频会议。接下来，我们就分别了解电话会议和视频会议。

1.电话会议

所谓电话会议，主要是指将电话机作为工具，以电话线为载体来开会的会议模式。与传统的会议相比，电话会议具有以下优势。

（1）电话会议打破传统会议在空间上和时间上的局限性。我们无论是在办公室、出差在外，还是在家中休息，甚至在国外，只要身边有电话（包括手机），都可以召开或参加会议，不必受空间和时间的限制，极大地增强了会议的便利性。

（2）召开会议速度的便捷性。对于一些紧急会议，有的时候现场组织可能来不及，这个时候，通过电话会议就可以迅速把有关人员召集起来，并快速做出正确的决策。

（3）资料实时保存。一般来说，电话会议方便使用录音功能，从而确保会议的准确性和完整性。

电话会议的示意图见图3-1。

2.视频会议

电话会议固然有传统会议难以比拟的优势，但是电话会议毕竟“只听其音，未见其人”。如何像面对面一样开会呢？这就有了视频会议。所谓视频会议，是指位于两个或多个地点的人们，通过通信设备和网络，进行面对面交谈的会议。

一般来说，视频会议系统由视频会议终端、视频会议服务器（Multipoint Control Unit，简称MCU）、网络管理系统和传输网络四部分组成。其中，视频会议终端是位于每个会议地点的终端，其主要工作是将本地的视频、音频、数据和控制信息进行编码打包并发送，并将收到的数据包解码还原为视频、音频、数据和控制信息。

视频会议服务器（MCU）为两点或多点会议的各个终端提供数据交换、音/视频处理、会议控制和管理等服务。MCU的规模决定了视频会议的规模。

网络管理系统是会议管理员与MCU交互的管理平台，在网络管理系统上可以对MCU进行管理和配置，包括召开会议、控制会议等操作。

传输网络可以使会议数据包在各终端与MCU之间传送，因此，安全、可靠、稳定、高带宽的网络是保证视频会议顺利进行的必要条件。

远程视频会议如图3-2所示。

另外，在实际工作中，由于4G（即第四代移动通信技术，网络传输速率比3G更快）网络、Wi-Fi（指一种允许电子设备连接到一个无线局域网的技术）的普及，腾讯QQ、微信群也逐渐有了视频功能，对于一些小型的会议，我们甚至可以通过QQ、微信这样的聊天软件进行。

总之，电话会议和视频会议给会议组织工作带来了很多便利，我们可以根据实际需要，灵活运用传统会议、电话会议和视频会议为我们服务。