1.3 会计电算化的实现过程

企业单位实现会计电算化是会计工作的发展方向，是促进企业会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施，同时，会计电算化的组织实施与管理又是一项系统而复杂的工程，因此，要结合企业的实际，按照系统化的要求进行精心组织、科学实施，在实施过程中要着重解决会计电算化的工作机构、计算机硬件设备与软件选购、会计人员培训、会计电算化制度等要素的匹配问题。

企业实现会计电算化主要过程包括以下几个方面：

（1）制定会计电算化总体规划和实施计划；

（2）实现会计业务的规范化；

（3）建立会计电算化的运行环境；

（4）配置会计软件；

（5）培训会计电算化人员；

（6）计算机替代手工记账。

1.3.1 制定会计电算化的总体规划

1.制定企业会计电算化总体规划的原则

会计电算化总体规划是企业单位对近几年会计电算化工作所要达到的目标及如何有效地、分步骤地实现这一目标而做的规划，它是企业单位对会计电算化工作的组织实施所做的总体可行性研究和战略规划。制定会计电算化总体规划一般要遵循以下原则。

（1）整体性原则

整体性原则是解决企业单位管理信息系统与电算化会计信息系统及其各功能模块间关系的基本原则。基于这一原则，企业制定的会计电算化的发展目标要和企业的总体发展目标相适应，要特别注意企业电算化会计信息系统与整个企业管理信息系统相互衔接，要以电算化会计信息系统为核心，将账务处理、应收应付款管理、工资管理、固定资产管理、报表管理与财务分析等子系统有机联系起来，构成一个以数据共享、安全高效为特征的网络化的现代企业管理信息系统。

（2）阶段性原则

阶段性原则主要解决会计电算化实现过程中的问题，由于会计电算化的实现是一个长期的发展过程，很难一步到位，必须在制定总体实施方案的基础上确立分阶段的实施目标，对每一阶段的任务、目标做出明确的规定，以协调和组织各阶段的工作，使每阶段的工作都为总体目标的实现奠定基础。

（3）可行性原则

企业制定会计电算化发展规划要以本单位的客观需要和实际出发，否则就失去了制定规划的意义，很难对电算化会计信息系统的建立起到统驭作用。这一原则适用于已建立ERP（企业资源计划系统）的单位，因为ERP系统往往包含已确定的特定管理模式，单位能否适应这种管理模式，是决定系统运行成败的关键。因此，单位在制定规划时，一定要考虑这种客观的可行性。

（4）领导负责原则

会计电算化需要不同层次、不同专业的人员共同参与，系统实施的总体规划、各阶段的实施方案、经费预算都需要单位领导审批，会计数据分类、会计编码方案和凭证账簿报表格式需要单位各部门的配合，而会计数据的采集更需要各部门的通力合作，这些全局性的问题仅靠财会部门和计算机技术人员是无法解决的，会计电算化的实施必须由企业单位的领导亲自挂帅，组织各职能部门领导统一协调，统筹解决这些问题。

2.企业会计电算化总体规划的主要内容

企业单位的会计电算化总体规划应以企业的发展战略目标为依据，结合企业的实际情况制定。企业会计电算化总体规划主要包含以下内容：

①制定本单位会计电算化工作目标；

②确定电算化会计信息系统的总体结构；

③选择电算化会计信息系统建立的途径；

④电算化会计信息系统硬件设备与系统软件的配置；

⑤确定会计电算化的实现步骤；

⑥确定会计电算化工作管理体制和机构；

⑦制定专业人员的培训和配备计划；

⑧费用预算和资金来源规划。

1.3.2 企业会计业务的规范化

实现会计电算化后，首先要改变的是原有的手工会计数据处理方法和流程，由于计算机是在程序控制之下集中、自动完成会计数据处理的，这一工作特点对会计工作提出了新的规范要求，会计业务的规范化主要包括：会计数据的规范化、会计工作程序的规范化、会计信息输出的规范化等。

（1）会计数据的规范化

会计数据的规范化主要包括会计数据收集的规范化和基础数据、历史数据的规范化。

①会计数据收集的规范化。为了满足不同管理层次对会计信息的要求，必须建立会计数据收集的规章制度，对会计原始数据的来源渠道和数据格式内容做出明确的规定，设计出规范化的单证格式，以保证所收集会计数据的真实性、系统性和完整性。

②基础数据的规范化。会计基础数据一般分为两类：一类是用于管理会计所需要的各种成本费用定额标准和预算指标；另一类是进行会计核算所需的各种存货、固定资产等名称和编码。对于第一类基础数据，要结合会计准则和企业内部管理制度编制出科学、合理、完整的标准，规定相应的审核批准权限和编码规则。对于第二类基础数据，要根据计算机对数据处理的要求，对原有的数据进行认真的整理，规范其数据名称和编码规则，并尽可能地采用企业会计准则。

③历史数据的规范化。为保证电算化会计信息系统的正常运行，还需对有关会计历史数据进行必要的规范，对历史数据的规范主要包括对应收应付往来账、银行账进行的有关数据清理，对其下属账户名称及编码进行规范，对凭证摘要编码进行规范化整理，以保证会计账簿记录的准确性。

（2）会计工作程序的规范化

会计工作程序的规范化包括对手工会计业务的整理和对电算化会计信息系统核算方法的确定两项内容，这项工作是会计基础工作规范的核心。企业要按照《会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》的有关要求，规范会计核算程序。企业单位会计工作程序的规范化主要包括以下几项工作。

①会计科目体系的规范化。会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的指标体系，会计科目体系设置的好坏直接影响所提供会计信息的质量，企业应按新的《企业会计准则》的要求设置和使用会计科目，以便编制会计凭证、登记会计账簿、查阅会计账目，为实现会计电算化做好必要的准备。

②会计业务核算方法的规范化。会计业务核算方法的规范化主要是指企业根据《企业会计准则》的有关规定，选择会计核算方法和会计核算程序，并将其具体体现在计算机对会计数据的处理过程中。

（3）会计信息输出的规范化

会计信息输出的规范化主要包括会计账簿体系的规范化和会计报表体系的规范化。

①会计账簿体系的规范化。《企业会计制度》、《会计基础工作规范》对会计账簿的体系、格式、核算内容都做了比较详尽的规定，在会计电算化条件下，会计账簿体系的规范化主要是指遵照上述制度规范进行程序设计，使系统输出的各类会计总账、明细账、日记账的格式和内容符合会计制度要求，这样也便于会计人员适应从手工会计核算到应用计算机进行会计核算的转变。

②会计报表体系的规范化。企业会计报表按使用对象不同可分为对外报送的财务会计报表和对内使用的管理会计报表。其中财务会计报表要遵循《企业会计制度》、《企业会计准则》等的要求，根据制度要求，确定财务会计报表的报表格式和报表数据的计算公式，在生成财务会计报表时，要根据已确定好的会计科目体系和核算方法确定报表的会计要素、数据来源、取值范围和运算关系，以确保财务会计报表编制的准确性。

1.3.3 建立会计电算化系统的运行环境

会计电算化系统的运行环境是由计算机硬件和软件构成的。

1.硬件的配置

（1）硬件设备的选择

我国企业目前使用的会计电算化系统硬件设备主要由各种型号的计算机主机、计算机外部设备和计算机工作环境设备构成。

①计算机主机设备。选择计算机主机主要参考以下重要技术指标。

CPU的主频：CPU的主频越高，其运行速度越快。目前有的PC主频已达到3GHz以上。

基本字长：基本字长是指参与运算的基本单元的位数，基本字长越长，运算的精确度越高，数据的处理能力就越强。

内存容量：内存容量是计算机重要的性能指标，一般来说，内存容量较大的计算机可以运行规模较大的软件，其应用范围大，处理功能强，机器的性能也更好。目前PC的标准内存配置为2GB的内存配置正在流行。

可扩充性：即计算机允许配置的外部设备的最大数量和种类。

②计算机外部设备。计算机外部设备起着沟通计算机与操作者的桥梁作用。计算机外部设备主要有：显示器、打印机、硬盘、光驱和闪盘等。

③计算机工作环境设备。计算机工作环境一般应配置空调和UPS电源。UPS电源分在线式和后备式两种，在线式UPS电源不但可作为后备式电源，还具有稳压作用。为避免突然停电可能造成的会计数据丢失，企业最好配置在线式UPS电源。

（2）选择计算机硬件设备的结构体系

计算机硬件设备的结构体系可分为六类，如图1-1所示。

①单机结构。整个电算化会计信息系统只设置一台计算机和相应的外部设备，在单机结构中，所有的会计数据都集中输入、存储和输出。采用这种结构，会计数据的共享性、一致性好，但由于输入、输出集中，同一时刻只能由一个用户使用，工作效率低，一般适用于会计业务量小、核算方法简单的中小型企业。

②多机松散结构。为了解决单机工作等待的问题，一些单位配置了多台计算机，每台计算机都有其相应的输入、输出设备，形成一个松散的多机结构，会计业务分散在多台计算机中完成，避免了多个会计人员互相等待、互相干扰，同时，通过多台设备间的会计数据备份，提高了系统的可靠性。但由于多台计算机间仅能通过软盘传递会计数据，数据的共享性差，系统的整体效率较低。

③多用户结构。多用户结构主要用于大型企业的会计电算化工作中，由于大型企业财务数据发生量大，并且要求集中管理，所以采用中小型计算机作为服务器，各个核算岗位可以同时输入会计数据，由服务器对会计数据进行集中处理。这种分散输入、集中处理的方式，可以充分发挥中小型计算机具有的数据存储量大、运行速度快、计算精度高等特点，很好地实现了会计数据的共享。但是一般的中小型机都采用相对独立的操作系统，系统可移植性差，并且应用软件和实用工具软件的开发周期长、费用高，因此也有越来越多的企业采用计算机局域网代替小型机。

④计算机网络结构。计算机网络利用通信设备和线路，将不同地理位置、具有不同功能的计算机系统连接起来，以功能完善的网络软件实现系统内的资源共享和信息传递。由于计算机网络技术的发展，计算机可以很方便地连网，网络中的每一台计算机都有独立的数据处理能力，并且实现了系统硬件、软件及数据的共享，单机间可以实现方便、快速的数据交换，因此比较适合大中型企业选用。

⑤客户/服务器（Client/Server）结构。客户/服务器结构可以将不同操作系统的计算机连在一起，共同完成用户的所有要求，它将一个应用系统分为前端和后端，前端称为客户端，后端称为服务器端。前端的工作站可以自行运行应用程序，在需要服务器支持时，向后端发出申请，共享服务器的资源。这种网络结构应用灵活，减少了网络传输量和网络冲突，提高了网络管理的性能和会计电算化应用系统的开发速度，是一种大有前途的网络工作方式。用友U8系统软件采用的就是这种结构。

⑥浏览器/服务器（Browser/Server）结构。浏览器/服务器结构是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种改进的结构，在这种结构下，用户工作界面是通过WWW浏览器来实现的，极少部分会计电算化业务逻辑在前端（Browser）实现，主要业务逻辑在服务器端（Server）实现，形成所谓三层（3-tier）结构，这样就大大简化了客户端计算机载荷，减少了会计电算化系统维护与升级的成本和工作量，此外，它还能有效地保护会计电算化系统的数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。用友NC系统软件采用的就是这种结构。

2.计算机系统软件的配置

计算机软件分为系统软件和应用软件两大类，具体来讲，计算机系统软件的配置主要包括以下四个方面。

（1）操作系统

系统软件的选择首先是操作系统的选择，目前流行的会计软件绝大多数采用的是Windows系列操作平台。

（2）汉字系统

电算化会计信息系统的软件平台还要考虑汉字操作系统的选择。目前应用最广的Windows系列软件都有中文版，系统自带多种方便的五笔、拼音等汉字输入功能，以及灵活设置汉字字体、字型、字号的汉字输出功能，基于Windows平台下开发的会计软件如用友、金蝶等，都可以方便地在中文环境下运行。

（3）数据库管理系统

数据库管理系统是对大量复杂数据进行有效管理的软件，电算化会计信息系统用来进行会计数据的管理工作。我国前些年大多数电算化会计信息系统使用的是Foxbase等小型数据库，近几年来，电算化会计信息系统则开始使用Access、SQL Server、Oracle等大中型数据库系统进行软件开发，在这些大中型数据库系统的支持下，电算化会计信息系统的数据处理和数据安全有了充分的保障。

（4）工具软件和办公自动化软件

工具软件是用来帮助计算机用户完成较复杂操作任务的软件包，如防范计算机病毒的杀毒软件。办公自动化软件是一些具有强大文字处理和表处理功能的字表软件，如微软公司推出的Office系列软件中的Word、Excel等，可以作为会计电算化系统的辅助部分，完成一些财务报表和简单会计数据的文字处理和排序工作。

1.3.4 配置会计软件

1.会计软件的取得方式

会计软件的取得方式主要有以下几种。

（1）自行开发

自行开发即由企业组织有一定计算机编程经验的人员和熟悉财务会计业务的人员进行软件开发。

（2）委托外单位开发

企业请高等院校或科研单位开发，由企业财务部门予以配合。在电算化发展早期比较常用这种方式。

（3）与外单位合作开发

一般由企业财务部门、计算中心和外单位联合开发，三方共同进行系统分析，请外单位承担系统设计和主要的编程工作，企业计算机人员主要进行系统维护，财务部门的有关人员操作使用系统。

（4）购买商品化会计软件

会计电算化系统数据量大，数据结构复杂，计算方法要求严格，准确性、可靠性要求高，并且要有完备的内部控制功能，因此设计难度大。所以会计软件的设计开发走标准化、通用化、商品化的道路是最切合实际的。购买商品化会计软件，使用单位可以降低开发费用、减少系统试运行的时间，并可得到完备的售后服务和升级服务。购买商品化会计软件是目前企业取得会计软件的最主要途径。

2.选购商品化会计软件应注意的问题

商品化会计软件是指由专业的会计软件公司开发并对外销售的会计软件，选购商品化会计软件应注意以下问题。

①软件的合法性。主要看所选的软件是否已通过财政部门评审推广。

②软件的可靠性。主要分析所选软件的技术指标是否能满足企业会计电算化工作的需要。

③软件的适应性。主要看会计软件的功能是否能充分满足企业的特殊业务需求。

④软件的服务性。主要比较会计软件提供商的售后服务质量。

⑤软件的经济性。主要衡量软件的性能/价格比。

1.3.5 培训会计电算化人员

1.会计电算化人员的配备

会计电算化人才是会计电算化系统中起主导作用的基本因素，实现会计电算化，人才是关键，只有会计人员普遍掌握会计电算化的基础知识和操作技能，实现会计电算化才能有保障。会计电算化的工作人员的配备一般可分为三大类：第一类是电算化会计信息系统软件的开发人员，主要负责完成电算化会计信息系统软件的开发工作，详细还可分为系统分析员、系统设计员、系统程序员、系统测试人员等；第二类是会计电算化的应用人员，他们主要负责电算化系统的使用和维护，一般包括软件操作员、软件维护员、硬件维护人员等；第三类是会计电算化的管理人员，他们从事会计电算化的组织协调工作，指导基层会计电算化工作的开展。

2.会计电算化人员的培训内容

会计电算化工作人员的培训应侧重于以下几个方面。

①会计业务流程。商品化会计软件为实现其通用性，只能从最基本的业务流程入手，具体到每一个单位的每一个会计业务环节则通过参数设置来完成。所以，操作员对本单位业务流程的了解程度决定了会计软件是否能正确反映企业的现状，这就要求会计电算化工作人员熟悉本单位的业务流程，按照自身情况设置运行参数，还要尽量注意计算机信息处理的特点，尽可能地对手工状态下的业务流程加以改造，使之适应电算化的需要。

②会计方法。会计软件在设计的时候，一般都考虑到会计人员的主导作用，通过会计人员与通用会计软件的结合来解决企业的各种核算方法、各种复杂和特殊情况所提出的需求，所以会计电算化工作人员必须对手工方式下各种会计核算方法有所了解，才有可能对会计软件进行既定参数的正确设置。

③计算机知识。对使用商品化软件的企业来讲，会计电算化工作人员还应进行与会计电算化有关的计算机软/硬件技术的学习培训，重点培训对会计软件的操作和对计算机技术的总体把握，特别要关注计算机数据库管理系统、办公自动化软件和网络技术的应用。

由于企业会计人员的素质和计算机应用水平不一，其岗位培训的需求也各不相同，要针对企业会计人员的具体情况和会计电算化岗位的实际需求灵活制订培训计划，以满足企业会计电算化工作的需要。

1.3.6 计算机代替手工记账

1.甩账的概念

以计算机代替手工记账称之为甩账，即应用会计软件输入会计数据，由计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计凭证、会计账簿和会计报表。计算机代替手工记账是实现会计电算化的第一个目标，它标志着会计电算化工作达到了一个新的起点。

2.甩账程序

（1）企业单位向主管部门提出申请

企业提出申请时应提供以下资料。

①甩账的书面申请。在申请报告中，应写明单位名称、使用会计软件的名称、评审部门、评审时间、会计软件启用时间、试运行情况、会计电算化人员设置等。

②会计电算化内部管理制度。包括《操作管理制度》、《软件管理制度》、《硬件管理制度》、《安全保密制度》、《会计档案管理制度》等。

③计算机替代手工记账的会计科目代码和其他代码的编制说明。会计科目编码应包括从一级科目到底层明细科目的代码，同时要附有该科目的汉字对照说明。其他有关代码是指为实现会计电算化，根据电算化会计信息系统软件的要求所编制的必要代码，如往来客户代码、银行账户代码等。

④软件试运行的情况及打印输出的凭证、账簿、报表样本等。

（2）甩账审批单位审核申请甩账单位的甩账资格

申请甩账的单位应具备以下条件：

①配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；

②配备了相应的会计电算化工作人员；

③建立了严格的内部管理制度。

甩账审批单位根据以上条件予以审核，对符合条件的单位给予正式批复，同时将批复抄送有关税务、审计部门。

（3）实施甩账

会计软件使用单位在得到同意甩账的批复后，开始甩掉手工账的工作。由会计软件试运行阶段进入正式运行阶段。

3.商品化会计软件试运行的主要任务

试运行是商品化会计软件使用的最初阶段，是手工核算和计算机核算并行以便共同完成会计核算工作的过渡阶段。这一阶段的主要任务是实现计算机核算结果与手工核算结果一致，并建立相应的会计电算化制度，这一阶段的主要任务有以下几项。

①手工完成日常会计核算和管理工作。

②手工方式下会计业务规范化。即对手工会计业务进行一次全面清理，彻底解决遗留问题，为设计电算化方式下的会计核算方案做好准备。

③使用会计软件完成日常会计核算工作，检查各种核算方法和科目体系的科学性、完整性，检查各项管理制度和会计软件的完善程度。

④定期核对手工方式下会计核算数据和电算化会计信息系统软件处理的会计数据，如果两种数据结果不一致，应由专人查明原因并写出书面报告。